0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро сохранить книгу в нескольких местах в Excel?

Как быстро сохранить книгу в нескольких местах в Excel?

Неважно, где вы хотите сохранить свою книгу (на компьютере или в Интернете): все сохранения осуществляются на вкладке Файл.

Если вы хотите сохранить существующую книгу в ее текущем расположении, используйте кнопку Сохранить или нажмите CTRL+S, но если вы хотите сохранить книгу впервые или в другом месте, или создать копию в том же или другом месте, используйте кнопку Сохранить как.

Если вы хотите сохранить книгу с поддержкой макросов (XLSM) как обычную книгу (.xlsx), рекомендуется не сохранять макрос в новом файле, что может привести к потере функциональности, поскольку макросы являются чрезвычайно мощным способом автоматизации большого объема работы. Сохраняйте макрос или сохраняйте файл с поддержкой макросов до тех пор, пока не убедитесь, что новый файл обладает необходимой функциональностью.

В меню Файл выберите Сохранить как.

Пункт "Сохранить как" на вкладке "Файл"

В разделе Сохранить как выберите место, где вы хотите сохранить книгу. Например, если вы хотите сохранить его на рабочем столе или в папке на компьютере, выберите Компьютер.

Выбор варианта расположения

Если вы хотите сохранить в OneDrive, выберите OneDrive, а затем войдите в систему (или зарегистрируйтесь). Чтобы добавить местоположение в облако, например местоположение Microsoft 365SharePoint или OneDrive, выберите Добавить местоположение.

Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать место в папке Документы.

Вы можете сохранить книгу в другом месте на вашем компьютере, нажав кнопку Рабочий стол и выбрав местоположение.

Введите имя книги в поле Имя файла. Если вы создаете копию существующей книги, введите имя, отличное от имени исходной книги.

Диалоговое окно "Сохранение документа"

Чтобы сохранить книгу в другом формате, например, XLS (старая версия Excel) или TXT, выберите нужный формат в списке Тип файла (в поле Имя файла).

Нажмите кнопку «Сохранить».

Закрепите ваше наиболее часто используемое расположение для хранения.

После сохранения книги ее можно заблокировать. После этого местоположение будет доступно, и вы сможете использовать его для сохранения другой книги. Если вы часто сохраняете что-то в одной и той же папке или каталоге, это сэкономит вам массу времени! Вы можете прикрепить столько мест, сколько захотите.

Нажмите Файл > Сохранить как.

В поле Сохранить как выберите место, где вы в последний раз сохраняли книгу. Последняя сохраненная на компьютере книга хранилась в папке Документы. Нажмите Компьютер, чтобы сохранить ее.

В разделе Последние папки справа укажите расположение, которое требуется закрепить. При этом справа появится изображение булавки Булавка.

Читайте так же:
Как быстро добавить знаки ударения в Excel?

Используйте значок булавки, чтобы закрепить часто используемое расположение для хранения

Щелкните это изображение, чтобы закрепить папку. Изображение примет вид приколотой булавки Значок приколотой булавки. Каждый раз при сохранении книги это расположение будет отображаться вверху списка раздела Последние папки.

Совет: Чтобы открепить расположение, щелкните значок приколотой булавки Значок приколотой булавкиеще раз.

Свою очередь on AutoRecovery

Когда вы работаете с документом Excel, он автоматически сохраняется на случай прерывания работы, например, отключения электричества. Это называется автосохранением. Не стоит полагаться на автосохранение, поскольку это не то же самое, что сохранение книги. Часто книга сохраняется. Но даже в этом случае автосохранение — хороший способ сохранить ее в случае потери данных.

Убедитесь, что включена функция автоматического сохранения.

Нажмите Файл > Настройки.

В диалоговом окне Параметры Excel нажмите Сохранить.

Сохранение в параметрах Excel

В пункте Сохранить книгу выберите Автоматически сохранять данные каждые n минут.

Создавайте резервные копии своей работы каждую минуту, затем нажмите OK.

Выделение ячеек в Excel: строка, столбец, диапазон и лист целиком

Выделение ячеек в электронных таблицах Excel необходимо, прежде чем с ними можно будет что-либо сделать. Вы можете выделить отдельные ячейки, строки, столбцы или произвольный диапазон элементов, используя многочисленные методы программы. Ниже мы рассмотрим все методы, доступные для выполнения этих процедур.

Выделение отдельной ячейки

Самым фундаментальным действием Excel, вероятно, является именно это. С помощью левой кнопки мыши можно выделить определенную ячейку.

Выделение отдельной ячейки

Для выделения нужной ячейки можно использовать навигационные клавиши на клавиатуре: «вправо», «влево», «вверх», «вниз».

Выделяем столбец

Выбрать столбец в Excel можно несколькими способами:

Выделяем столбец

    Зажав левую кнопку мыши тянем ее указатель от первой ячейки до последней, после чего отпускаем кнопку. Действие можно выполнять как сверху вниз (первая ячейка – самая верхняя, последняя – самая нижняя), так и снизу вверх (первая ячейка – самая нижняя, последняя – самая верхняя).

  • если выбран стиль A1, то в качестве названия столбцов используются латинские буквы.Выделяем столбец
  • при стиле R1C1 для обозначения столбцов используются их порядковые номера.Выделяем столбец

Выделяем строку

Тот же алгоритм используется для выделения строк в Excel. Это можно сделать разными способами:

Выделяем строку

    Чтобы выделить одну строку в таблице, зажав левую кнопку мыши, проходим по всем нужным ячейкам (слева направо или наоборот), после чего отпускаем кнопку.

Выделяем диапазон ячеек

Эта процедура так же несложна, как и описанные выше, и также проводится разными способами:

  1. Зажав левую кнопку мыши проходим по всем ячейкам требуемой области, двигаясь по диагонали:
    • от самой верхней левой ячейки до самой нижней правой
    • от самой нижней правой ячейки до самой верхней левой
    • от самой верхней правой ячейки до самой нижней левой
    • от самой нижней левой ячейки до самой верхней правойВыделяем диапазон ячеек
  2. Зажав клавишу Shift, кликаем по первой, а затем – по последней ячейкам требуемого диапазона. Направления выделения – те же, что и в первом способе.Выделяем диапазон ячеек
  3. Встаем в первую ячейку требуемого диапазона, и зажав клавишу Shift, используем клавиши для навигации на клавиатуре, чтобы “дойти” таким образом до последней ячейки.Выделяем диапазон ячеек
  4. Если нужно одновременно выделить как отдельные ячейки, так и диапазоны, причем, находящиеся не рядом, зажимаем клавишу Ctrl и левой кнопкой мыши выделяем требуемые элементы.Выделяем диапазон ячеек
Читайте так же:
Как быстро преобразовать текстовый файл в файл Excel с разделителем?

Выделяем все ячейки листа

Для выполнения этой задачи можно использовать два различных метода:

  1. Щелкаем по небольшому треугольнику, направленному по диагонали вправо вниз, который расположен на пересечении координатных панелей. В результате будут выделены все элементы книги.Выделяем все ячейки листа
  2. Также можно применить горячие клавиши – Ctrl+A. Однако, тут есть один нюанс. Прежде, чем нажимать данную комбинацию, нужно перейти в любую ячейку за пределами таблицы. Выделяем все ячейки листаЕсли же мы будем находиться в пределах таблицы, то нажав на клавиши Ctrl+A, мы сначала выделим все ячейки именно самой таблицы. И только повторное нажатие комбинации приведет к выделению всего листа.

Горячие клавиши для выделения ячеек

Я перечислю еще несколько комбинаций (в дополнение к уже рассмотренным), которые могут быть использованы для выбора элементов в таблице:

  • Ctrl+Shift+End — перемещает выделение в первую ячейку рабочего листа;
  • Ctrl+Shift+Home — перемещает выделение в последнюю используемую ячейку;
  • Ctrl+End — выделяет последнюю используемую ячейку;
  • Ctrl+Home — выделяет первую ячейку с данными.

Более полный список сочетаний клавиш можно найти в нашей статье «Горячие клавиши в Excel».

Заключение

Итак, мы рассмотрели различные способы выделения отдельных ячеек в таблице Excel, а также столбцов, строк, диапазонов элементов и даже всего листа. Каждый из этих способов прекрасно справляется с поставленной задачей, поэтому пользователь может выбрать тот, который ему больше нравится и кажется наиболее удобным в использовании.

Объединение таблиц в Power Query

Насколько вы знакомы с электронными таблицами Excel? Если нет, то вы должны начать немедленно. Это отличный инструмент для быстрой и эффективной работы с большими объемами данных. Я могу сказать наверняка, как ясновидящий капитан очевидность, что вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда вам нужно создать электронную таблицу на основе нескольких источников данных. Например, используя несколько одинаковых электронных таблиц Excel, копируя их одну под другую. Таблицы также можно настраивать, добавляя столбцы и аналитику.

Читайте так же:
Как в Excel заполнить пустые ячейки тире?

Добавление или объединение таблиц?

Пользователи Excel обычно объединяют данные, копируя таблицы друг под друга. Если им нужно добавить в таблицу новые столбцы или аналитику, они пишут формулы, как в APP. Однако вы, вероятно, уже знаете, что Power Query — это самый удобный способ объединения данных в Excel. Есть два основных способа сделать это:

  1. По вертикали – добавление таблицы под таблицу. Полезно, когда таблицы с одинаковой шапкой находятся в разных файлах или на разных листах.
  2. По горизонтали – слияние таблиц, похожее на ВПР. А здесь есть еще варианты — не только аналогичные ВПР, но и ВПР-наоборот, и ВПР-неВПР… Целых шесть видов объединения таблиц.

Давайте посмотрим, чем эти методы отличаются.

Вариант 1. Добавление таблицы под таблицу

Когда у вас есть несколько таблиц с одинаковым заголовком, но они расположены в разных файлах или листах, применим этот метод. В этом случае, чтобы построить сводную таблицу, мы можем просто добавить одну таблицу под другую. Обратите внимание, что таблицы расположены как бы вертикально.

Как можно использовать таблицы с одинаковым заголовком для создания единой базы данных? Путем добавления таблиц друг под другом

Ранее копирование было единственным способом выполнения процедуры добавления. Отсюда много ручной работы при добавлении новых данных (ну, или при написании макросов). Однако с появлением в Excel Power Query у нас появилась возможность добавлять таблицы одну под другой несколькими щелчками мыши:

Посмотрите видеоролик для получения дополнительной информации об объединении данных с помощью Addition.

Вариант 2. Объединение таблиц

Слияние таблиц полезно для соединения таблиц, которые дополняют друг друга (скорее всего, имеют разные шапки). Например, в отчете показаны продажи по городам, а вас просят отобразить информацию по регионам. Чтобы объединить таблицы по горизонтали, выполните следующие действия:

Одна таблица дополняет другую путем объединения по общему столбцу

Если вы используете Excel «регулярно», вы можете сделать это с помощью формулы БПФ или аналогичных формул. Power Query предоставляет нам больше возможностей для объединения, чем FFT. Этот инструмент позволяет нам не просто «просто» соединять таблицы, но и соединять их в соответствии с определенными условиями.

Более подробную информацию о слиянии данных см. в видеоролике ниже.

Читайте так же:
Как восстановить несохраненный файл в Excel?

Описание различных типов объединения данных приведено в статье. Для вашего удобства прилагаются файлы примеров.

Типы объединения данных в Power Query

Для объединения таблиц в Power Query доступно шесть методов:

  • Внешнее соединение слева (все линии в первом массиве, соответствующие линиям во втором массиве)
  • Внешнее соединение справа (все линии во втором массиве, соответствующие линиям в первом массиве)
  • Внешнее полное (все линии в обоих массивах)
  • Внутреннее (только соответствующие линии)
  • Антисоединение слева (только линии в первом массиве)
  • Антиединство справа (только линии во втором массиве)

Если вы поищете в Интернете статьи о слиянии данных, то наверняка наткнетесь на поясняющие рисунки в виде кругов, где круги — это схематические изображения наборов или таблиц, которые мы хотим объединить. В случае Power Query иллюстрации для объединения данных точно такие же:

Left Outer Join

Внешнее подключение левая сторона

Right Outer Join

Внешнее подключение справа

Full Outer Join

Inner Join

Left Anti Join

Right Anti Join

Давайте разберемся, что все это значит, и как работают различные способы комбинирования.

Внешнее соединение слева

Внешние соединения являются наиболее распространенным способом связывания таблиц. Это то, что мы делаем с помощью формулы ВПР в Excel — мы «перетаскиваем» данные из одной таблицы в другую.

объединение в power query

При выборе опции «Левое внешнее соединение» все значения во второй таблице, соответствующие столбцу запроса, добавляются к данным в первой таблице. Если вторая таблица не содержит искомых значений, вы получите null (null означает пустой).

Пример: объединим план продаж по частям с плановыми ценами.

Power Query может добавлять таблицы: вкладка Данные * Получить данные * Из других источников * Из таблицы / диапазона, или для новых возможностей Excel 2016: вкладка Данные → Из таблицы / диапазона. Главная > Слияние запросов (Слияние существующих запросов в новый), выберите столбец слияния «оболочка» и тип слияния «Внешнее соединение слева».

Для некоторых позиций целевые цены еще не установлены, поэтому колонка «цена» для этих позиций будет установлена на ноль после слияния.

power query объединение

В диалоговом окне столбцы таблицы расположены один под другим (по техническим причинам), но соединение остается горизонтальным. При выборе колонки слияния появляется диалоговое окно.

Обратите внимание на информационное сообщение в нижней части окна: «Выборка приняла 6 из первых 9 строк». Поэтому в таблице результатов только шесть строк заполнены ценами, а три — нулевые.

Внешнее соединение справа

Если вы хотите добавить новые столбцы в первую таблицу в дополнение к ее фильтрации, следует использовать тип соединения «Внешнее правое соединение». Оно управляет содержимым первой таблицы, а также служит источником данных.

Читайте так же:
Как в Excel автоматически вставить десятичную точку в число?

power query объединение таблиц

Что происходит при выборе опции «Правильное внешнее соединение»: Любые данные, не найденные во второй таблице, исчезнут из первой таблицы. Начиная со второй таблицы, добавляются значения, отсутствующие в первой таблице. Если вы посмотрите на рисунки, то увидите, что правое внешнее соединение работает так же, как и левое внешнее соединение, только порядок таблиц разный.

Пример: в первой таблице — ожидаемые среднемесячные продажи на одного покупателя, во второй – количество потенциальных покупателей.

Объединим таблицы, чтобы запланировать будущие продажи. Общий столбец для поиска — «город».

power query объединение

Из таблицы «исчезли» данные по городам без потенциальных покупателей — Алматы и Санкт-Петербургу. Астана, похоже, является городом с покупателями. Для этого города необходимо ввести сумму ожидаемых средних продаж для проведения дальнейших расчетов.

Полное внешнее соединение

Для этого типа соединения создается таблица, содержащая все строки из первой и второй таблиц.

power query полное объединение

При использовании «Полное внешнее соединение» все строки из первой и второй таблиц будут объединены с использованием общего столбца.

Пример: в первой таблице указан объем производства в день, во второй — объем лома.

Полное внешнее соединение можно использовать для создания общей таблицы. «Дата» — это общий столбец, который мы используем для объединения. В конечном итоге у нас будет отчет, который мы можем изменить, чтобы получить желаемый вид:

У нас есть отчет с датами и числами из первой и второй таблиц. Ячейки, в которых данные за аналогичные периоды были только в первой или только во второй таблице, заполнены нулями.

Внутреннее соединение

Из обеих таблиц извлекаются и оставляются только совпадающие строки. Объединенный запрос не будет включать данные из таблицы, в которой нет данных в другой таблице.

power query объединение

При выборе «Внутреннее соединение» таблицы будут объединены, если указан общий столбец. В этом случае все строки из первой таблицы, которые не помещаются в «общий» столбец второй таблицы, исчезнут. Столбцы, которых нет в первой таблице, исчезнут из второй таблицы. В математике эта операция известна как пересечение множеств.

Пример: Есть два списка покупателей, которые участвовали в действиях A и B, по одному на каждое действие. Используйте внутреннюю ссылку, чтобы получить список покупателей, которые участвовали в обеих кампаниях.

Поиск выполняем по общему столбцу «Покупатель». Результат — список покупателей, участвовавших в обеих акциях:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector