Загрузка...Как вставить все имена получателей в тело письма в Outlook?
Правила оформления электронных писем
Эти правила распространяются на официальную переписку по электронной почте.
Списки рассылки, дискуссионные форумы и группы социальных сетей не подпадают под действие правил, поскольку эти виды сообществ (взаимодействия) регулируются другими правилами.
Время реакции на входящие письма
Сообщение может быть отправлено от отправителя к получателю за время от нескольких секунд до нескольких минут. В свете этого на электронные письма необходимо отвечать быстро в силу их оперативного характера.
Неприемлемо не отвечать на электронные письма дольше, чем 1 рабочий день.
Пожалуйста, отвечайте на каждое полученное письмо незамедлительно (не отвечайте подтверждением о получении).
Пожалуйста, сообщите автору, когда вы ответите, если обработка письма займет более 2 часов.
Оформление темы письма
Каждое письмо должно содержать тему в нескольких словах. Получатель должен иметь возможность определить содержание письма или найти его в длинном списке других писем.
В случае ответного письма поле темы обычно предваряется словами «RE: «.
Письма, которые будут пересланы, должны иметь пометку FWD: в теме письма.
Большинство почтовых клиентов автоматически вставляют «RE:» и «FWD:» в электронные письма.
Менять тему письма в процессе переписки (отвечать на последующие письма с той же темой) не рекомендуется, поскольку многие системы электронной почты группируют сообщения по темам. Кроме того, путать получателя новой темой для старой корреспонденции не стоит.
В некоторых системах защиты от спама письма с пустой темой помечаются как «возможно, спам». «.
Использование бэкграундов и оформительских скинов
Служебные письма не могут содержать фоны или скины оформления.
Пожалуйста, используйте для письма обычный текст. Этот тип письма быстрее обрабатывается, быстрее отправляется, занимает меньше места и легче воспринимается почтовыми клиентами.
Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)
Латинские названия следует писать в транслитерации.
Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]
Поскольку почтовые серверы иностранных компаний и их офисов в России могут блокировать или задерживать сообщения с заголовками в русских кодировках, русские имена не допускаются.
Приветствие
В начале письма должно быть приветствие. Например:
День добрый, Иван Иванович!
Письма без приветствия часто считаются получателями неуважительными.
Подпись
Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя тире.
Подпись должна быть подписью :
Письма, отправленные за пределы компании, должны содержать контактные данные и название компании в подписи.
Пример хорошей подписи:
[ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] [ белая линия ] .
Цитирование исходного письма
При переписке рекомендуется сохранять предыдущие тексты.
Напишите новый текст в начале письма. Пожалуйста, сохраните предыдущий исходный текст в конце. Некоторые форумы не разрешают этого делать. Однако почта — это не форумы. Исходная переписка на форуме сохраняется. Исходные тексты, однако, часто удаляются из писем по какой-либо причине. Даже сами письма редко архивируются — почта все-таки не безразмерна. В процессе переписки становится непонятно, кто и что сказал по поводу чего.
Если письмо становится слишком длинным или если тема разговора отклоняется от темы, в крайнем случае, его можно прервать. Кроме того, не забывайте сохранять всю переписку в корпоративной CRM-системе.
Для ответа на некоторые фразы в ответном письме обычно используются инициалы автора и угловая скобка. После ответа появляется пустая строка.
Ошибки в тексте
Некоторые почтовые клиенты (особенно Microsoft Outlook) могут проверять грамматические ошибки в текстах по мере их набора. Некоторые — нет.
Пожалуйста, не поленитесь проверить текст в Word перед отправкой письма, если у вас нет проверки орфографии в почтовом клиенте или если вам кажется, что грамматика неправильная. Хотя не все ошибки будут исправлены, мы устраним любые опечатки и грубые ошибки.
Настройка учетной записи электронной почты в MicrosoftOutlook
- Запустите MicrosoftOutlook 2013. Нажмите на кнопку [Далее].
- В окне Настройка учетной записи Microsoft Outlook установите переключатель в положение Да и нажмите на кнопку [Далее].
- В окне Добавить учетную запись заполните необходимые поля и нажмите на кнопку [Далее].
- Дождитесь окончания процесса настройки учетной записи и нажмите на кнопку [Готово].
- Чтобы вручную настроить учетную запись пользователя, установите переключатель в положение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите на кнопку [Далее].
В примере в качестве почтового сервера используется MicrosoftExchangeServer 2010, поэтому переключатель установлен в положение Сервер MicrosoftExchangeServer или совместимая служба (в качестве почтового сервера может быть использован любой почтовый сервер). Настройки электронной цифровой подписи и шифрования почтовых сообщений относятся только к почтовому клиенту. Нажмите на кнопку [Далее].
Если используется сервер не Microsoft Exchange, последующая настройка будет отличаться.
Настройка параметров безопасноcтиMicrosoftOutlook
Чтобы настроить параметры безопасности, выполните следующие действия
- В окне MicrosoftOutlook выберите меню Файл — Параметры.
- В окне Параметры Outlook выберите пункт меню Центр управления безопасностью.
- Нажмите на кнопку [Параметры центра управления безопасностью. ].
- В окне Центр управления безопасностью выберите пункт Защита электронной почты.
- В разделе Шифрованная электронная почта нажмите на кнопку [Параметры. ].
- В окне Изменение настройки безопасности заполните необходимые поля.
- Проверьте корректность данных в полях Сертификат подписи и Сертификат шифрования.
- Чтобы изменить эти данные, нажмите на кнопку [Выбрать. ] рядом с необходимым полем.
- Щелкните по названию необходимого сертификата и нажмите на кнопку[OK].
- Убедитесь, что все необходимые поля в окне Изменение настройки безопасности заполнены.
- Нажмите на кнопку [OK].
- В окне Центр управления безопасностью нажмите на кнопку [OK].
Создание подписанного почтового сообщения
Подписанное сообщение электронной почты можно создать с помощью:
- В окне MicrosoftOutlook нажмите на кнопку [Создать сообщение].
- Введите адрес получателя, тему и текст сообщения.
Чтобы создать электронную цифровую подпись для сообщения, нажмите на кнопку [Подписать].
Шифрование почты посредством сертификата, хранящегося на устройстве Рутокен
Чтобы зашифровать электронную почту с помощью устройства Rootken, необходимо выполнить следующие действия:
- Откройте подписанное письмо и кликните два раза по имени отправителя (в поле От).
- В окне с информацией об отправителе выберите пункт меню Добавить.
- Нажмите на кнопку [Сохранить].
- В окне свойств контакта нажмите на кнопку [Сертификаты].
- Один из сертификатов отправителя отмечен как сертификат по умолчанию. Щелкните по его названию и нажмите на кнопку [Свойства. ].
- Проверьте, что это тот сертификата, с помощью которого вы хотите шифровать почтовые сообщения для этого контакта.
- Нажмите на кнопку [OK].
- Закройте окно контакта.
При создании нового почтового сообщения для заведенного ранее контакта, перейдите на вкладку Параметры и нажмите на кнопку [Шифровать].
Загрузка...
AdblockПохожие публикации/div>
detector
