0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро создать шаблон списка рассылки в Excel?

Как правильно использовать списки рассылки в Microsoft Outlook

Позвольте мне напомнить вам терминологию. Списки рассылки — это группы контактов. С помощью таких списков вы можете легко отправлять сообщения группам людей. В таких случаях удобно создать список рассылки с именем «Отдел продаж», в который входят имена всех сотрудников этого отдела. Этот список включает всех получателей, перечисленных в списке рассылки, для сообщений, отправленных на эти адреса. Получатели видят не имя списка рассылки, а все имена в списке. Списки рассылки можно использовать для сообщений, поручений, приглашений на встречи и других рассылок.

Можно добавлять и удалять имена из списка рассылки, отправлять список другим пользователям и распечатывать его. Списки рассылки можно сортировать и классифицировать в папке Контакты, где они помечены значком и хранятся по умолчанию. Microsoft Exchange Server гарантирует, что глобальные списки рассылки будут легко доступны всем пользователям сети, создавая глобальный список адресов. Папка Контакты позволяет создавать списки рассылки только одному пользователю. Однако эти списки рассылки можно копировать и отправлять другим людям.

Сообщение или приглашение может быть отправлено только части списка рассылки. Затем нажмите плюс (+) после имени списка и удалите лишние имена. В поле «Почта» нет возможности развернуть список рассылки контакта. В поле «Почта» нельзя ввести сообщение.

Добавление имени в список рассылки или удаление имени

Откройте Контакты и найдите список рассылки.

  • Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки контактов, нажмите кнопку «Выбрать членов».
  • Чтобы добавить адрес не из папки контактов или адресной книги, нажмите «Добавить».
  • Чтобы удалить имя, нажмите на него, затем нажмите «Удалить».

Отправка сообщения части списка рассылки

  1. Выполните команду ФайлСоздатьСообщение.
  2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
  3. Списки рассылки помечаются значком.
  4. Нажмите кнопку «OK».
  5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

Когда список рассылки расширяется, его имя заменяется всеми отдельными именами в списке. Невозможно свернуть имена в названии списка рассылки.

Отправка списка рассылки

  1. Откройте новое сообщение.
  2. Щелкните в текстовом поле сообщения.
  3. Выполните одно из следующих действий:
  4. Если в качестве редактора электронной почты вы используете Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
  5. Если в качестве редактора электронной почты вы используете Microsoft Outlook, выберите пункт Документ в меню Вставка.
  6. Если в качестве редактора электронной почты вы используете Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
  7. Если в качестве редактора электронной почты вы используете Microsoft Outlook, выберите пункт Документ в меню Вставка.
  8. В списке папок щелкните папку, содержащую список рассылки, который вы хотите отправить. Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке «Контакты».
Читайте так же:
Как быстро добавить тире к нескольким телефонным номерам в Excel?

Если вы хотите отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка рассылки (Глобальный список рассылки — это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эта адресная книга создается и поддерживается администратором. Он также может включать адреса электронной почты из общих папок. Если вы хотите использовать один и тот же глобальный список адресов для всех пользователей (например, для группы пользователей, группы пользователей и т.д.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

Отображение имен в списке рассылки

Чтобы отобразить имена членов списка рассылки перед отправкой сообщения, выполните следующие действия.

  1. Если вы создаете новое сообщение, нажмите кнопку To.
  2. В списке Источник адреса выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором вы хотите получить информацию.
  3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя для списка рассылки. Нажмите на нужное имя в списке.
  4. Последовательно нажмите кнопки Еще и Свойства.

Вы можете обновить адреса в списке рассылки, открыв список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки отмечены значком ) и нажав кнопку «Обновить». Если вам нужно переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты», сделайте следующее

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Наша тема сегодня — объединение документов Word и Excel.

Загрузить контакты магазина из книги Excel в договор, составленный в Word на основе «базы» контактов магазина из книги Excel.

Слияние документов Word и Excel

Кроме того, имеется пустой документ Word. В него необходимо подставить данные.

Используйте функцию «Слияние», доступную в Microsoft Office.

По сути, функция слияния использует заголовки в файле Excel для упорядочивания полей в документе Word. Изменение режима просмотра автоматически заполнит данные.

Названия должны содержать уникальную информацию!

У этого метода есть ряд недостатков (по сравнению с макросами), но он может быть весьма полезен, если использовать его только на ежедневной основе.

  • Создайте пустой документ;
  • Перейдите на вкладку «Отправить»;
  • В блоке кнопок «Начать слияние» нажмите кнопку «Начать слияние»;
  • Выберите «Обычный документ Word».

Слияние документов Word и Excel

Первоначально ничего не изменится, поскольку теперь вам нужно указать, откуда вы хотите получить информацию. В том же окне нажмите кнопку «Выбрать получателей» и выберите опцию «Использовать существующий список».

Слияние документов Word и Excel

Далее появится окно Выбор исходного файла. Укажите путь к файлу данных магазина. Файл откроется, когда вы нажмете кнопку «Открыть».

Слияние документов Word и Excel

В появившемся окне подтвердите источник данных (в данном примере Sheet1), а затем нажмите OK для завершения. Флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов» должен быть установлен.

Читайте так же:
Как включить или отключить кнопку на основе значения ячейки в Excel?

Слияние документов Word и Excel

Нажмите «ОК» и. ничего не изменится. — кроме того, что действия в блоке кнопок «Состав документа и вставка полей» теперь становятся активными. Это именно то, что нам нужно.

Слияние документов Word и Excel

Отбросим первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся, и напечатаем небольшой текст, упоминающий заголовки данных из рабочей книги Excel. После этого можно добавить «Объединить поля».

Слияние документов Word и Excel

Давайте «загрузим» наши данные в документ. Нажмите на кнопку «Вставить поле слияния» и проверьте, что все заголовки таблиц являются полями слияния, т.е. что они могут быть загружены в то место в документе, куда их поместил пользователь.

Слияние документов Word и Excel

Самое важное, на что следует обратить внимание, — это расположение курсора, поскольку именно в этом месте поле слияния будет добавлено к тексту.

Установите курсор после слова «Нет», затем выберите пункт «Договор» из списка «Вставить поле слияния».

Слияние документов Word и Excel

Вы поставите кавычки вокруг слова «Договор». Странно, но нет:) Теперь вам нужно нажать «Посмотреть результаты». Картинка будет другой. После номера договора для магазина «Ручеёк» в городе стоит цифра 152.

Слияние документов Word и Excel

Заполните все поля — нажмите после слова «Магазин» и выберите «Магазин», нажмите после слова «поставщик» и выберите «Контрагент», нажмите после слова «сумма» и выберите «Сумма», после «Нет» «Договор», а после «От» «Дата. «.

Слияние документов Word и Excel

Снова нажмите кнопку «Просмотр результатов».

Слияние документов Word и Excel

Данные загружены. Как их изменить? Справа от кнопки «Просмотр результатов» находится стрелка. Нажав на нее, вы можете увидеть, как изменяются данные.

Так можно быстро загрузить данные из Excel в Word. Аналогичное действие будет выполнено в следующем уроке, но с использованием VBA.

Создание и рассылка форм PDF


Отслеживание форм

Как превратить отсканированные документы и простые формы, созданные в Microsoft Word, Excel или другом приложении, в интеллектуальные формы PDF, описано в этом документе. (Если вам нужна дополнительная информация о формах PDF, перейдите по ссылке выше).

Создание форм с нуля

Добавьте текст, метки и поля формы в пустой PDF-файл при его создании. Чтобы узнать больше, см. раздел Как создать форму с нуля.

Создание формы на основе существующего документа

При преобразовании существующего документа в PDF-форму Acrobat автоматически добавляет в него интерактивные поля. Затем форму можно редактировать, добавляя специализированные поля, такие как выпадающие списки, обычные списки и кнопки.

Создание форм в AcrobatТипы полей формы, которые можно добавлять к документу PDF

A. Поле подписи на основе сертификата B. Поле с выпадающим списком C. Текстовые поля D. Панель автоматических сообщений E. Флажки F. Кнопки переключения G. Поле списка H. Кнопки

Выберите Инструменты > Подготовить форму.

Выбрать один из следующих вариантов:

Читайте так же:
Как ввести или отредактировать ячейку без двойного щелчка по ней в Excel?

Использование существующего документа (например, Преобразование документов Word, Excel или PDF в интерактивные формы PDF.

Сканирование бумажной формы и преобразование ее в интерактивную форму PDF.

Создайте новую пустую страницу, чтобы начать создание формы. Для получения дополнительной информации см. раздел Как создать новую форму.

Если вы хотите, чтобы форму подписывали другие пользователи, установите флажок Этот документ должен быть подписан.

По умолчанию для автоматического обнаружения полей формы установлено значение Вкл. Нажав на ссылку Изменить, вы можете изменить эту настройку. Информацию о настройках форм можно найти там.

Выберите «Домой».

Вы можете использовать Acrobat для создания формы и открыть ее в режиме редактора форм. На панели справа показаны опции для редактирования формы. Панель инструментов предоставляет инструменты для работы с полями формы, поэтому вы можете добавлять дополнительные поля.

Панель инструментов «Формы»

Просмотрите поля формы, которые автоматически создаются в Acrobat. Добавьте поля с помощью инструментов поля формы на панели инструментов. При необходимости удалите поля, измените их размер или расположение. Вы можете добавить в формы любой из следующих типов полей.

Добавление текстового поля.

Добавление текста в документ PDF.

Кодирует входные данные выбранных полей и отображает их в виде шаблона, который может быть считан программным или аппаратным декодером (приобретается отдельно).

Компьютер пользователя изменяется, когда эти программы открывают файл, воспроизводят звуки или отправляют данные на веб-сервер. С этими кнопками могут быть связаны различные действия мыши, включая изображения, надписи и изменение внешнего вида.

Каждый из пунктов предлагает вариант «да/нет». Если форма содержит несколько флажков, пользователь может выбрать любое их количество.

Позволяет пользователю вводить дату в PDF-документ.

Поле цифровой подписи

Позволяет пользователю подписать PDF-документ электронной подписью.

Предоставляет пользователю возможность выбрать элемент из всплывающего меню или ввести значение. В свойствах поля формы значения могут быть введены пользователем.

Добавляет поле для изображения. Найдите и выберите изображение для включения в документ PDF.

Имеется список параметров, которые пользователь может выбрать. При выборе параметров с помощью мыши, удерживая клавишу Shift, можно выбрать несколько параметров из списка.

Представляет несколько вариантов, из которых пользователь может выбрать только один. Все контакты с одинаковым именем работают вместе как группа.

Используется для ввода текста: имя, адрес или телефонный номер.

Дополнительные сведения см. в разделе Добавление и установка полей формы.

Нажмите кнопку Редактировать на панели инструментов, если вы хотите внести изменения в существующий текст или изображения. Можно редактировать каждое поле текста и изображения.

использования инструмента «Изменить» для редактирования текста и изображений

Если на панели инструментов нет опции редактирования, обновите Acrobat. Для автоматического обновления непосредственно из Acrobat выберите Help > Check for updates и следуйте инструкциям в окне обновления для завершения процесса обновления.

Читайте так же:
Как быстро поменять местами содержимое двух ячеек в Excel?

Чтобы проверить, как работает форма, нажмите на кнопку «Предварительный просмотр» на панели инструментов. Режим предварительного просмотра позволяет увидеть форму именно такой, какой ее увидит получатель, и проверить ее еще раз. Когда вы просматриваете форму, вы можете нажать на кнопку «Редактировать», чтобы вернуться в режим редактирования.

Когда вы закончите редактирование формы, сохраните ее и нажмите на кнопку Закрыть, расположенную ближе к правому краю панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования.

Инструкции по отправке формы и сбору информации об ответах см. в разделе Рассылка PDF-форм и веб-форм.

Создание форм Adobe Sign

Вы можете преобразовать форму PDF в форму Adobe Sign или просто перетащить поля Adobe Sign в PDF. С помощью Adobe Sign можно отправить форму для подписания и заполнения. Такие поля, как выпадающие меню, кнопки и списки, не могут быть преобразованы в поля Adobe Sign. Для добавления дополнительных полей Adobe Sign можно использовать панель инструментов.

Откройте документ PDF, который необходимо преобразовать в Adobe Sign.

Выберите Сервис > Подготовить форму.

Выберите Начать.

Вы можете использовать Acrobat для создания формы и открыть ее в режиме редактора форм. На панели справа показаны опции для редактирования формы. Панель инструментов предоставляет инструменты для работы с полями формы, поэтому вы можете добавлять дополнительные поля.

Нажмите Подробнее в правой панели, а затем выберите Преобразовать в Adobe Sign.

Вы должны нажать Далее после появления предупреждения об автоматическом удалении полей, несовместимых с Adobe Sign в Acrobat, а затем нажать ОК после появления следующего предупреждения.

Вы можете добавить поля в форму, выбрав соответствующие значки на панели инструментов. После указания места расположения поля нажмите кнопку Вставить поле.

Специальные поля форм Adobe SignПри создании или редактировании форм Adobe Sign на панели инструментов отображаются специальные поля форм Adobe Sign.

Дайте полю имя и укажите пользователей, которые смогут его заполнить и подписать. Дважды щелкните по полю, чтобы выбрать его свойства, такие как цвет рамки, заливка, шрифт и размер шрифта.

Размещение поля Adobe SignПри первом размещении поля Adobe Sign ему можно присвоить имя и указать пользователей, которые смогут его заполнять и ставить в нем подпись.

Вы можете увидеть свои изменения, нажав кнопку Preview в правом верхнем углу. Вы можете вернуться в режим редактирования, нажав кнопку Edit в правом верхнем углу.

Информацию о том, как отправить форму и собрать ответы, см. в разделе Распространение формы Adobe Sign.

Предоставление пользователям Reader возможности сохранять данные формы

Формы, заполненные в Acrobat Reader DC и более ранних версиях, по умолчанию не могут быть сохранены. Кроме того, они могут сохранять данные форм из документов PDF, расширив свои права доступа. В Acrobat DC Pro можно предоставить пользователям Acrobat Reader DC больше возможностей, включая добавление текста в неинтерактивные формы.

Читайте так же:
Как автоматически увеличивать ссылку на лист в Excel?

В отличие от предыдущих версий Reader, Reader XI и более поздние версии Reader включают инструмент добавления текста и функцию хранения данных формы. Пользователи Acrobat могут вводить текст в незаполняемые формы, добавлять комментарии и подписывать PDF-документы цифровой подписью без дополнительных разрешений.

Отображение отдельного PDF-документа или PDF-компонента из портфеля PDF в режиме предварительного просмотра.

Если вы находитесь в режиме редактирования, нажмите на значок крестика рядом с надписью Вид в правом верхнем углу.

Выберите Файл > Сохранить в другом формате > PDF с расширенными возможностями Reader и выберите одну из следующих опций.

Разрешить комментирование и действия

(Acrobat Pro). Она позволяет пользователям добавлять комментарии и обеспечивает доступ к данным об объекте, инструментам измерения и картографирования.

Включение дополнительных инструментов (в том числе заполнение и сохранение форм)

Пользователи могут сохранять данные, введенные в интерактивных формах или формах заполнения.

Примечания о сохранении локальных копий заполненных форм

Вы можете разрешить пользователям Adobe Reader 8 или более поздней версии сохранять локальные копии заполненных форм PDF в версиях Acrobat Standard или Acrobat Pro. Вот два пункта об использовании расширений Reader для сохранения локальных копий PDF-форм (называемых расширенными документами):

Число развернутых и распространенных документов

В версиях Acrobat Standard и Acrobat Pro пользователь может отправлять расширенные документы неограниченному числу получателей. Используя Acrobat, пользователь может разместить шаблон формы на веб-сайте, где посетители могут заполнять и сохранять PDF-файлы локально. Доступ к нему будет иметь неограниченное число пользователей. Пользователи Acrobat также могут получить необходимое количество ответов из заполненной формы.

Число получателей расширенного документа

Документы, отправленные с помощью Acrobat Standard или Acrobat Pro, можно передавать неограниченное количество раз. Пользователи Adobe Acrobat могут отправлять неограниченное количество копий расширенного документа неограниченному количеству получателей и получать неограниченное количество ответов из заполненных форм.

Добавление к формам сценариев JavaScript

JavaScript — это язык программирования для создания интерактивных веб-страниц. Он поддерживается продуктами Adobe, что позволяет легко преобразовывать формы PDF в интерактивные формы. JavaScript чаще всего используется в формах Acrobat для форматирования, проверки и вычисления данных, а также назначения операций. В Windows формы Adobe PDF могут быть напрямую связаны с базой данных через ODBC.

При создании динамических форм следует помнить, что Acrobat Reader не поддерживает некоторые пользовательские сценарии JavaScript. При просмотре в Acrobat Reader форма может работать некорректно, если PDF-документ не содержит дополнительных прав на использование.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector