0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро сохранять, перечислять и вставлять записи автотекста в word?

Использование быстрых частей и автотекста в Word и Outlook

С помощью коротких частей можно создавать, организовывать, хранить и повторно использовать различное содержимое, такое как автотекст, свойства документа (например, заголовок и автор) и поля. Многосвязный блок содержимого также известен как «блок». Блоки, в которых хранится как текст, так и изображения, называются автотекстом. Используйте органайзер, чтобы найти или изменить один из них.

Чтобы открыть коллекцию экспресс-вставок, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-вставка.

Кнопка "Экспресс-блоки" на вкладке "Вставка"

В этой статье

Выделите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в коллекции.

Выберите Сохранить выборку в коллекцию экспресс-блоков на вкладке Вставка в группе Текст, измените имя и добавьте описание, если необходимо, затем нажмите кнопку OK.

Примечание: Чтобы сохранить выделение как автотекст, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите Экспресс-блоки и выберите Автотекст, затем сохраните выделение в коллекции Автотекст.

Установите курсор в то место в документе, куда нужно вставить фрагмент экспресс-блока.

Вы можете повторно использовать сохраненное предложение, фразу или другой фрагмент на вкладке Вставка группы Текст, нажав на кнопку Экспресс-блоки.

Примечание: Если вы сохранили элемент как Автотекст, на вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки, выберите Автотекст, затем найдите и щелкните нужный фрагмент.

Вы можете внести изменения в единицу выражения, изменив единицу по умолчанию. Вставьте стандартный блок, внесите необходимые изменения, а затем сохраните стандартный блок под тем же именем.

Чтобы изменить исходный элемент в коллекции, изменяемый элемент и исходный элемент должны иметь одинаковые имя, категорию и коллекцию.

Щелкните в том месте, где нужно вставить блок по умолчанию.

Читайте так же:
Как вставить выпадающий список в Word?

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите Экспресс-блоки и выберите Стандартный организатор блоков. С помощью раскрывающегося списка Имя можно упорядочить имена в алфавитном порядке.

Нажмите кнопку Insert (Вставить).

Измените содержимое стандартного блока.

Выделите исправленный текст.

Включите знак абзаца (*) в выделение, чтобы сохранить параметры форматирования абзаца, такие как отступ, выравнивание, межстрочный интервал и пагинация.

Кнопка Отобразить все символы появляется в группе Абзац вкладки Главная.

В группе Текст перейдите на вкладку Вставка и выберите Сохранить выделение в коллекцию экспресс-блоков.

В диалоговом окне Create New Standard Block введите исходное имя, категорию и коллекцию для стандартного блока и нажмите кнопку OK.

Если вас спросят, хотите ли вы отменить блок по умолчанию, нажмите «Да».

На вкладке Вставка группы Текст в раскрывающемся списке Экспресс-блоки выберите Стандартный блочный органайзер.

Щелкните имя устройства по умолчанию, которое вы хотите переименовать, и нажмите кнопку Change Properties.

В диалоговом окне Edit Standard Block введите новое имя и нажмите OK.

На вопрос, хотите ли вы отменить устройство по умолчанию, нажмите Yes (Да).

Удалите из документа блоки экспресса.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите Экспресс-блоки и выберите Стандартный организатор блоков. Если вы знаете название стандартного блока, нажмите Имя, чтобы отсортировать названия в алфавитном порядке.

Чтобы удалить элемент, выделите его и нажмите кнопку Удалить.

Вам будет предложено подтвердить, что вы хотите удалить блок по умолчанию. Нажмите Да.

Удаленные стандартные блоки больше не присутствуют в коллекции, хотя их содержимое по-прежнему может отображаться в документе.

Что такое Автотекст в Word и как с ним работать

При работе в Word часто возникает необходимость вставлять в редактируемые текстовые документы «стандартные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и подобные текстовые блоки. Вводить их каждый раз вручную — пустая трата драгоценного времени, поэтому лучше вставить их из подготовленного файла, используя стандартный метод копирования/вставки, но при этом вам снова придется открыть файл, найти в нем нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

Читайте так же:
Как в Word переместить / скопировать страницы из одного документа в другой или новый?

В итоге, мы снова теряем время.

К счастью, в Word есть функция, которая позволяет быстро и легко вставлять блоки текста в документ. Он называется AutoText. Вот как это работает. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальном файле Normal.dotm , который служит шаблоном. Когда пользователю нужно вставить текст, он обращается к единственной кнопке. Теперь предположим, что у вас есть текст, и вам нужно добавить его в шаблон AutoText.

Вы должны выделить нужный фрагмент текста в документе, перейти на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» щелкнуть по значку «Экспресс-блоки». Чтобы сохранить фрагмент в коллекции автотекста, выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекции автотекста».

Автотекст

Нажмите «OK», чтобы сохранить «Новый текстовый блок» после присвоения ему подходящего имени (по желанию). Другие параметры настраивать не нужно.

Создание нового текстового блока

Теперь вы можете вставлять сохраненный текст «Автотекст» в свои документы куда угодно, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы не переключаться на вкладку Вид каждый раз, когда открывается Автотекст, добавьте его на панель инструментов быстрого доступа Word, щелкнув правой кнопкой мыши на пункте меню Автотекст и выбрав опцию из контекстного меню.

Автотекст

Автотекст

Автотекст

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых пробелов, и вы захотите удалить ненужные. Это также очень легко сделать. Щелкните шаблон «Автотекст» и, щелкнув правой кнопкой мыши ненужную запись, выберите в меню пункт «Упорядочить и удалить».

Автотекст

Вы можете использовать AutoText для создания, изменения или вставки. С помощью автотекста можно сохранять форматированный текст, текст с графикой, таблицы и поля. Нажмите F3, чтобы быстро вставить автотекст в документ. Введите метку для автотекста, а затем нажмите Вставить.

Читайте так же:
Как автоматически пронумеровать столбцы или строки таблицы в слове?
Tip.pngМожно также щелкнуть стрелку, расположенную рядом со значком Автотекст на панели инструментов Вставка, а затем выбрать автотекст, который требуется вставить.

Выберите последовательно команду Правка — Автотекст

На панели инструментов «Вставка» щелкните

Значок

Содержание

Автотекст

В этом диалоговом окне перечислены категории и элементы Автотекста.

Предлагать замену при вводе

Когда вы вводите первые три буквы слова, которое соответствует записи автотекста, программа отображает предложение завершить слово. Предложение будет принято после нажатия ENTER. CTRL+TAB позволяет циклически просматривать записи, если вы вводите буквы, соответствующие более чем одной записи автотекста. Например, чтобы вставить фиктивный текст, введите «Dum», а затем нажмите ENTER.

Для отображения списка в обратном порядке нажмите CTRL+SHIFT+ТАБ.

Здесь указывается имя выбранной записи. Выберите текст в документе, нажмите Автотекст, а затем нажмите Новый. После ввода имени новой записи нажмите OK.

Сокращение

Отображается краткое имя выбранной записи автотекста. Если создается новая запись автотекста, введите аббревиатуру, которая будет использоваться для этой записи.

Список

Указаны категории автотекста. Дважды щелкните категорию или нажмите знак плюс (+) перед названием категории, чтобы отобразить записи автотекста, относящиеся к этой категории. Чтобы вставить запись автотекста в текущий документ, выберите запись из списка, затем нажмите Вставить.

Tip.pngЗаписи автотекста можно перетаскивать из одной категории в другую.

Вставить

Выбранный автоматический текст будет вставлен в текущий документ.

Note.pngЕсли в абзац вставляется неформатированная запись автотекста, эта запись форматируется с использованием текущего стиля абзаца.

Закрыть

Диалоговое окно закрывается, а все изменения сохраняются.

Автотекст

В командном окне Автотекст отображаются дополнительные команды Автотекста, например, для создания новой записи Автотекста из текста, выбранного в текущем документе.

Создать

Выбор используется для создания новой записи автотекста. Эта запись добавляется в категорию AutoText, которая выбрана в данный момент. Команда видна только после ввода имени.

Читайте так же:
Как вернуться к оглавлению в документе Word?

Создать (только текст)

Создает новую запись автотекста на основе только текста выделения, сделанного в текущем документе. Графика, таблицы и другие объекты не включены. Перед отображением этой команды необходимо сначала ввести имя.

Копировать

Копирует выделенный автоматический текст в буфер обмена.

Заменить

Выбранная запись автотекста заменяется выбором, сделанным в текущем документе.

Переименовать

Вы можете изменить имя выбранной записи автотекста в диалоговом окне Rename Auto-Text (Переименовать автотекст).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector