0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как всегда отправлять простой текст электронных писем определенным контактам в Outlook?

Outlook.com против Gmail

Среди наиболее широко используемых служб электронной почты -Outlook.com (бесплатная веб-версия Microsoft Outlook) и Gmail. Отправка электронной почты и облачное хранение — основные задачи, предлагаемые обоими приложениями: отправка и получение сообщений, вложения, фильтры и облачное хранение. Помимо услуг электронной почты, эти сервисы также поддерживают календари и списки контактов. Что еще лучше, так это то, что оба приложения бесплатны.

Если вы ищете новую службу электронной почты, то не ошибетесь, выбрав Outlook.com или Gmail. Выбор одного из них зависит от ваших личных предпочтений. Вы можете выбрать одну из двух служб, основываясь на наших обзорах.

Общие выводы

Вы можете отправлять и получать электронную почту с Hotmail, Microsoft Live и Outlook.com.

Можно просматривать отдельные письма на одном экране Outlook.com.

Иммерсивные читатели помогут вам сосредоточиться на одном письме.

Чистый пользовательский интерфейс (ПИ).

Легко классифицировать сообщения с помощью ярлыков и папок.

Отправка и получение сообщений с gmail.com

Окно компиляции на всю страницу, если вы хотите.

Пользовательский интерфейс может выглядеть беспорядочным.

Система маркировки является неинтуитивной.

Outlook.com — это бесплатный почтовый клиент, доступ к которому можно получить через веб-браузер. Это не то же самое, что Outlook, который является частью пакета офисных приложений Microsoft 365.

Пользовательский опыт: пользовательский интерфейс Outlook.com чище

Сообщения можно создавать как в виде насыщенного текста, так и в виде обычного.

Outlook.com позволяет просматривать электронные письма на отдельных вкладках.

Интегрированный просмотрщик изображений

Иммерсивный ридер позволяет сосредоточиться только на одном сообщении.

В рекламе существует тонкий элемент, который можно в определенной степени настроить.

Текстовые сообщения можно отправлять как в виде насыщенного текста, так и в виде обычного текста.

Полноэкранное окно проверки.

Реклама отвлекает и навязчиво мешает.

Можно просматривать по одному письму за раз, если вам так больше нравится.

И Outlook.com, и Gmail предлагают возможность составлять электронные письма в виде обычного или насыщенного текста. Если вы выберете насыщенный текст, вы сможете форматировать свои сообщения с помощью жирного, курсивного и подчеркнутого текста. Вы можете выбирать цвет шрифта, вставлять таблицы, добавлять гиперссылки, делать отступы в тексте и создавать списки. Эти опции появляются в строке в меню теста.

Читайте так же:
Как автоматически запустить Outlook при включении компьютера?

Чистый интерфейс отличает Outlook.com. На одной странице Outlook.com можно открывать электронные письма на разных вкладках. Используя эту функцию, вы можете отслеживать, какие письма вам нужно просмотреть еще раз, не помечая их как непрочитанные.

С другой стороны, пользовательский интерфейс Gmail может показаться загроможденным и предоставляет меньше возможностей для настройки.

Приложение

Он включает в себя средство просмотра фотографий, которое отлично подходит для просмотра вложений. В формате слайд-шоу можно просматривать, загружать и сохранять фотографии в OneDrive или другом облачном хранилище.

Сосредоточьтесь на электронной почте

С помощью функции иммерсивного чтения Outlook.com вы можете полностью сосредоточиться на одном сообщении электронной почты. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши (в Windows) или нажать «Control» (на Mac) на сообщении и выбрать отображение в иммерсивной программе чтения. Вам не придется видеть ничего другого во время чтения письма, так как оно заполнит весь экран. Кроме того, можно заставить Outlook.com читать текст вслух и описывать каждое слово.

На Outlook.com можно отправлять и получать электронные письма из Hotmail, Microsoft Live или Outlook.com. Например, если у вас есть учетная запись Hotmail и вы заходите на Hotmail.com, сайт перенаправит вас на Outlook.com. То же самое относится и к адресам электронной почты Windows Live. Чтобы еще больше запутать ситуацию, Outlook.com — это не Outlook.com, а Outlook.Live.com. Gmail — это Gmail.

Сочинить Email

Одним из недостатков Outlook.com является то, что окно составления, в котором пишется электронное письмо, маленькое. Несмотря на то, что вы можете немного изменить размер, у вас могут возникнуть проблемы с написанием писем, если вы вставляете картинки или хотите, чтобы интерфейс не отвлекал.

Хотя вы можете регулировать размер окна Gmail Compose, оно не настраивается. Когда вы выбираете «Составить», оно становится маленьким. Чтобы сделать его больше, можно выбрать Полноэкранный режим. Вы также можете сделать его отдельным окном, удерживая нажатой клавишу Shift при выборе «Написать», «Ограничение отвлекающих факторов».

Реклама

В Outlook.com реклама появляется редко. Текстовые ссылки в Gmail контрастируют с плитками контрастных цветов в Outlook.com. Визуальное восприятие тонкое, но реклама на Outlook.com не привлекает внимание так, как реклама в Gmail.

Реклама на сайте Outlook.com обслуживается компанией Microsoft, над которой вы имеете определенный контроль. Outlook.com позволяет вам выбирать, какие темы и бренды вы хотите видеть или не видеть. Реклама в веб-почте стала более чистой и ненавязчивой.

Читайте так же:
Как восстановить заводские настройки (при первом запуске) в Outlook?

Хранение и безопасность: его галстук

Шифрование электронной почты по пути следования с использованием безопасности транспортного уровня (TLS).

Расширьте возможности облачного хранения.

На каждый адрес электронной почты предоставляется 15 гигабайт (ГБ) бесплатного хранилища.

Шифрование транзитных сообщений с помощью TLS.

Поддержка различных служб облачного хранения данных.

Бесплатное хранилище на каждый адрес электронной почты составляет 15 ГБ.

Каждый адрес электронной почты Outlook.com и Gmail имеет 15 ГБ дискового пространства. Для тех, кому нужно больше места для хранения, Google и Microsoft предлагают дополнительные тарифные планы. При вложении файлов в электронное письмо из Gmail или Outlook.com можно также выбирать между компьютером и учетной записью OneDrive, Google Drive, Box или Dropbox.

Учетные записи Microsoft 365 Home и Microsoft 365 Retail предоставляют по одному терабайту памяти.

Что касается безопасности, бесплатные версии Gmail и Outlook.com используют протокол TLS для шифрования сообщений при передаче. Однако это шифрование работает только в том случае, если человек, с которым вы переписываетесь, использует службу электронной почты, которая также поддерживает TLS. Большинство крупных почтовых служб используют TLS, что не представляет большого риска.

Получите больше возможностей шифрования и безопасности, перейдя на учетные записи Microsoft 365 Home или Personal или на учетные записи ILGuit (бывший Google для бизнеса).

Управление электронной почтой: Outlook.com предлагает больше индивидуализации

Она поддерживает псевдонимы электронной почты.

Поддержка множества систем ярлыков.

Управление электронной почтой становится проще с помощью настоящих категорий.

Предоставляет адреса электронной почты в режиме Stealth.

Письма сортируются с помощью функции поиска, а не по категориям.

Поддержка енота Gmail.

Маркировка не удобна для пользователей.

Gmail с самого начала разрабатывался как потребительский почтовый клиент, в то время как Outlook.com вырос из корпоративного почтового клиента Outlook компании Microsoft. Поэтому он чрезвычайно эффективен в управлении электронной почтой.

Псевдонимы и стелс адреса электронной почты

Чтобы создать неограниченное количество альтернативных адресов электронной почты для своего аккаунта Gmail, просто добавьте плюс ( ) в конце адреса электронной почты. Это удобно, если, например, вы пытаетесь избежать спама или создать несколько учетных записей на одном сайте.

Читайте так же:
Как автоматически отвечать внешней организации только в Outlook?

Создавая несколько псевдонимов, Outlook.com позволяет вам использовать одну и ту же учетную запись электронной почты в качестве места доставки для нескольких адресов электронной почты. Если вы хотите использовать catoutlook.com в качестве основного адреса, вы можете создать defoutlook.com в качестве псевдонима основного адреса, чтобы использовать его, когда захотите. Ваш адрес abcoutlook.com будет получать сообщения.

Блокировать электронные письма

Outlook.com имеет мощные функции для удаления нежелательных писем и их блокировки. Хотя для запрета сообщений определенного типа из ящика Gmail требуется всего несколько кликов, для получения этих сообщений из учетной записи Outlook.com требуется несколько кликов.

Вы можете запретить сообщения электронной почты от обоихИндивидуальные отправителиИмя всего домена, Что помогает, если вы экспериментально подключаетесь к разным подпискам в интернете.

Сортировать сообщения по размеру

Когда у вас ограниченное пространство для хранения на вашем почтовом ящике, важно видеть, какие письма занимают больше всего места. Gmail и Outlook.com оба делают это, но Outlook.com делает это проще.

Сортировка писем по размеру в Gmail не сортирует ваши сообщения. Вместо этого используйте сообщениеSearch. Например, используйте команду searchBigger: 10m, чтобы найти все сообщения электронной почты размером более 10 мегабайт.

Почтовая рассылка

У нас есть таблица в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса электронной почты, имена, названия компаний и т.д.). В преддверии его очередного отпуска мы желаем ему всего наилучшего.

Поздравление будет сделано с помощью простого, но трогательного послания, содержащего имя клиента и название его компании. Для этого все должно быть оформлено таким образом, чтобы получатель довольный (не дай Бог!) не подумал, что письмо автоматическое, а был уверен, что письмо было кропотливо написано вручную для него.

В конце всех создаваемых сообщений должны:

  • Отправить через Outlook на электронный адрес каждого клиента
  • Или распечатать, чтобы отправить позже по обычной почте
  • Или поместить в новый файл, где каждое письмо будет отдельной вкладкой (разделом)

В терминологии Microsoft Office эта процедура называется слиянием писем. Давайте приступим.

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблицы списков рассылки должны отвечать нескольким простым критериям:

  • Заголовок таблицы должен быть простым: одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторов или пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (допускаются отдельные пустые ячейки).
Читайте так же:
Как (автоматически) сжимать вложения в сообщениях в Outlook?

Если вы планируете отправить сообщение по электронной почте, в таблице, конечно же, должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу(FormatasTable) с вкладки Главная(Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

В Microsoft Word создайте новый документ и начните печатать текст нашего сообщения. Оставьте пустые места для имени клиента и его деловой информации.

Затем на вкладке Рассылки запустите пошаговый мастер слияния с помощью кнопки Начать слияние:

Word 2003 и более поздние версии предоставляют эту команду как часть команды Инструменты — Письма и рассылки — Мастер Mail Merge.

Затем выполняется 6 шагов (между ними можно переключаться, нажимая кнопки Далее и Назад в правом нижнем углу области задания).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом этапе пользователь должен выбрать тип документов, которые он хочет получить после слияния. У нас есть выбор между письмами, если мы хотим отправить вывод на принтер, и электронной почтой, если мы хотим отправить вывод по почте.

Шаг 2: Выбрать документ

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет служить основой (шаблоном) для всех будущих сообщений того же типа. Мы выбираем Текущий документ.

Шаг 3: Выбор бенефициаров

Здесь мы подключаем список клиентов Excel к документу Word. Затем нажмите кнопку Обзор и укажите, где находится наш файл списка клиентов.

После выбора источника данных Word позволяет фильтровать, сортировать и вручную выбирать записи с помощью окна Merge Recipients:

Шаг 4: Создание списка

Читайте так же:
Как автоматически отвечать на полученные сообщения, когда вы заняты в Outlook?

Здесь пользователь указывает, где в документе должны быть размещены данные вложенного списка. Для этого нужно установить курсор в точку вставки в письме и воспользоваться ссылкой Other Items — она отображает полный набор всех полей в списке, из которого мы выбираем нужное поле для вставки:

Мы должны получить нечто подобное после вставки всех полей слияния (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

mail-merge-rules.png

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

mail-merge-if.png

Шаг 5: Просмотр электронной почты

Уже сейчас можно предварительно просмотреть результат слияния с помощью кнопок со стрелками. При необходимости можно исключить любого получателя.

Шаг 6: Завершение объединения

На заключительном этапе возможны несколько вариантов:

Когда вы нажимаете ссылку Печать, все результаты слияния немедленно отправляются на принтер без отображения на экране.

Лучше использовать ссылку Редактировать отдельные письма, если вы хотите сохранить существующие документы или вам необходимо вручную внести изменения в некоторые документы в результате объединения:

Если на шаге 1 вы выбрали E-mail, на шаге 6 вам будет предложено ввести тему сообщения для отправки и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для отправки. Все созданные сообщения затем помещаются в папку «Исходящие» вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно "застрянут" в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector