0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро разбить файл Outlook PST по годам?

Уменьшение размера почтового ящика и файлов данных Outlook (PST и OST)

Чем больше сообщений вы отправляете и получаете, тем больше ваш почтовый ящик Outlook. Открытие и поиск в больших почтовых ящиках может занимать больше времени, а многие поставщики услуг электронной почты, включая Microsoft 365, ограничивают максимальный размер почтового ящика. Если вы получаете сообщение о том, что размер вашего почтового ящика не может быть больше допустимого, удаление сообщений и папок может помочь, но если вы сохраняете данные в файл данных Outlook (PST) или автономный файл данных Outlook (OST), размер файла данных может не уменьшиться автоматически.

При использовании учетной записи POP все данные учетной записи электронной почты, включая папки, электронные письма, контакты, календари и задачи, хранятся в файле данных Outlook (PST). При использовании Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com создается автономный файл данных Outlook (OST).

Чтобы уменьшить размер файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST), можно вручную сжать файл данных. Выберите свою версию Outlook ниже для получения инструкций по уменьшению размера файла PST или OST.

Есть много способов уменьшить размер своего почтового ящика.

Вы можете использовать инструмент Mailbox Cleanup для просмотра размера почтового ящика и отдельных папок. Вы также можете использовать этот инструмент для поиска старых или очень больших сообщений, которые можно удалить или переместить в файл данных Outlook (PST).

Большая папка «Удаленные» часто является причиной большого почтового ящика. Просмотреть размер папки «Удаленные» можно с помощью инструмента.

Иногда элементы с конфликтами хранятся в Outlook в папке под названием «Conflicts». Конфликты возникают, когда копия элемента на почтовом сервере не синхронизируется с копией этого элемента, хранящейся на вашем локальном компьютере. Очиститель почтового ящика может устранить эти конфликты за вас.

Читайте так же:
Как всегда отображать все ответы на электронную почту по умолчанию в Outlook?

Начните чистку почтового ящика

Откройте вкладку File (Файл).

Нажмите кнопку «>Очистить почтовый ящик».

Необходимое действие можно выполнить, выбрав Показать размер почтового ящика, Найти самый старый элемент, Найти самый большой элемент, Показать размер удаленного элемента, Удалить удаленную папку, Показать размер конфликтов или Удалить конфликты.

Удаление лишних сообщений с помощью очистки разговоров

Во время длительного общения по электронной почте сообщения часто содержат одну и ту же информацию. Эти лишние сообщения автоматически удаляются при очистке беседы. Удалите лишние сообщения, обратившись к разделу «Очистка беседы. «.

Поиск крупных сообщений

С помощью поисковой строки Outlook можно искать все сообщения, размер которых превышает определенное значение. Введите: messagesize:>5 MB в поле поиска. С его помощью можно найти все сообщения размером более 5 мегабайт. Вы можете удалить все или некоторые из этих сообщений или переместить их в другой файл данных Outlook (PST). Дополнительную информацию о перемещении элементов можно найти в разделе Перемещение или копирование сообщений между папками.

Когда вы удаляете элементы из файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST), Outlook автоматически сжимает файл в фоновом режиме во время простоя, если вы не пользуетесь компьютером, но outlook все еще работает.

Примечание. В идеале сжатие файлов Outlook должно осуществляться только в том случае, если файл содержит более 20% «белых пробелов» (неиспользуемого пространства).

Вы также можете выполнить описанные ниже действия, чтобы вручную запустить процесс сжатия, который может занять несколько минут.

Удалите элементы, которые не должны быть сохранены, и оставьте их в папке «Удаленные».

Нажмите «Настройки > Учетная запись» > «Настройки учетной записи».

Щелкните файл данных, который необходимо сжать, на вкладке «Файлы данных» и нажмите кнопку «Опции».

Читайте так же:
Как восстановить удаленные встречи / контакты в Outlook?

Обратите внимание, что если вы используете учетную запись Exchange или Outlook.com, вам необходимо дополнительно перейти на вкладку Дополнительно > Параметры файла данных Outlook.

Если в диалоговом окне файла данных Outlook появится опция Сжать сейчас, нажмите кнопку OK.

Обратите внимание, что после сжатия файла данных Outlook не нужно закрывать Outlook.

В 2010 г. и Outlook 2013 г. предельные размеры файлов .pst и .ost Outlook.

Microsoft Outlook 2010 и Outlook 2013, русская версия, а также Outlook 2013-совместимые версии, по умолчанию устанавливают файлы личной папки Outlook 2010 (.pst) и автономного файла данных Outlook Data File (.ost) в формате Unicode. Общий размер файлов .pst и .ost ограничен 50 ГБ. Для файлов .pst и .ost в формате Unicode установлено большее ограничение, чем для Outlook 2007 и Outlook 2003.

Вы можете увеличить или уменьшить новый лимит в 50 ГБ для Outlook, внеся изменения в реестр Windows. Дополнительную информацию см. в разделе Как настроить ограничение размера для файлов (.pst) и (.ost) в Outlook.

Дополнительные сведения

Outlook 2007 и Outlook 2003 ограничивают размер pst-файлов 20 ГБ. Если вы используете компьютер с Outlook 2007 или Outlook 2003 и хотите получить доступ к Unicode .pst файлу, созданному в Outlook 2010 или более поздней версии, вам, возможно, придется уменьшить размер PST файла, если его размер составляет около 20 ГБ. Вы не сможете открыть файл PST, если его размер превышает 20 ГБ.

Если вы хотите уменьшить размер файла Outlook 2010 или Outlook 2013, вы можете экспортировать данные из этого PST-файла в другой PST-файл. Для этого выполните следующие действия:

Если ваш профиль содержит PST-файл размером более 20 ГБ, вы можете запустить Outlook 2010 или более поздние версии.

Читайте так же:
Как автоматически отвечать на полученные сообщения, когда вы заняты в Outlook?

На вкладке Файл выберите Инфо. (Снимок экрана для этого шага показан ниже).

Снимок экрана, чтобы выбрать параметр Info на вкладке Файл.

Выберите инструменты очистки и выберите Архив. Этот шаг показан на скриншоте ниже.

Снимок экрана для выбора параметра Архив после выбора средств очистки.

В диалоговом окне Архивация необходимо внести следующие изменения: (См. снимок экрана ниже).

Снимок экрана показывает изменения в диалоговом окне Архив.

  • Прикрепите эту папку и все строительные леса к архиву.
  • В списке папок выберите файл PST, который нужно заархивировать.
  • В раскрывающемся списке Архивировать элементы старше укажите дату, до которой вы хотите архивировать несколько элементов. Используемая дата зависит от слишком многих факторов, чтобы привести пример даты в этой статье.
  • В окне Файл архива выберите целевой файл .pst для архивированных сообщений.

Поскольку вы можете архивировать большое количество писем, для архивирования следует использовать новый файл PST.

Видео. Как уменьшить размер файла PST для Outlook

Outlook 2010 и Outlook 2013 используют дату изменения в сообщениях для определения возраста элемента, но они могут архивировать не так много сообщений, как ожидалось. Дополнительную информацию можно найти в разделе Как изменить критерии, которые Outlook 2010 и Outlook 2013 используют для архивации элементов.

Если процесс архивирования не уменьшает размер PST-файла Outlook до менее чем 20 ГБ, вы можете разделить его и вручную переместить сообщения из большого PST-файла в другой файл PST.

Чтобы быстро переместить папку из одного PST-файла в другой PST-файл, сделайте следующее

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector