0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро создавать ежедневные / еженедельные / ежемесячные отчеты в одном формате в Excel?

Как быстро создавать ежедневные / еженедельные / ежемесячные отчеты в одном формате в Excel?

Выделите отчеты Access и распределите их по ширине. Например, их можно отправлять по электронной почте одному или нескольким пользователям, экспортировать в библиотеки документов SharePoint и архивировать в сетевых папках. Когда вы распространяете отчет Access, вы создаете статический отчет с данными на определенный момент времени, например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Таким образом, информационные работники могут принимать деловые решения, отвечать на вопросы, находить альтернативы, определять наилучшие планы, оценивать риски и повышать качество.

Распространение отчетов

Совет. При создании отчета указывайте дату публикации. С помощью этого метода пользователи могут определить наиболее подходящее время для создания отчета. Для получения дополнительной информации см. раздел Вставка даты и времени в отчет или форму.

Артикулы

Отправка отчета с помощью команды «Отправить по электронной почте»

Команда Email — это один из самых быстрых способов распространения отчета. Всего несколькими щелчками мыши Access экспортирует отчет и прикрепляет его к сообщению электронной почты.

В области навигации выберите отчет, который требуется отправить.

Выберите внешние данные >почтовые сообщения.

В диалоговом окне Отправить объект как выберите желаемый формат вывода, например PDF, и нажмите OK.

Примечание. Можно использовать файлы PDF, которые стали отраслевым стандартом для маркировки и по компоновке и формату похожи на отчет Access, а также предоставляют возможность настраивать страницы для просмотра и печати. Дополнительные сведения см. в разделе Установка Adobe Reader и печать PDF.

Новое сообщение электронной почты с вложением открывается в Outlook.

Введите адреса электронной почты получателей в поля Получатель и Sk, описание в поле Тема и сообщение в область Сообщение.

Совет. Этот метод не сохраняет файл на компьютере по умолчанию. Если вы хотите сохранить копию вложения на жестком диске, щелкните правой кнопкой мыши вложение в поле Вложение и выберите Сохранить как.

Нажмите кнопку «Отправить» .

Примечание. Чтобы автоматизировать процесс, используйте макрос EMailDatabaseObject. Создание макроса с этими действиями можно использовать, например, для отправки отчетов разным пользователям в соответствии с их ролями.

Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint

В области навигации выберите отчет, который требуется экспортировать.

Нажмите Внешние > PDF или XPS, чтобы открыть диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS.

Выполните одну из следующих операций:

Используйте область навигации для поиска папки.

Найдите сайт SharePoint, щелкнув SharePoint в области навигации или введите URL-адрес сайта в поле адреса вверху. Например:

Читайте так же:
Как в Excel разбить текст на отдельные столбцы заглавной буквой?

Убедитесь, что для поля «Тип файла» установлено значение PDF.

Вы можете изменить имя отчета по умолчанию, введя новое имя файла в поле File Name.

Если вы хотите просмотреть отчет сразу же после экспорта, выберите «Открыть файл после публикации».

В области оптимизации для:

Чтобы оптимизировать отчет для большего размера файла с высоким разрешением (рекомендуется для печати), выберите «Стандарт».

Выберите минимальный размер файла, чтобы оптимизировать отчет для меньшего разрешения (рекомендуется для веб-публикаций).

Нажмите кнопку Опубликовать. Access создаст файл. Если после публикации файл был открыт в Access, откроется Adobe Reader.

Чтобы сохранить шаги операции, чтобы можно было выполнять и планировать ту же самую операцию, нажмите «Сохранить шаги экспорта»:

Введите имя и описание этапа.

Задача Outlook запланирует экспорт на будущую дату при выборе опции Создать задачу Outlook.

Примечание: Другой способ автоматизировать этот процесс — использовать макрос ExportWithFormatting. Например, вы можете создать значимое имя файла на основе имени отчета и даты экспорта. Это поможет пользователям найти нужный отчет в библиотеке SharePoint или в папке, содержащей несколько отчетов. Для этого в аргументе Output File укажите следующее выражение

В данном примере RptQC5 — имя объекта отчета, Auto_Header0 — раздел заголовка отчета, а Caption — заголовок отчета.

Создание центра отчетов в SharePoint

Предоставьте пользователям легкий доступ к отчетам с помощью специального центра отчетов в библиотеке документов SharePoint. Первое действие, которое может выполнить пользователь, — это добавление столбцов, связывание библиотеки с Access и настройка библиотек документов с помощью представлений. Для начала работы можно выполнить следующие действия.

Библиотека документов — это безопасное расположение файлов, облегчающее совместную работу. В библиотеку можно добавить колонки (например, категории, пользователей, группы и вычисляемые колонки), которые затем можно использовать для создания представлений и фильтров.

Представление эскизов в библиотеке документов, в котором ничего не выбрано.

Обновление столбцов библиотеки из Access Связав библиотеку с Access, вы можете обновлять столбцы библиотеки документов из Access, позволяя пользователям находить необходимые отчеты и предоставлять дополнительную информацию.

Дополнительные сведения см. в разделе «Как импортировать, связать или перенести данные в SharePoint».

Создание представлений с сортировкой и фильтрацией Вместо того чтобы отправлять отчет по электронной почте из Access, отправьте ссылку на соответствующее представление библиотеки документов. Например

Отсортируйте представление в порядке возрастания по столбцу «Изменено», чтобы сначала отобразить текущий отчет. Для получения дополнительной информации см. сведения о редактировании представления SharePoint с помощью сортировки.

Читайте так же:
Как быстро перейти к следующей ячейке с данными в Excel?

Если в библиотеке есть колонка выбора «JobFunction» с тремя значениями: Lineworker, Foreman, and Supervisor, создайте отдельные представления на основе выражения фильтра для каждой роли:

Менеджеры могут просматривать конкретные отчеты, когда они представляют ссылку в представлении Managers и щелкают ее. Чтобы получить ссылку в представлении Library, отобразите ее и скопируйте URL-адрес из адресной строки.

Создайте выражение фильтрации для вывода только отчетов для текущего пользователя на основе библиотечной колонки OurEmployees:

Когда пользователь передает ссылку на представление и нажимает на нее, отображаются конкретные отчеты для этого пользователя.

Дополнительные сведения см. в разделах Об изменении представления SharePoint и Изменение представления списка в SharePoint с помощью фильтрации.

Комбинирование веб-частей в современной странице Вы также можете создать современную страницу, которая выбирает файл, выбранный пользователем в Библиотеке документов, комбинируя веб-часть Браузер файлов с веб-частью Библиотека документов. Пользователи могут просматривать отчеты, чтобы найти нужный им отчет.

Пример списка, связанного с веб-частью свойств списка

Использование Microsoft Flow Вы можете автоматизировать использование и управление библиотекой с помощью Microsoft Flow. Например, можно отправлять уведомления, ежедневные напоминания, создавать задания по расписанию и архивировать просроченные файлы в папке.

Для выбранного элемента в SharePoint создайте задачу планировщика с ссылкой на элемент SharePoint.

Шаблон Microsoft Flow для SharePoint и Планировщика

Дополнительные сведения см. в разделе «Создание рабочего процесса для списка или библиотеки в SharePoint Online или OneDrive for Business».

Планирование набора отчетов

Чтобы регулярно создавать набор отчетов, необходимо запланировать задачу «отчет». В задании «Отчет» указываются отчеты и параметры, которые необходимо использовать. какие тома и папки должны быть включены в отчет; частота создания отчетов и форматы файлов, в которых они сохраняются.

В диалоговом окне настроек диспетчера файлового сервера для запланированных отчетов задаются места по умолчанию. Отчеты можно также отправлять по электронной почте группе администраторов.

Чтобы минимизировать влияние обработки отчетов на производительность, следует создавать несколько отчетов по одному и тому же расписанию, чтобы данные собирались только один раз. Добавление и удаление отчетов из существующих задач отчетов можно быстро выполнить, выбрав Добавить или удалить отчеты из задачи отчета. С помощью этой функции можно добавлять или удалять отчеты из нескольких задач отчета и изменять параметры отчета. Если вы хотите изменить расписание или адрес доставки, вам необходимо отредактировать конкретную задачу отчета.

Планирование задачи отчета

Нажмите Управление отчетами репозитория.

С помощью правой кнопки мыши нажмите Управление отчетами репозитория, а затем выберите Запланировать новую задачу отчета (или выберите Запланировать новую задачу отчета на панели Действия). Откроется диалоговое окно Repository Report Task Properties.

Читайте так же:
Как автоматически запускать макрос при изменении результата формулы ячейки?

Ниже перечислены шаги по выбору томов или папок, для которых должен быть создан отчет.

  • В разделе Область действия нажмите Добавить.
  • Перейдите к тому или папке, для которых вы хотите создавать отчеты, выберите том или папку и нажмите OK, чтобы добавить путь в список.
  • Добавьте необходимое количество томов или папок, которые будут включены в отчет. (Чтобы удалить том или папку, выберите путь и нажмите Удалить).

Чтобы указать, какой отчет необходимо создать, выполните следующие действия.

  • В разделе Данные отчета выделите каждый отчет, который вы хотите добавить. По умолчанию все отчеты создаются для запланированного задания отчета.

Чтобы изменить настройки отчета, выполните следующие действия

Чтобы изменить настройки для отчета, щелкните по ярлыку отчета.

В диалоговом окне Параметры отчета измените необходимые параметры, а затем нажмите OK.

Нажмите Просмотр выбранных отчетов, чтобы просмотреть список всех опций для всех выбранных отчетов. Затем нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы задать форматы хранения отчетов, выполните следующие действия.

  • В разделе Форматы отчетов выберите один или несколько форматов для запланированных отчетов. По умолчанию отчеты создаются в формате Dynamic HTML (DHTML). Можно также выбрать форматы HTML, XML, CSV и текстовые форматы. Отчеты сохраняются в папке по умолчанию для запланированных отчетов.

Если вы хотите, чтобы копии отчетов отправлялись по электронной почте администраторам, сделайте следующее

  • На вкладке Доставка установите флажок Отправлять отчеты последующим администраторам, а затем введите имена административных учетных записей, которые будут получать отчеты.
  • Используйте формат account@domain и используйте точку с запятой для разделения нескольких учетных записей.

Вы можете запланировать создание отчетов, выполнив следующие действия.

Нажмите Создать расписание на вкладке Расписание, затем нажмите Создать в диалоговом окне Расписание. Отображается расписание по умолчанию на 9:00 утра ежедневно, но вы можете изменить расписание по умолчанию.

  • Чтобы задать периодичность создания отчетов, выберите временной интервал в раскрывающемся списке Запланированная задача. Вы можете запланировать ежедневное, еженедельное, ежемесячное или однократное создание отчета. Вы также можете создавать отчеты при загрузке системы или входе в систему, или когда компьютер простаивает в течение определенного периода времени.
  • Чтобы предоставить дополнительную информацию о планировании для выбранного интервала, измените или установите значения параметров в списке запланированных задач. Эти значения меняются в зависимости от выбранного интервала. Например, для еженедельного отчета можно указать количество недель между созданием отчета и дни недели для создания отчета.
  • Чтобы указать время суток, в которое должен быть создан отчет, введите или выберите значение в поле Время начала.
  • Чтобы открыть дополнительные параметры планирования (включая дату начала и дату окончания задания), нажмите Дополнительно.
  • Чтобы сохранить расписание, нажмите OK.
  • Чтобы создать дополнительное расписание для задачи (или отредактировать существующее расписание), нажмите Редактировать расписание на вкладке Расписание.
Читайте так же:
Как быстро вставить промежуточные итоги в Excel?

Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить задачу отчета.

Для задачи отчета будет создан узел Repository Report Management. Задачи идентифицируются по создаваемым ими отчетам, пространству имен, в котором создается отчет, и расписанию отчета.

Также отображается текущее состояние отчета (формируется ли он в данный момент), время последнего формирования отчета и следующее запланированное время формирования отчета.

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

В интервью Netology Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела РБК, создатель Excellent, автор книги «Mastering Data Visualization» и блогер, поделилась несколькими советами о том, как сделать отчеты Excel более удобными для понимания коллегами.

Навыки управления информацией сегодня необходимы: аналитики, финансисты, маркетологи, но даже в гуманитарных науках навыки управления информацией ценятся все больше. Возьмем, к примеру, журналистику данных, которая становится все более популярной.

Хотите, чтобы вас заметил начальник и увидели коллеги как хорошего профессионала? Узнайте, как подготовить хорошие отчеты.

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базальева

Создатель Excellent, онлайн-школы по визуализации данных

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советовкурс

Excel

Подробнее…

  • Научитесь работать с любым отчетом в Excel
  • Поймете, как работать с формулами
  • Сортировка, анализ и визуализация данных.

Думайте как ваш начальник. Кому вы готовы платить больше? Отправляет ли специалист ему такие данные?

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

1. Помните о наглядности

  • Упорядочивайте данные логически: обычно от самого высокого к самому низкому.
  • Всегда разделяйте цифры в больших числах: 10,000,000, а не 10,000,000.
  • Исключите лишние цифры после десятичной точки.
  • Избавьтесь от блестящей решетки, это визуальный мусор. Сделайте линии четкими, а иногда можно вообще обойтись без сетки.

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

  • Оформление таблиц должно быть лаконичным и не отвлекать внимание.
  • Выделите заголовок и строки/столбцы с итогами.
  • Выделите отрицательные значения красным цветом, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Отображение данных в таблицах. Вы можете строить гистограммы непосредственно в ячейках с помощью условного форматирования и создавать мини-диаграммы, находящиеся в одной ячейке (рабочем листе).

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советовПодборка курсов, бесплатных лекций и материалов по Excel

2. Используйте диаграммы

Информация, представленная визуально, в отличие от обычного текста и таблиц, быстрее воспринимается и легче запоминается. Графики и диаграммы позволяют с первого взгляда увидеть тенденции, корреляции, подъемы и спады.

Читайте так же:
Как в Excel создать диаграмму с датой и временем по оси X?

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Включен ли ваш отчет в электронное письмо и готов ли он к отправке вашим клиентам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, открывающему ваше письмо. Ему или ей нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в письмо аналитические комментарии и подкрепите их данными из отчета; например, добавьте скриншот графиков.

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Если менеджер получит ответ на свой вопрос прямо из письма, ему даже не придется тратить время на открытие вложения. Поверьте, это стоит усилий.

Читать подробнее

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

4. Делайте отчёты удобными

Если у вас большой отчет, требующий 10-20 листов в Excel, сделайте его удобным для навигации. Для этого можно использовать следующие методы:

  • Создать сводный лист, поместить на него основные цифры и создать ссылки «Читать далее» на рабочие листы, содержащие все данные;
  • Создать оглавление, в котором разместить ссылки на каждый рабочий лист с анализом.

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Читать подробнее

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Ваши отчеты будут обновляться за считанные минуты, что позволит вам освободить много времени. За это время вы сможете либо развить профессиональные навыки, либо взять на себя дополнительные обязанности, что позволит вам обоснованно попросить о повышении зарплаты.

Среди множества инструментов, которые Excel предоставляет для автоматизации отчетов, можно назвать следующие:

  • Настройте загрузку всех необходимых данных в лист Excel, назовем его «Источник»;
  • Создайте необходимые аналитические таблицы в других листах;
  • Используйте формулы для извлечения необходимых данных из листа «Источник» в эти аналитические таблицы;
  • Установите связь Power Point — Excel. Затем, когда вы будете редактировать диаграммы в Excel, они будут автоматически обновляться в презентации PowerPoint.

Просто добавив новые данные на лист «Источник», весь отчет будет мгновенно обновляться, как только в него будут добавлены новые данные.

Преобразование ваших отчетов сделает их более ценными, чем когда-либо прежде. Потребители данных быстро получат ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные, понятные аналитические отчеты. Специалисты, умеющие обрабатывать данные и принимать обоснованные бизнес-решения, ценятся гораздо выше, в отличие от тех, кто просто заполняет непонятные таблицы.

Мнение автора и редактора не обязательно совпадает. Хотели бы вы написать колонку для Нетологии? Ознакомьтесь с нашими правилами и условиями публикации. Чтобы быть в курсе новостей и читать новые статьи, подпишитесь на Telegram-канал Netology.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector