2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро выбрать все электронные письма, контакты или элементы календаря в Outlook?

Делопроизводство на компьютер

Электронная переписка в принципе похожа на бумажную. Электронное письмо должно быть хорошо написано и проверено на орфографию перед отправкой. Суть должна быть краткой и ясной, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю быстро переспросить отправителя об интересующих его деталях. Деловые письма должны быть написаны в обычном деловом стиле, без жаргона и необычных сокращений.

Начинать письмо следует с приветствия. Поскольку они находятся в заголовке письма, дату и адрес электронной почты можно не указывать.

Наконец, рекомендуется отвечать на электронные письма хотя бы кратко, как и на любую другую форму переписки.

Создание сообщения

1 В меню Файл выберите Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.

Откроется окно с шаблоном письма (рис. 153).

Рисунок 153. Создание нового сообщения

Сообщение по электронной почте состоит из следующих полей:

Тип поляНазначение поля
КомуУказываются адреса получателей сообщения
КопияУказываются адреса дополнительных получателей
СКУказываются адреса дополнительных получателей сообщения, не отображаемых в списке получателей
ТемаКраткое описание сообщения
Тело сообщенияСамо сообщение

3. В поле «Кому» введите имя получателя. Вы можете использовать данные получателя из адресной книги электронной почты (Контакты), нажав кнопку To.

Откроется диалоговое окно Выбор имен (Рисунок 154).

Рисунок 154. Диалоговое окно Выбор имен

Вам нужно просто щелкнуть нужное имя в окне Контакты и нажать кнопку Кому, чтобы скопировать его в список адресатов.

Добавить адресата в папку «Контакты» очень просто: нажмите кнопку «Создать контакт» и введите его имя, фамилию и адрес электронной почты.

В нашей жизни очень часто возникают ситуации, когда нам необходимо отправить письма на несколько адресов. Для этого существуют различные методы. В открывшемся списке выберите всех получателей для отображения. Однако лучше оставить одного адресата в поле Кому, а всех остальных поместить в поле Cc. Наиболее распространенная причина для указания каждому адресату, что коммерческое предложение было написано специально для него, заключается в том, что вы хотите отправить ему предложение напрямую. Поместите имена всех адресатов (кроме основного) в поле Копия.

Читайте так же:
Как включить / выключить автоматическое использование заглавных букв в Outlook?

5. Чтобы задать тему сообщения, необходимо ввести получателя в поле Тема (см. рис.) 153).

Выбрав получателя и тему сообщения, можно набрать текст. Как и в текстовом редакторе, это можно сделать следующим образом.

Microsoft Word хорошо подходит в качестве редактора электронной почты.

Выбор почтового редактора

1. Доступ к параметрам окна Входящие можно получить, выбрав меню Инструменты.

2. Появится диалоговое окно Параметры (рис. 155), разверните вкладку Сообщение.

На этой же вкладке нажмите кнопку Шрифты, чтобы установить шрифт и размер шрифта, которые будут использоваться в отправляемых и получаемых сообщениях.

Сообщение электронной почты в Outlook может быть подготовлено в следующих форматах:

  • формат RTF Microsoft Outlook;
  • обычный текст;
  • html.

Используйте команды в меню Формат для установки формата сообщения.

При форматировании текста используется только текст в теле сообщения, все остальное форматирование (цвет фона, варианты шрифта и т.д.) отсутствует.

Использование формата RTF Microsoft Outlook дает возможность форматирования текста, установки маркеров, выравнивания. Используя html, вы можете создавать "красивые" письма. В письмо можно вставить гиперссылку, эффектный рисунок, встраивать таблицы, задавать фон и т. д.

Формат, в котором будут отправляться ваши письма, зависит от вас, но помните, что не все почтовые клиенты могут обрабатывать сообщения в формате html. Поэтому лучше использовать обычный текстовый формат. Если ваши получатели могут распознавать HTML, вы можете отправлять красочные брошюры, листовки и прайс-листы с множеством эффектов.

Рис. 155. Диалоговое окно параметров.

Если вам нужно отправить приглашения или поздравления, вы можете использовать шаблоны.

Использование шаблонов формы

Перейдите в меню Действия.

2. Вы можете выбрать другие формы при выборе пункта Новое сообщение. Вы сможете выбрать ту форму, которая вам удобна.

Читайте так же:
Как включить или выключить режим перепечатки в Outlook?

При отправке электронного сообщения часто возникает необходимость прикрепить файл.

Вставка файлов в сообщение

1. В меню Вставка выберите Файл.

2. Появится стандартное окно Вставка файла (Рисунок 156), в котором можно указать файл, который нужно прикрепить к письму.

3. Выберите один из трех типов вставки в группе «Вставка».

Вставка элементов в сообщениях

1. В меню Вставка выберите Документ.

2. Появится окно Вставка элемента (рисунок 157). Выберите папку, в которой находится элемент, в списке Папки.

3. Нужный элемент можно выбрать в списке Элементы.

4. В группе Вставить как установите нужный переключатель.

5. Нажмите кнопку ОК.

В Outlook есть понятие подписи. Если вы хотите добавить подпись к электронному письму, вы можете сделать это с помощью опции Подпись в меню вставки.

Рис. 156. Окно «Вставка файла

Рис. 157: Окно вставки элемента

Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку «Исходящие» и ожидает доставки почты. Когда письмо отправлено, его копия помещается в папку «Отправленные» и удаляется из папки «Исходящие».

Чтобы удалить сообщение, выполните следующие действия.

Время от времени следует очищать папки от ненужных писем. Наведите курсор на заголовок письма и нажмите кнопку Del, чтобы удалить его. Оно не удаляется полностью — оно только перемещается в папку «Удаленные», чтобы его можно было восстановить позже. Необходимо также периодически очищать папку «Удаленные». Для этого откройте контекстное меню папки «Удаленные» и выберите пункт «Очистить папку».

Обход ограничений встроенного инструмента восстановления данных Microsoft Outlook

Очень много ошибок в работе Microsoft Outlook происходит из-за повреждений файлов Личных Папок (PST). Причина в том, что все элементы данных – электронные письма, контакты, календари, заметки и так далее – обычно хранятся именно в этом файле. Поэтому, если он поврежден, то доступ ко всей информации в нем блокируется. В помощь нам для преодоления этой проблемы у Microsoft есть бесплатная утилита под названием «Inbox Repair Tool» («scanpst.exe»), прилагающаяся к Outlook, с помощью которой вы можете диагностировать и исправлять такие проблемы.

Читайте так же:
Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?

Обычно вы сможете восстановить Outlook PST файл, просто используя Inbox Repair Tool. Однако этот инструмент не для «обычных смертных» и требует некоторых знаний перед использованием. С другой стороны, есть много других удобных программ для восстановления Outlook, которые вы можете использовать, чтобы преодолеть ограничения встроенного инструмента восстановления. Одним из таких инструментов является Recovery Toolbox for Outlook. У нас была возможность протестировать полную версию этого инструмента, чтобы написать обзор этой программы.

Обзор программы

Recovery Toolbox for Outlook – это готовое программное обеспечение, которое позволяет пользователям получать назад поврежденные сообщения Outlook и сохранять их в файл(ы). Этот инструмент идеально подходит для восстановления поврежденных или неисправных файлов данных Microsoft Outlook. Программное обеспечение также может использоваться для восстановления данных из OST файлов Microsoft Exchange, Office 365 и преобразования их в PST формат Outlook.

Восстановление данных с помощью Recovery Toolbox for Outlook включает в себя три шага:

  1. Чтение поврежденного файла PST.
  2. Сканирование и восстановление данных из файла PST
  3. Сохранение восстановленных данных в новый файл PST.

Программе обычно удается быстро выполнить все три процесса, но это зависит от размера файла. Я протестировал его с поврежденным PST файлом с размером в 265 МБ, и он смог восстановить все поврежденные файлы менее чем за двадцать минут. Но это не единственное, что делает этот инструмент отличным. Замечательна простота использования инструмента – вам не понадобится дополнительная подсказка для навигации по программе.

Как только вы запустите программу, первое, что вы заметите — это простой и понятный интерфейс с пояснительными инструкциями. Это делает утилиту невероятно простой в использовании.

Протестировав и использовав множество программ перед этим, я знаю, как загружаются оперативная память и процессор компьютера при работе многих утилит. Поэтому я тестировал эти параметры использования памяти и процессора. Удивительно, но Recovery Toolbox for Outlook использует невероятно низкий объем оперативной памяти и процессора (см. скриншот ниже). Это означает, что утилита не замедлит работу вашего компьютера или не нарушит нормальную активность пользователя.

Читайте так же:
Как автоматически просматривать непрочитанные сообщения в Outlook?

Во время тестов я не сталкивался с какими-либо проблемами, так как инструмент не «вылетал», не зависал и не всплывало никаких сообщений об ошибках.

Recovery Toolbox for Outlook: основные возможности

Recovery Toolbox for Outlook имеет некоторые особенности. Вот основные особенности программного обеспечения и наиболее важные моменты:

  • Конвертировать OST в PST
  • Конвертировать OST в MSG
  • Конвертировать PST в EML
  • Конвертировать OST в EML
  • Конвертировать PST в MSG
  • Экспортировать восстановленные данные в отдельные PST / MSG / EML / VCF / TXT
  • Читать и восстанавливать зашифрованные PST и OST файлы
  • Читать и восстанавливать защищенные паролем OST и PST файлы
  • Совместим со всеми версиями Windows (Windows 98 — Windows 10)
  • Нет ограничений на размер PST/OST файлов.

Как это устроено

Мы рассмотрим две его основные функции, чтобы проиллюстрировать принцип его работы:

  • Восстановление поврежденных PST файлов
  • Преобразование OST файлов в PST файлы

Первое, что необходимо сделать, — загрузить программное обеспечение с официального сайта компании.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector