0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как всегда отображать предстоящие встречи в Outlook?

Как настроить панель дел в Outlook

Клиент Outlook поставляется с несколькими различными панелями, которые можно показывать и скрывать. К ним относятся панели, которые вы видите по умолчанию, например, панель навигации, и другие, с которыми вы, возможно, не знакомы, например, панели задач и людей. Вот как настроить панель задач.

Включить панель дел

Панель дел по умолчанию не отображается по умолчанию, поэтому сначала нам нужно показать ее, щелкнув View> To-Do Bar.

На приведенном выше снимке экрана вы также можете увидеть параметры «Панель папок», «Панель чтения» и «Панель людей». Панель – это «часть окна, которая предоставляет пользователю дополнительную информацию или быстрый доступ к функциям, обычно используемым в программном обеспечении», и это общая терминология в программировании и проектировании пользовательского интерфейса. Почему панель To-Do помечена как «To-Do Bar», мы не знаем, так как сами Microsoft называют это панелью в своей документации.

Поэтому для единообразия мы будем называть его панелью.

Параметры панели задач

При нажатии View> To-Do Bar отобразятся четыре опции: Календарь, Люди, Задачи и Выкл.

  • Календарь показывает текущий месяц и предстоящие встречи.
  • Люди показывает контакты, которые вы отметили как избранные.
  • Задачи отображает ваши задачи Outlook в указанном порядке.

Вы можете выбрать отображение Календаря, Людей, Задач, их комбинацию или все три варианта. Все они существуют на панели задач, которая расположена в правой части Outlook.

Элементы отображаются в том порядке, в котором вы их включаете в настройках панели дел. Мы добавили их в том порядке, в котором они отображаются в меню – Календарь, Люди, Задачи, – но если мы удалим Календарь, нажав Вид> Панель дел> Календарь, а затем добавим его снова, он появится дно под заданиями.

Если вы вообще не хотите показывать панель дел, нажмите «Вид»> «Панель дел»> «Выкл.» Или снимите все остальные опции.

Настройка панели задач

На панели «Задачи» нет доступных настроек для элементов «Календарь» и «Люди». Оба элемента отображают предстоящие встречи и избранные контакты. Поиск контактов — это все, что можно сделать с помощью элемента Люди.

Читайте так же:
Как автоматически отклонять приглашения на собрания от определенных людей в Outlook?

В пункте «Задачи» можно выбрать множество других настроек. Это означает, что она ведет себя так же, как обычная папка электронной почты, а значит, ее можно настроить так же, как и любую другую папку. Порядок задач по умолчанию — список задач по срокам выполнения в порядке возрастания.

Нажав на черную стрелку рядом с надписью «Сегодня», вы измените порядок сортировки, чтобы задачи отображались в порядке убывания.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте заголовка, и вы увидите контекстное меню с опциями конфигурации.

Первые три опции – «Вся почта», «Непрочитанная почта» и «Упомянутая почта» – несколько странно, но совершенно бесполезны в Задачах. Эти параметры являются тремя стандартными параметрами фильтра в почтовой папке и не используются в ваших задачах.

По умолчанию в качестве параметра «Сортировать по» используется «Дата исполнения».

  • Категории . Сортируйте задачи в алфавитном порядке по назначенной вами категории.
  • ПускДата . Сортируйте задачи по дате их запуска.
  • Срок выполнения . Сортируйте задачи по дате, когда они должны быть выполнены.
  • Папка . Сортируйте задачи по названию папки, в которой они находятся (задачи можно создавать в любой папке Outlook или перемещать в нее).
  • Тип . Сортируйте задачи по почте или по заданию (вы можете перетащить электронные письма в задачи, чтобы создать элемент списка дел).
  • Важность . Сортируйте задачи по флажку Важность – Высокий, Обычный или Низкий.

Аналогичным образом, вы можете отсортировать по обратному принципу, нажав на черную стрелку в правом верхнем углу в разделе «Сортировать по». В крайнем случае, вы можете включить «Показывать в группах», чтобы переключаться между группировкой задач (по умолчанию) и их простым перечислением.

Последняя опция — «Просмотреть настройки», которая открывает окно с настройками папки.

Мы уже обсуждали настройки папок и то, как выделить элемент с помощью условного форматирования. Если вы хотите изменить видимые колонки или отобразить задачи в разных форматах, ознакомьтесь с этими статьями и внесите некоторые изменения. Вы всегда можете нажать кнопку Сбросить текущий вид, чтобы вернуться к виду по умолчанию, если вы внесли изменения, которые вам не нравятся.

Читайте так же:
Как вставить в Outlook подмигивающие / анимированные эмоции (смайлы)?

Панель To-Do – одна из самых полезных функций Outlook, так как она добавляет информацию о встречах, контактах и ​​задачах прямо на первой странице вместе с вашей электронной почтой. Outlook, безусловно, является продуктивным приложением, а не просто почтовым клиентом, и панель To-Do является его неотъемлемой частью.

Работа с мероприятиями в календаре Outlook

Если вы используете Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), вы должны знать, что отправка приглашений, определение владельцев, обновление событий, управление повторяющимися событиями и изменение часовых поясов в календаре Outlook работают немного по-другому. Детали операции описаны ниже.

Приглашения на встречи

  • В приглашениях Google Calendar не отображаются все участники. Если вы получаете приглашение на собрание в Outlook от пользователя Календаря Google, в письме не отображаются все участники. Однако все они будут отображаться в вашем календаре.
  • Пользователи не всегда принимают направленные приглашения на встречу. Если вы пересылаете приглашение в Outlook другому пользователю, который принимает его (нажав кнопку Принять в письме), событие может не быть добавлено в календарь получателя. Это происходит, если организатор создал встречу в Google Календаре и снял флажок «Приглашенные могут приглашать других».
  • Запрашивать ответы на приглашения. Если вы создали собрание в Outlook и не настроили запрос ответов от участников (не выбрали опцию «Запрашивать ответы»), вы все равно можете получать ответы. Это произойдет, если вы включили уведомления календаря в настройках Google Календаря.
  • Приглашения, созданные в Microsoft Exchange и перенесенные из Google в Outlook, не сохраняют информацию о владельце. Если вы получите приглашение на собрание Outlook, изначально созданное в Exchange и пересланное пользователем Календаря Google, вы получите ICS-файл по почте, но само событие не будет добавлено в ваш календарь Outlook. Когда вы откроете ICS-файл, будет создано событие календаря, принадлежащее пользователю, который переслал его в Google Calendar, а не автору оригинального Exchange.
  • Для приглашений, созданных в Календаре Google и переданных из Outlook в Outlook, информация о владельце сохраняется. Если вы получите приглашение на встречу в Outlook, изначально созданное в Календаре Google и пересланное другим пользователем календаря Outlook, вы получите ICS-файл по почте, и событие будет добавлено в ваш календарь Outlook. Пользователь Календаря Google будет владельцем созданного события.
  • Приглашения, созданные в календаре Outlook и перенесенные из Google в Outlook, не сохраняют информацию о владельце. Если вы получите приглашение на встречу, изначально созданное в Outlook и пересланное пользователем Календаря Google, вы получите ICS-файл по почте, но само событие не будет добавлено в ваш календарь Outlook. При открытии файла ICS создается календарное событие, принадлежащее пользователю, который переслал его в Google Calendar, а не автору оригинального Outlook.
  • Для приглашений, созданных в Календаре Google и перенесенных из Outlook в Exchange, информация о владельце сохраняется. Если вы получите приглашение на встречу в Exchange, которое изначально было создано в Google Calendar и переслано пользователем календаря Outlook, вы получите ICS-файл по почте, и событие будет добавлено в ваш календарь Exchange. Пользователь Календаря Google будет владельцем созданного события.
  • Для приглашений, созданных в Office 365 и перенесенных из Outlook в Google, информация о владельце сохраняется. Если вы получите приглашение на встречу в Google Calendar, изначально созданное в Office 365 и отправленное пользователем календаря Outlook, вы получите ICS-файл по почте, и событие будет добавлено в ваш Google Calendar в GWSMO. Если включено автоматическое добавление приглашений, событие может также появиться в веб-версии Календаря Google. Когда файл ICS получен в Outlook (через GWSMO), будет создано событие календаря, а владельцем события календаря будет человек, который изначально создал событие в Office 365.
Читайте так же:
Как восстановить / сбросить настройки просмотра папок в Outlook?

Организаторы автоматически получат приглашение, если вы направите запрос из Outlook в Календарь Google.

Организатор автоматически получит уведомление, если вы перешлете приглашение из Outlook на Exchange.

Обратите внимание, что при пересылке приглашения в Google Календарь из Outlook организатор автоматически получит это уведомление.

Обновление мероприятий

  • Незначительные изменения в событиях отмечаются как исключения. Если вы обновите событие в Google Workspace, не изменив время или место (например, добавив комментарий), событие появится в Outlook как исключение (с соответствующим значком), даже если на самом деле это не исключение.
  • Ответы на события не сохраняются в календаре. Когда вы отвечаете на приглашение на встречу в Outlook, вы можете изменить свой ответ до его отправки. Ваш ответ будет отправлен, но не сохранен как заметка в событии календаря.
  • Имена ресурсов не обновляются для ранее запланированных событий. Если администратор домена изменяет имя комнаты для совещаний или другого ресурса, оно не отображается у пользователей Outlook для ранее запланированных совещаний. Новое имя будет отображаться только при посещении или планировании будущих встреч.

Повторяющиеся мероприятия

  • Максимальное количество повторений. В Google Workspace действует ограничение на 365 событий. Если вы импортируете из Exchange ежедневно повторяющееся событие, запланированное на 1 января 2018 года, оно перестанет повторяться 1 января 2019 года.
  • Планирование повторяющихся событий. Если пользователь Календаря Google запланировал повторяющееся событие, которое начинается в один день, но повторяется в другие дни, пользователи Outlook не увидят первое событие. Например, если пользователь Google Calendar запланировал еженедельную встречу на понедельник, а затем повторную встречу на вторник, пользователи Outlook пропустят первую встречу. Это происходит потому, что вы не можете запланировать в Outlook повторяющееся событие, которое начинается в один день и повторяется в другие дни.
  • Повторяющиеся события в последний день месяца. Если пользователь Google Calendar создает повторяющееся событие, запланированное на 31-е число каждого месяца, пользователи Outlook будут видеть эти события в последний день каждого месяца (включая те, которым менее 31 дня). Однако пользователи Календаря Google будут видеть события только в месяцах, которым исполнился 31 день, как, вероятно, и предполагал организатор.
  • Редактирование повторяющихся событий не удаляет исключения. Если вы редактируете повторяющееся событие в Outlook, существующие исключения могут остаться, даже если в диалоговом окне указано обратное. Например, если вы запланировали ежедневное собрание на 14:00, изменили время собрания на этой неделе на 13:00 (создав исключение), а затем установили всю серию событий на 15:00, собрание на этой неделе все равно будет запланировано на 13:00. В Обмене мнениями время проведения этого заседания будет изменено на 15:00.
  • Вы не можете удалить участников из исключения. Если вы попытаетесь удалить участника из исключения повторяющегося события, в некоторых случаях удаление не произойдет.
  • Отклонение повторяющегося события из Outlook 2003. Если участник, использующий Outlook 2003, отклоняет приглашение на повторяющееся мероприятие, организованное пользователем Outlook 2007, пользователь Outlook 2003 будет удален из списка участников организатора, а не просто указан как отклонивший приглашение.
  • Перепланирование повторяющегося события на весь день. Если вы запланируете повторяющееся событие на целый день (например, ежедневное событие «Нет рабочего места» для праздничного дня на неделе), а затем переместите одно из повторяющихся событий на другой день в серии (например, переместив событие с понедельника на вторник), Outlook сможет подать событие только во вторник. Для пользователя Календаря Google два события вторника будут отображаться в течение всего дня.
Читайте так же:
Как включить альтернативный календарь в Outlook?

Изменения часового пояса

  • Новые правила часовых поясов могут изменить время проведения заседаний. Google Workspace использует текущие правила часового пояса для преобразования времени UTC в местное время вместо правил, действующих на момент создания события. Это может привести к изменению времени встреч в странах и регионах, где часовые пояса меняются. Например, если вы запланировали встречу на 14:00 в Новой Зеландии, где часовой пояс GMT+13, а впоследствии он изменился на GMT+12, встреча будет перенесена на 13:00.
  • Если выбрать новый часовой пояс, это повлияет на события, которые длятся весь день. В отличие от Exchange, событие в вашем календаре Google Workspace, которое приходится на весь день, будет отображаться как событие на весь день после смены часового пояса. В Exchange события становятся 24-часовыми, то есть они больше не соответствуют границам дня.

Статьи по теме

Бренд Google, Google Workspace и другие связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector