0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро преобразовать несколько встреч в задачи в Outlook?

Как быстро преобразовать несколько встреч в задачи в Outlook?

Это тип события, которое запланировано в календаре пользователя и не требует приглашения других людей или резервирования ресурсов. При добавлении участников в собрание оно становится совещанием.

Создание встречи

В папке Календарь нажмите Новая встреча или нажмите CTRL+N. Нажмите CTRL+SHIFT+A в любой другой папке.

Укажите тему, место проведения, время начала и время окончания.

Чтобы сохранить встречу, выберите Save & Close (Сохранить и закрыть).

По умолчанию Microsoft Outlook начинает и заканчивает собрания в течение часа или полутора часов. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22 вечера, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.

Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы

Применяйте Outlook Mobile вместе с Outlook для ПК, чтобы воспользоваться дополнительными возможностями. Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.

Включение функции «Время идти»

Чтобы выйти из Outlook для iOS, выберите Функции > Время выхода.

Выберите поддерживаемый счет и с помощью ползунка установите время начала работы.

В Outlook для Android пока нет функции «Тайм-аут». Поддержка доступна для Office 365, Outlook.com и некоторых учетных записей Gmail.

Выберите Новая встреча. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на блоке времени в календарной сетке и выбрать пункт Новая встреча, дважды щелкнуть на пустой области календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.

Команда "Создать встречу" на ленте

В поле Тема введите описание.

Введите местоположение в поле Местонахождение.

Необходимо ввести начальное и конечное время.

Совет: Вместо дат в поля Время начала и Время окончания можно вводить определенные слова и фразы. Например, вы можете ввести «Сегодня», «Завтра», «Новый год», «Через две недели», «За три дня до Нового года», а также большинство праздников.

Чтобы показать другим свою текущую доступность, в группе Параметры выберите в поле Показывать как и выберите в меню Свободен, Работаю в другом месте, Под вопросом, Занят или Нет на месте.

Читайте так же:
Как автоматически подчеркивать слова с ошибками или орфографические ошибки в Outlook?

Вы можете установить повторяющиеся встречи в группе Параметры, выбрав пункт Повторяемость. Решите, как часто будет проходить встреча (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно), а затем выберите параметры частоты. Нажмите кнопку OK.

Примечание: Если вы установили повторяемость встречи, то на вкладке Серия встреч появляется надпись Встреча.

По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала собрания. В группе Параметры выберите стрелку рядом с полем Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.

Нажмите на кнопку «Сохранить и закрыть».

Совет: Если вы хотите изменить собрание на совещание, выберите пункт Пригласить участников в группе Участники на ленте.

Создание встречи или собрания из сообщения электронной почты

Первый способ — это назначить встречу, а второй — создать встречу из сообщения электронной почты.

Просто щелкните правой кнопкой мыши на сообщении электронной почты во входящих сообщениях и выберите Быстрые действия > Новая встреча. Откроется собрание с сообщением электронной почты в качестве вложения, и вы можете добавить участников, чтобы превратить собрание в совещание.

Выберите сообщение электронной почты в списке сообщений, затем на ленте выберите Ответить с собранием. При использовании этого метода создается новое сообщение со строкой Кому и сообщением электронной почты, включенным в текст запроса на встречу.

Используйте категорию Outlook для отслеживания встреч и сообщений электронной почты

Теперь вы можете отслеживать электронные письма, встречи и задачи в Outlook, добавив категорию Tracked in Dynamics 365 в синхронизацию на стороне сервера. Присвоение этой категории электронному письму, встрече или задаче в Outlook синхронизирует элемент с приложениями Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation). Аналогичным образом, удаление отслеживаемого электронного письма, собрания или задачи в Customer Engagement прекращает их отслеживание.

Читайте так же:
Как автоматически открывать следующее сообщение после удаления в Outlook?

Также можно выбрать несколько элементов и назначить им категорию Outlook Отслеживается в Dynamics 365, чтобы все они отслеживались в приложениях Customer Engagement. Пользователь может быстро идентифицировать отслеживаемые элементы, просматривая присутствие этой категории в папке "Входящие" и других папках.

Настройка отслеживания на основании категории с помощью OrgDBOrgSetting

Функция отслеживания категорий включена по умолчанию начиная с версии 9.1.0.4039.

Чтобы определить свою версию, войдите в систему Customer Engagement и выберите Options > About в правом верхнем углу экрана.

Использование категории, чтобы отслеживать элементы Outlook

Как только категория «Отслеживается в Dynamics 365» будет доступна в Outlook, вы сможете использовать ее для отслеживания следующих элементов в Outlook

Электронная почта

В Dynamics 365 можно назначить отслеживаемую категорию для сообщения электронной почты. Outlook сразу же отобразит назначение категории. Сообщение электронной почты теперь помечено для отслеживания. синхронизация на стороне сервера синхронизирует сообщение электронной почты с приложениями Customer Engagement не позднее чем через 15 минут, в зависимости от настройки синхронизации электронной почты.

В Dynamics удаление отслеживаемой категории приведет к тому, что электронное письмо не будет отслеживаться. В этом случае соответствующая запись действия электронной почты не удаляется.

Назначить или удалить категорию можно с помощью правила. См. раздел Управление электронной почтой с помощью правил.

Начиная с версии 9.1.0000.23475, синхронизация на стороне сервера теперь автоматически классифицирует электронные письма в почтовых ящиках получателей Dynamics 365, если обрабатываемое письмо уже отслеживалось в Dynamics другим пользователем или получателем очереди того же самого письма.

Обратите внимание, что электронная почта, отслеживаемая вручную, в настоящее время не поддерживается этой функцией, но планируется в будущем релизе.

Встреча

Вы можете отслеживать встречу, назначив ей категорию отслеживания в Dynamics 365. Встреча отслеживается и синхронизируется с приложениями клиента на основе правил синхронизации на стороне сервера.

Читайте так же:
Как автоматически вставлять подпись в запросы на собрания Outlook?

Если встреча отслеживается и имеет категорию «Отслеживается» в Dynamics, удаление категории приведет к прекращению отслеживания встречи. Однако соответствующая запись о деятельности по назначению в приложениях Dynamics 365 не будет удалена.

Задача

Задачи пользователя, созданные в Outlook, не будут синхронизироваться с приложениями Customer Engagement.

Использование отслеживания на основе категории с приложением для Outlook

Отслеживание по категориям можно использовать в приложении Dynamics 365 App for Outlook, если оно установлено.

Различные сценарии отслеживания перечислены в следующей таблице.

ДействиеРезультат
Назначение категории Отслеживается в Dynamics 365 сообщению электронной почты или встречеСинхронизация на стороне сервера синхронизирует сообщение электронной почты и встречу не позднее чем через 15 минут. Загрузка приложения для Outlook для этого элемента будет отображать состояние отслеживания.
Отслеживание сообщения электронной почты или встречи с помощью приложения для OutlookСообщение электронной почты/встреча отслеживается. Категория Отслеживается в Dynamics 365 назначается немедленно.
Удаление категории Отслеживается в Dynamics 365 из сообщения электронной почты или встречиСинхронизация на стороне сервера отменит отслеживание элемента не позднее, чем через 15 минут. Загрузка приложения для Outlook для этого сообщения электронной почты будет отображать состояние отслеживания. Запись действия не удаляется из приложений Customer Engagement.
Отмена отслеживания сообщения электронной почты или встречи с помощью приложения для OutlookОтслеживание сообщения электронной почты/встречи отменяется, и категория Отслеживается в Dynamics 365 удаляется.

Пользователи-представители

В Outlook, если вы предоставите другому пользователю доступ к вашей электронной почте и календарю, предоставив ему права прокси, прокси сможет просматривать ваши категории, пока у него есть права редактора.

Если ваш почтовый ящик имеет категорию отслеживания в Dynamics 365, представитель может отслеживать ваши электронные письма и встречи, назначая им категорию отслеживания в Dynamics 365.

Отслеживание Dynamics 365 for Outlook на основе категорий

Отслеживание категорий Dynamics 365 for Outlook не поддерживается. Функция TrackCategorizedItems не должна быть включена в организации, настроенной на использование Dynamics 365 for Outlook.

Отключение отслеживания по категории

Вы можете отключить отслеживание по категориям для организации приложения Dynamics 365, отключив настройку OrgDBOrgSetting TrackCategorisedItems.

Отключив OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, Dynamics 365 аккуратно удаляет отслеживаемую категорию, сохраняя назначение категории в Outlook. Категория будет удалена навсегда, если она будет удалена из основного списка.

Вопросы и ответы

Можно ли отслеживать мои контакты Outlook, назначив категорию "Отслеживается в Dynamics 365"?
Нет, отслеживание на основе категории не поддерживается для контактов Outlook.

Что происходит при переименовании категории "Отслеживается в Dynamics 365"?
Если переименовать категорию, синхронизация на стороне сервера по-прежнему будет распознавать категорию по ее коду и будет использовать эту категорию отслеживания и отмены отслеживания элементов Outlook.

Различие между делегатом и владельцем основного почтового ящика не поддерживается для сценариев делегата и может привести к неожиданному поведению. Мы рекомендуем сопоставлять имя категории делегата с именем владельца основного почтового ящика.

Что происходит при удалении категории "Отслеживается в Dynamics 365"?
Если удалить категорию, синхронизация на стороне сервера заново восстановит ее на сервере Exchange примерно через 15 минут.

Когда я в первый раз включаю OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, будут ли мои ранее отслеживаемые элементы назначены категории "Отслеживается в Dynamics 365"?
Нет, синхронизация на стороне сервера не будет возвращаться обратно по времени для назначения категории уже отслеживаемым элементам.

Если назначить категорию "Отслеживается в Dynamics 365" к дискуссии разговора Outlook, что происходит?
Если назначить дискуссии разговора категорию Отслеживается в Dynamics 365, всем сообщениям электронной почты в этой дискуссии будет назначена эта категория и, следовательно, все они будут отслеживаться.

Можно ли назначить категорию Dynamics 365 повторяющимся встречам?
Если назначить повторяющейся встрече категорию Отслеживается в Dynamics 365, всем отдельным средам встречи будет назначена эта категория и, следовательно, все они будут отслеживаться.

Что происходит при сбое отслеживания электронной почты?
По умолчанию для сбойных автоматически отслеживаемых сообщений электронной почты выполняется повторная попытка в следующем цикле синхронизации — приблизительно каждые 15 минут. Повторные попытки выполняются до 5 раз. Если 5 повторных попыток заканчиваются сбоем, сообщению электронной почты назначается категория Отслеживается в Dynamics 365 (Не удается доставить) и дальнейшие повторные попытки не производятся. Для автоматически отслеживаемых сообщений электронной почты, которые завершились сбоем со следующими ошибками, будет выполнена повторная попытка:

  • Не удалось преобразовать сообщения электронной почты из-за подключаемого модуля, настроенного в клиентской среде.
  • Преобразование электронной почты не удается из-за тайм-аута в приложениях взаимодействия с клиентом или Microsoft Exchange.
  • Сообщение электронной почты отклонено с сообщением InvalidSender или из-за неизвестного решения.
  • Письма не работают, не могут быть доставлены, если владелец очереди не имеет правильной роли безопасности. Без правильной роли безопасности владелец не может владеть записью электронной почты, отслеживаемой очередью.

После пяти повторных попыток, если преобразование электронной почты не удалось из-за проблемы с плагином, исправьте плагин. Затем в Dynamics 365 назначьте категорию Track, чтобы вручную отслеживать недоставленные электронные письма в приложениях Customer Engagement.

Как удалить отслеживание на основании категории с помощью OrgDBOrgSetting?
Чтобы отключить специальную категорию Outlook Отслеживается в Dynamics 365, необходимо включить параметр OrgDBOrgSetting в организации. Приложения Customer Engagement предоставляет средство OrgDBOrgSettings, которое предоставляет возможность администраторам реализовывать конкретные обновления, которые ранее были зарезервированы для реализаций реестра.

  1. Следуйте инструкциям в этой статье для выполнения шагов по извлечению инструмента.
  2. После извлечения инструмента отключите OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
  3. Отключение OrgDBOrgSetting удаляет категорию Tracking в Dynamics 365 на всех почтовых ящиках Exchange в организации, у которых включена синхронизация на стороне сервера, в течение 15 минут.

Вы также можете использовать этот инструмент для редактирования параметра OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector