1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро создать поле со списком в Excel?

Как создать выпадающий список в Excel 2019

Excel — один из наиболее часто используемых в мире пакетов для управления большими объемами данных. Он может работать с текстом, числами, датами и другими типами данных. Это означает, что работа с данными была бы более сложной, если бы у нас не было функций Excel и встроенных формул для ее выполнения.

В настоящее время мы близки к выходу Excel 2019, который будет иметь новые и улучшенные функции, но не секрет, что при использовании электронной таблицы Excel у нас есть сотни задач, которые мы можем выполнить либо для организации информации, либо для того, чтобы пользователь Доступ к электронной таблице имел несколько вариантов использования данных. В результате мы можем использовать выпадающие списки, чтобы позволить нам и пользователям электронной таблицы выбрать наиболее подходящий вариант или дать ответ, когда это необходимо.

Выпадающие списки — это ячейки, которые позволяют выбирать различные варианты в пределах одной ячейки. Это очень полезно, когда мы хотим, чтобы пользователи заполняли формы или опросы, используя созданный нами список опций. Этот выпадающий список содержит ряд ячеек с указанными нами значениями.

Solvetic покажет нам, как создать выпадающий список в Excel 2019.

1. Создайте раскрывающийся список в Excel 2019

Шаг 1
Чтобы создать раскрывающийся список в ячейке Excel 2019, мы должны перечислить записи, которые должны появиться в главном меню, для этого мы можем использовать любой диапазон данных, и в дополнение к этому мы должны выбрать ячейку, в которой будет создан раскрывающийся список, в В этом случае мы будем использовать диапазон A2: A5, и ячейка, в которую будет вставлен список, будет ячейкой B2:

Шаг 2
Теперь перейдем в меню «Данные» и в группе «Инструменты данных» мы найдем опцию «Проверка данных»:

Шаг 3
При нажатии на эту опцию появится следующее всплывающее окно, где мы выберем опцию «Список» в поле «Разрешить»:

Шаг 4
После выбора этой опции будет активировано поле «Происхождение», в котором мы должны выбрать диапазон ячеек, в которых будут доступны варианты для выбора из раскрывающегося списка в Microsoft Excel 2019:

Шаг 5
Важно активировать следующие поля:

Для выброса пустых ячеек.

Celle med выпадающий список

Поэтому ответы на вопросы даются в таком формате.

Шаг 6
Нажмите на кнопку «Принять», и мы увидим, что в ячейку, из которой была сгенерирована проверка данных, был вставлен раскрывающийся список, в котором, если мы нажмем, мы увидим параметры выбранного диапазона происхождения. Там мы можем нажать на любой из доступных ответов, чтобы завершить процесс.

2. Отобразите текстовое сообщение ввода в раскрывающемся списке в Excel 2019

  • Установите флажок «Показывать это сообщение ввода при выделении ячейки».
  • В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
  • Введите желаемое сообщение в поле «Входящее сообщение».

$config[ads_text5] not found

Шаг 2
Как только это настроено, нажмите кнопку «Принять». Итак, когда мы нажмем на ячейку, мы увидим следующее:

3. Отображать предупреждения или ошибки в ячейке для неправильных данных в Excel 2019

  • Активируйте флажок «Показать это предупреждение, если пользователь вводит неправильные данные».
  • В поле «Заголовок» введите название сообщения.
  • В поле «Сообщение об ошибке» введите соответствующее сообщение.

Не удается найти $config[ads_text5].

Шаг 2
Нажмите «Принять». Таким образом, если пользователь вводит данные, которых нет в списке, будет отображаться следующее:

Читайте так же:
Как вернуться к предыдущей активной ячейке листа после нажатия гиперссылки в Excel?

Поэтому выпадающие списки в Excel 2019 позволяют упорядочить использование информации и проверить, что пользователи вводят заданные параметры.

Как быстро создать поле со списком в Excel?

Поле со списком — это текстовое поле, к которому также прикреплен список. Пользователи могут использовать этот элемент управления для выбора предопределенного значения из списка или ввода собственного значения в текстовое поле. Список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет на стрелку рядом с полем.

В этой статье

Использование поля со списком

При желании используйте выпадающий список:

Позволяет пользователям выбрать предопределенную опцию из списка или ввести собственное значение;

Чтобы по умолчанию скрыть значения списка в форме;

Отображение значений из фиксированного списка, источника данных шаблона формы или внешнего источника данных, например базы данных или списка Microsoft Windows SharePoint Services.

На рисунке ниже пользователь сортирует расходы в форме отчета о расходах, выбирая значение из списка. Если нужное значение не появляется, вы можете ввести его самостоятельно. В этом примере пользователь вводит строку Телефон/факс.

Когда вы вставляете поле со списком в шаблон формы, вы должны указать значения, которые будут в нем использоваться. В противном случае, нажав на стрелку рядом с полем, вы откроете пустой список. В диалоговом окне Свойства поля списка вы можете ввести записи самостоятельно или настроить поле списка на получение записей из базы данных или другого источника.

Связанные элементы управления

InfoPath предоставляет элементы управления, похожие на поля списков, но предназначенные для другой цели. Чтобы определить, какой элемент управления наиболее подходит для шаблона вашей формы, просмотрите приведенный ниже список.

Список. Обычные поля со списком позволяют пользователям выбирать из заранее определенных вариантов, но пользователи не могут вводить свои собственные данные. Кроме того, в обычном списке все элементы отображаются сразу, тогда как в поле списка они скрыты до тех пор, пока пользователь не нажмет на стрелку. В шаблоне может не хватить места, если вы хотите предложить пользователям множество вариантов выбора. В этом случае лучше использовать выпадающий список или поле со списком.

Выпадающий список. Как и поле со списком, выпадающий список позволяет выбрать предопределенное значение, которое по умолчанию скрыто в форме. Однако в раскрывающемся списке нельзя вводить собственные параметры, как это можно делать в поле со списком.

Несвязанный список, позволяющий выбрать несколько строк. С помощью этого элемента управления пользователь сможет выбрать более одного варианта. Списки, позволяющие откреплять несколько строк, состоят из двух или более флажков и могут прокручиваться. Отдельные флажки также можно настраивать, как и флажки списков.

Переключатели. Как и поля списков, группы переключателей позволяют пользователям выбирать взаимоисключающие значения, но в этом случае для выбора требуется щелкнуть по маленькому кругу, а не по элементу списка.

Взаимодействие с пользователем

Поля списков выглядят как выпадающие списки, но при необходимости в них можно вводить пользовательские значения. Если вы вручную вводите пользовательские значения в диалоговом окне «Свойства поля списка» при создании поля списка, InfoPath отображает текст «Выберите или введите». «. Это позволяет пользователям понять, что оба действия возможны. Если значения в полях списка извлекаются из другого элемента формы или источника данных, то текст «Select or Enter. опущена».

При первом открытии формы элементы в поле списка скрыты. Чтобы отобразить их, пользователь должен нажать на стрелку справа от поля списка. Затем пользователь может выбрать нужный вариант.

Читайте так же:
Как автоматически скопировать ячейку в буфер обмена одним щелчком мыши в Excel?

Если нужного элемента нет в списке, пользователь может щелкнуть на поле и ввести значение самостоятельно.

Совместимость

Шаблон формы InfoPath включает поддержку веб-браузера. В таких шаблонах поля списка не будут отображаться на панели задач Controls, поскольку они не отображаются в веб-браузерах.

Добавление поля со списком

Существуют разные шаги для вставки поля со списком в зависимости от того, разрабатываете ли вы шаблон формы с нуля или используете в качестве основы внешние источники данных.

На следующей иллюстрации показано, как выглядит поле списка, когда оно выбрано в режиме конструктора.

Элементы управления могут быть связаны или несвязаны. При привязке элемента управления к полю или группе в источнике данных данные, введенные в элемент управления, сохраняются в XML-файле самой формы. Свободный элемент управления не связан с полем или группой, поэтому данные, введенные в него, не сохраняются. При выборе или наведении курсора на элемент управления в правом верхнем углу появляется значок с текстом и привязкой. Текст в этом поле указывает на группу или поле в источнике данных, к которому привязан элемент управления. Значок указывает, правильно ли элемент управления сопоставлен с полем или группой. Зеленый значок означает правильную привязку. Если с привязкой что-то не так, вы увидите синий или красный значок.

Источник данных шаблона формы состоит из полей и групп, которые отображаются в иерархическом виде в области задач источника данных. Поля в списке всегда назначаются полям. В следующем примере поле списка категорий шаблона формы сопоставлено с полем категории области задач источника данных.

Автоматически создавать источник данных — это опция по умолчанию, когда вы создаете пустой шаблон формы в области задач Controls. При добавлении элементов управления в шаблон формы InfoPath автоматически создает поля и группы в источнике данных. Эти поля и группы представлены в виде значков папок и файлов в области задач «Источник данных».

Поля и группы области задач источника данных наследуются от существующего XML-файла, базы данных или веб-службы, если структура шаблона формы основана на существующем XML-файле, базе данных или веб-службе.

Добавление поля со списком

Установите курсор в то место, где вы хотите вставить элемент управления в шаблоне формы.

Выберите Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите ALT+I, C, чтобы открыть область задач Элементы управления.

В области задач Controls выполните одно из следующих действий

Чтобы автоматически создать поле в источнике данных, связанном со списком, установите флажок Автоматически создать источник данных.

Чтобы связать список с существующим полем, снимите флажок Автоматически создавать источник данных.

В случае недоступного флажка источник данных блокируется. Используя XML-схему для структурирования шаблона формы, вы не сможете добавлять новые поля или группы в источник данных через InfoPath. Таким образом, можно предотвратить случайные изменения схемы.

В разделе «Команды вставки» нажмите на поле списка.

В шаге 3 вы сняли флажок Автоматически создавать источник данных. В диалоговом окне Связать поле со списком выберите поле, к которому нужно привязать список.

Чтобы добавить метку к элементу управления, введите текст в верхней или левой части элемента управления, после которого следует двоеточие (:).

Чтобы определить значения, которые будут использоваться в качестве записей в списке, дважды щелкните по окну списка.

Читайте так же:
Как включить / выключить блокировку прокрутки в Excel?

С данными можно ознакомиться на сайте.

Заполните поле со списком одним из приведенных ниже способов.

Ввести значения в списке вручную

Использование этой опции удобно, если у вас есть ограниченный набор значений, которые не должны существенно измениться в будущем. Вам нужно будет обновить шаблон формы, чтобы пользователи могли просматривать и использовать новые элементы списка, если значения изменятся.

Нажмите на кнопку Добавить.

В поле Значение введите текст, который будет сохранен, если пользователь выберет этот пункт.

Нажмите OK для сохранения отображаемого имени для этой записи.

Повторите шаги 1-3 для каждой записи, которую вы хотите добавить в список.

Используйте кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов или нажмите CTRL+SHIFT+B для просмотра изменений.

Использование значений из других частей формы

Значение списка можно изменить в зависимости от того, какие другие значения вводят пользователи в форму.

В разделе Элементы списка нажмите Заменить значения из источника данных формы.

Элементы в списке должны быть связаны с повторяющейся группой или полем в шаблоне формы.

В диалоговом окне Выбор поля или группы полей выберите повторяющееся поле или повторяющуюся группу полей, которые будут содержать значения для списка, и нажмите OK.

Нажмите кнопку Выбрать XPath рядом с полем Значение, выберите поле, содержащее возможные значения для элементов в списке, и нажмите OK. Одно из этих значений будет сохранено в XML, когда пользователь выберет элемент из списка.

Рядом с полем Display Name нажмите кнопку Select XPath и затем выберите поле, содержащее значения в списке. Затем нажмите кнопку OK.

Совет: Чтобы избежать появления в списке значений с одинаковым отображаемым именем, установите флажок Показывать только записи с уникальным отображаемым именем.

Использование значений из базы данных, веб-службы, документа XML или сайта SharePoint

Для тех, кто хочет, чтобы значения в списке регулярно обновлялись, этот вариант удобен. Значения обычно хранятся в базе данных или другом внешнем источнике и извлекаются каждый раз при открытии формы.

Выберите Поиск значений во внешнем источнике данных.

Выполните одно из следующих действий

Вы можете щелкнуть соединение данных, которое вы добавили в поле Соединение данных, если оно у вас уже есть.

Чтобы добавить новое подключение данных, нажмите Добавить, а затем следуйте инструкциям Мастера подключения данных.

Элементы списка должны быть связаны с конкретной повторяющейся группой или полем.

Выберите кнопку XPath рядом с полем Элементы и в диалоговом окне Выбор поля или группы выберите поле или группу полей, которые будут содержать значения для списка, затем нажмите OK.

Выберите выражение XPath для поля Value, щелкните поле, содержащее значения, которые вы хотите сохранить в XML, а затем нажмите OK. Одно из этих значений будет сохранено, когда пользователь выберет элемент из списка.

В поле Отображаемое имя нажмите кнопку Выбрать XPath. Затем щелкните поле, содержащее значения из списка, и нажмите кнопку OK.

Чтобы исключить из списка значения с одинаковыми именами, можно установить флажок Показывать только записи с уникальными именами.

Советы по макету

Далее следуют советы о том, как настроить внешний вид, размер и другие функции поля списка.

Рекомендуется расширить поле списка так, чтобы оно было на несколько пробелов шире, чем средняя ширина элементов списка. Это позволит избежать частичного скрытия элементов списка.

Чтобы изменить ширину сразу нескольких полей списка, выделите их, нажмите ALT+ENTER, откройте вкладку Размер, а затем введите новое значение в поле Ширина.

Читайте так же:
Как быстро перевернуть / перевернуть последовательность данных в Excel?

Вы можете изменить цвет фона сразу нескольких полей списка, выделив их все. Выберите команду Границы и заливка в меню Формат и внесите необходимые изменения на вкладке Заливка.

Если вы хотите изменить шрифт в поле списка, измените значение полей Шрифт и Размер шрифта на панели инструментов Форматирование. Чтобы изменить шрифт и размер шрифта для каждого поля списка на форме, щелкните поле списка, в котором используется нужное форматирование, а затем выберите команду Применить шрифт ко всем спискам в меню Формат.

Расстояние между полем списка и окружающими его объектами шаблона формы можно настроить в диалоговом окне Свойства поля списка (на вкладке Размер). Отступы можно установить более точно, чем разрывы абзацев.

Поле со списком — элемент управления формы в EXCEL

Поле списка сочетает в себе текстовое поле и раскрывающийся список. Окно со списком меньше, чем обычное окно со списком, но пользователь должен нажать на стрелку, чтобы отобразить список элементов. Поле со списком следует использовать, когда нужно иметь возможность ввести или выбрать только один элемент в списке. Этот элемент управления отображает текущее значение. Списки и этот элемент управления имеют много общего.

Чтобы вставить элементы управления в лист, необходимо отобразить вкладку Разработчик.

  • В MS EXCEL 2007 это можно сделать через кнопку Office / Настройки Excel / Основные / Показать вкладку разработчика на ленте.
  • В MS EXCEL 2010 это можно сделать следующим образом: Откройте вкладку Файлы; щелкните команду Параметры; щелкните команду Настроить ленту; выберите команду Настроить ленту и установите флажок Разработчик в области Основные вкладки .

Теперь вы можете вставить элемент управления с помощью меню: Разработчик / Управление / Вставка.

Обратите внимание, что в это меню можно также вставлять элементы ActiveX, которые расположены под интересующими вас элементами управления формы. Оба типа имеют одинаковые элементы: кнопку, список, чекбокс и т.д. Разница между ними заключается в том, что для использования элементов управления ActiveX необходимо использовать VBA, а элементы управления формы можно привязать непосредственно к ячейке листа.

Поле списка (комбинированное поле, выпадающее поле), как и все другие элементы управления формы, возвращает только одно числовое значение. Смотрите пример файла .

Обзорную статью обо всех элементах управления формой можно прочитать здесь.

Вставка Поля со списком

Разработчик / Элементы управления / Вставка, щелкните левой кнопкой мыши на поле со списком (см. рисунок ниже).

После этого выпадающее меню закрывается, а курсор заменяется обычным толстым крестом.

Она превращается в тонкий крест.

Удерживая левую кнопку мыши, переместите курсор вправо и немного вниз, и элемент будет размещен в поле списка на листе.

Выделение Поля со списком

Удерживая CTRL, щелкните левой кнопкой мыши в поле списка, чтобы выделить его.

Перемещение Поля со списком и изменение его размеров

Если установить курсор на элемент в окне списка (курсор будет представлять собой 4 стрелки, направленные в разные стороны) и удерживать левую кнопку мыши, его можно переместить. Если удерживать нажатой клавишу ALT, можно подогнать рамку списка к границам ячеек. Вы также можете перемещать выбранный элемент с помощью стрелок на клавиатуре.

Если навести курсор на углы прямоугольника или маленькие кружки на границе, можно изменить его размер.

Заполняем Поле со списком элементами

Заполните наше поле со списком названиями месяцев. Начните с размещения названий месяцев на листе в диапазоне F2:F13 .

Читайте так же:
Как быстро преобразовать ячейки между гектарами и акрами в Excel?

Если вы хотите заполнить поле списком, щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите Format Object из появившегося контекстного меню. Появится диалоговое окно, выберите вкладку Элемент управления (если такой вкладки нет, значит, вы вставили элемент управления ActiveX, а не элемент управления формы, см. выше).

В поле, перечисленном по диапазону, введите ссылку на вышеуказанный диапазон.

Примечание: Вместо указания ссылки на интервал можно указать имя интервала (т.е. ссылку на именованный интервал). Более подробную информацию вы можете найти в статье Выпадающий список в MS EXCEL на основе элемента управления формой.

Если вы нажмете OK, в поле отобразится список.

Теперь пользователь может выбрать нужный месяц, но окно списка по-прежнему не может вернуть выбранное значение в ячейку. Ниже приведены инструкции о том, как связать поле списка с ячейкой.

Связываем Поле со списком с ячейкой

Как упоминалось выше, все элементы управления формой возвращают значение. Это значение помещается в пользовательскую ячейку. Чтобы привязать элемент управления к ячейке, щелкните элемент управления правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Форматировать объект. Выберите вкладку Controls (если нет элемента управления ActiveX, то это не элемент формы, см. выше).

Вставьте ссылку на ячейку в поле Ссылка на ячейку. Мы свяжем наше поле со списком в ячейке A1.

Есть и другой способ связать элемент управления и ячейку: щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, введите = в строке формул, затем щелкните левой кнопкой мыши нужную ячейку и нажмите ENTER. Чтобы изменить ячейку, к которой привязан элемент управления, просто перетащите ячейку в нужное место, указав ее границу.

Использование Поля со списком

Поле списка позволяет пользователям выбирать одно значение из коллекции. Вводимые значения из строки могут быть сопоставлены с выбранным значением. На рисунке ниже выбор месяца в поле Список выведет соответствующий объем продаж (см. ячейку B3 ), если таблица продаж содержит объем продаж по месяцам (диапазон F2:G13).

В поле списка возвращается не сам элемент, а его позиция в списке (для мая в приведенном выше примере в поле списка возвращается 5). Формула =INDEX(F2:F13;B1) (ячейка B2) необходима для получения выбранного месяца.

Вы можете вывести объем продаж за выбранный месяц (ячейка B3) с помощью формулы =INDEX(G2:G13;B1).

В таблице с помощью условного форматирования отображаются продажи за выбранный месяц.

Имя Элемента управления

Каждый элемент управления имеет свое имя. Чтобы узнать его название, выделите поле списка, и в поле имени появится его название. Чтобы изменить имя в поле списка, введите новое имя в поле и нажмите ENTER. Вы также можете изменить имя в поле выбора (Пуск / Правка / Найти и выбрать / Поле выбора).

Зачем нам нужно знать имя элемента управления? Если пользователь не собирается управлять полями списка из VBA, ему может понадобиться имя только для настройки отображения на листе. Читайте об этом ниже.

Прячем Поле со списком на листе

Выбрать все (Главная / Редактировать / Найти и выбрать)

Элементы управления и другие объекты на листе, например чертежи, также можно отобразить в области выбора.

Нажав на глаз напротив названия объекта, объект исчезнет/появится.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector