1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как вставить все имена получателей в тело письма в Outlook?

Правила оформления электронных писем

Эти правила распространяются на официальную переписку по электронной почте.

Списки рассылки, дискуссионные форумы и группы социальных сетей не подпадают под действие правил, поскольку эти виды сообществ (взаимодействия) регулируются другими правилами.

Время реакции на входящие письма

Сообщение может быть отправлено от отправителя к получателю за время от нескольких секунд до нескольких минут. В свете этого на электронные письма необходимо отвечать быстро в силу их оперативного характера.

Неприемлемо не отвечать на электронные письма дольше, чем 1 рабочий день.

Пожалуйста, отвечайте на каждое полученное письмо незамедлительно (не отвечайте подтверждением о получении).

Пожалуйста, сообщите автору, когда вы ответите, если обработка письма займет более 2 часов.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему в нескольких словах. Получатель должен иметь возможность определить содержание письма или найти его в длинном списке других писем.

В случае ответного письма поле темы обычно предваряется словами «RE: «.

Письма, которые будут пересланы, должны иметь пометку FWD: в теме письма.

Большинство почтовых клиентов автоматически вставляют «RE:» и «FWD:» в электронные письма.

Менять тему письма в процессе переписки (отвечать на последующие письма с той же темой) не рекомендуется, поскольку многие системы электронной почты группируют сообщения по темам. Кроме того, путать получателя новой темой для старой корреспонденции не стоит.

В некоторых системах защиты от спама письма с пустой темой помечаются как «возможно, спам». «.

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Служебные письма не могут содержать фоны или скины оформления.

Пожалуйста, используйте для письма обычный текст. Этот тип письма быстрее обрабатывается, быстрее отправляется, занимает меньше места и легче воспринимается почтовыми клиентами.

Читайте так же:
Как быстро разблокировать небезопасные типы вложений в Outlook?

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Латинские названия следует писать в транслитерации.

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Поскольку почтовые серверы иностранных компаний и их офисов в России могут блокировать или задерживать сообщения с заголовками в русских кодировках, русские имена не допускаются.

Приветствие

В начале письма должно быть приветствие. Например:

День добрый, Иван Иванович!

Письма без приветствия часто считаются получателями неуважительными.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя тире.

Подпись должна быть подписью :

Письма, отправленные за пределы компании, должны содержать контактные данные и название компании в подписи.

Пример хорошей подписи:

[ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] .

Цитирование исходного письма

При переписке рекомендуется сохранять предыдущие тексты.

Напишите новый текст в начале письма. Пожалуйста, сохраните предыдущий исходный текст в конце. Некоторые форумы не разрешают этого делать. Однако почта — это не форумы. Исходная переписка на форуме сохраняется. Исходные тексты, однако, часто удаляются из писем по какой-либо причине. Даже сами письма редко архивируются — почта все-таки не безразмерна. В процессе переписки становится непонятно, кто и что сказал по поводу чего.

Если письмо становится слишком длинным или если тема разговора отклоняется от темы, в крайнем случае, его можно прервать. Кроме того, не забывайте сохранять всю переписку в корпоративной CRM-системе.

Для ответа на некоторые фразы в ответном письме обычно используются инициалы автора и угловая скобка. После ответа появляется пустая строка.

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (особенно Microsoft Outlook) могут проверять грамматические ошибки в текстах по мере их набора. Некоторые — нет.

Пожалуйста, не поленитесь проверить текст в Word перед отправкой письма, если у вас нет проверки орфографии в почтовом клиенте или если вам кажется, что грамматика неправильная. Хотя не все ошибки будут исправлены, мы устраним любые опечатки и грубые ошибки.

Настройка учетной записи электронной почты в MicrosoftOutlook

  1. Запустите MicrosoftOutlook 2013. Нажмите на кнопку [Далее].
  2. В окне Настройка учетной записи Microsoft Outlook установите переключатель в положение Да и нажмите на кнопку [Далее].
  3. В окне Добавить учетную запись заполните необходимые поля и нажмите на кнопку [Далее].
  4. Дождитесь окончания процесса настройки учетной записи и нажмите на кнопку [Готово].
  5. Чтобы вручную настроить учетную запись пользователя, установите переключатель в положение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите на кнопку [Далее].

В примере в качестве почтового сервера используется MicrosoftExchangeServer 2010, поэтому переключатель установлен в положение Сервер MicrosoftExchangeServer или совместимая служба (в качестве почтового сервера может быть использован любой почтовый сервер). Настройки электронной цифровой подписи и шифрования почтовых сообщений относятся только к почтовому клиенту. Нажмите на кнопку [Далее].

Если используется сервер не Microsoft Exchange, последующая настройка будет отличаться.

Настройка параметров безопасноcтиMicrosoftOutlook

Чтобы настроить параметры безопасности, выполните следующие действия

  1. В окне MicrosoftOutlook выберите меню Файл Параметры.
  2. В окне Параметры Outlook выберите пункт меню Центр управления безопасностью.
  3. Нажмите на кнопку [Параметры центра управления безопасностью. ].
  4. В окне Центр управления безопасностью выберите пункт Защита электронной почты.
  5. В разделе Шифрованная электронная почта нажмите на кнопку [Параметры. ].
  6. В окне Изменение настройки безопасности заполните необходимые поля.
  7. Проверьте корректность данных в полях Сертификат подписи и Сертификат шифрования.
  8. Чтобы изменить эти данные, нажмите на кнопку [Выбрать. ] рядом с необходимым полем.
  9. Щелкните по названию необходимого сертификата и нажмите на кнопку[OK].
  10. Убедитесь, что все необходимые поля в окне Изменение настройки безопасности заполнены.
  11. Нажмите на кнопку [OK].
  12. В окне Центр управления безопасностью нажмите на кнопку [OK].

Создание подписанного почтового сообщения

Подписанное сообщение электронной почты можно создать с помощью:

  1. В окне MicrosoftOutlook нажмите на кнопку [Создать сообщение].
  2. Введите адрес получателя, тему и текст сообщения.

Чтобы создать электронную цифровую подпись для сообщения, нажмите на кнопку [Подписать].

Шифрование почты посредством сертификата, хранящегося на устройстве Рутокен

Чтобы зашифровать электронную почту с помощью устройства Rootken, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Откройте подписанное письмо и кликните два раза по имени отправителя (в поле От).
  2. В окне с информацией об отправителе выберите пункт меню Добавить.
  3. Нажмите на кнопку [Сохранить].
  4. В окне свойств контакта нажмите на кнопку [Сертификаты].
  5. Один из сертификатов отправителя отмечен как сертификат по умолчанию. Щелкните по его названию и нажмите на кнопку [Свойства. ].
  6. Проверьте, что это тот сертификата, с помощью которого вы хотите шифровать почтовые сообщения для этого контакта.
  7. Нажмите на кнопку [OK].
  8. Закройте окно контакта.

При создании нового почтового сообщения для заведенного ранее контакта, перейдите на вкладку Параметры и нажмите на кнопку [Шифровать].

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector