0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро преобразовать или скопировать столбец адресов электронной почты в Excel в список рассылки Outlook?

Импорт контактов из таблицы Excel в Outlook

Если у вас много деловых или личных контактов в электронной таблице, вы можете импортировать их непосредственно в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows без какой-либо подготовки. Существует три основных этапа.

Сохраните файл Excel как файл CSV.

Соедините электронные таблицы Excel с соответствующими электронными таблицами Outlook.

Шаг 1. Сохранение Excel в CSV-файле

В Outlook можно импортировать файлы данных с разделителями-запятыми (CSV-файлы), но не многолистовые рабочие книги. Итак, на шаге 1 ваша рабочая книга Excel будет сохранена в виде файла CSV. Процедура описана ниже.

В своей книге коснитесь листа с контактной информацией, которую необходимо импортировать;

В меню Файл, выберите команду Сохранить как;

Выберите место, в котором вы хотите сохранить файл;

Выберите CSV (с разделителями-запятыми) (*.csv) в качестве типа файла, затем нажмите Сохранить.

В Excel появляется следующее сообщение: «В выбранном типе файла можно сохранить только текущий лист. Файлы CSV имеют ограничения, поэтому исходный файл XLSX останется нетронутым.

Нажмите кнопку ОК.

Появится сообщение Excel: «Если вы сохраните книгу в формате CSV, некоторые функции будут недоступны». Это связано с ограничениями файла CSV, поэтому не обращайте внимания на это сообщение.

Текущий файл Excel может быть сохранен как CSV-файл, если нажать Да. Файл XLSX (исходная книга) закроется.

Все готово для Excel. После импорта файлов в Outlook можно приступать к их использованию.

В некоторых языковых стандартах используются разные разделители для элементов списка. В немецком языке в качестве разделителя используется точка с запятой. Однако поля Outlook не поддерживаются. По этой причине вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле на запятые, прежде чем переходить к следующему шагу.

Шаг 2. Импорт контактов в Outlook

В Outlook 2013, если вы импортируете файл CSV в учетную запись Outlook.com (или другую учетную запись Exchange ActiveSync), см. раздел Импорт контактов в учетную запись Outlook.com.

Выберите пункт «Файл» в верхней части ленты Outlook.

Выберите «Открыть и экспортировать > Импортировать и экспортировать».

Чтобы создать PST-файл Outlook, в меню "Файл" выберите пункт "Открыть и экспортировать", а затем пункт "Импорт/экспорт".

Нажмите Далее после выбора пункта Импорт из другой программы или файла.

Мастер импорта и экспорта

Совет: Если вам предлагается ввести пароль, а вы его еще не установили, нажмите Отмена, чтобы перейти к следующему окну.

Выберите пункт Comma-separated Values (Значения, разделенные запятыми), затем нажмите Next (Далее).

Перейдите к CSV-файлу, который необходимо импортировать.

В разделе Параметры укажите, хотите ли вы заменить дубликаты (существующие контакты), создать дубликаты или отказаться от импорта контактов.

Нажмите кнопку «Далее». (Далее) и выберите папку назначения для контактов. Контакты должны быть выбраны по умолчанию, но если это не так, прокрутите страницу вверх или вниз, пока не найдете ее. Вы также можете выбрать другую папку или создать новую.

Нажмите кнопку «Далее».

Вы должны выбрать поле рядом с полем «MyContacts.csv» (предполагается, что это имя файла).

Не нажимайте кнопку Готово, так как вам нужно сопоставить некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов в Outlook. Ваши контакты появятся в нужном представлении после того, как вы их сопоставите.

Шаг 3. Связывайте столбцы CSV-файла с полями Outlook контактов

Нажмите кнопку Подогнать под поле. Откроется диалоговое окно Match Fields.

В разделе From вы увидите окно с названиями столбцов импортированного файла CSV.

В поле «Я» можно увидеть поля по умолчанию, которые Outlook использует для контактов. Если поле совпадает со столбцом в CSV-файле, столбец отображается в поле Matched With.

Поля «Имя», «Фамилия» и «Имя» являются стандартными для контактов Outlook, поэтому если в файле контактных данных есть некоторые из этих имен, вы можете перейти к ним.

Читайте так же:
Как быстро преобразовать книгу в лист Google?

Сопоставление столбца из Excel с полем контакта в Outlook

Может потребоваться объединить сопоставление вручную. Здесь столбец «Сотовый телефон» содержит сотовый телефон контакта. Outlook не сопоставляет точный адрес электронной почты. Точное соответствие можно найти в Outlook по:

Прокрутите список в правой панели, чтобы найти Второй адрес и знак плюса (+) рядом с ним;

Нажав на знак плюс для его расширения, вы увидите соответствующий мобильный телефон;

Перетащите столбец «Мобильный телефон» на левой панели в поле «Мобильный телефон» на правой.

Вы заметите, что столбец Cell Phone теперь расположен рядом с полем Mobile Phone в столбце Matched From.

Столбец "Сот. тел." сопоставлен с полем "Мобильный телефон" в Outlook

Затем добавьте значения из левой панели в соответствующие поля Outlook в правой панели. Например, значение Адрес можно перетащить либо на Домашний адрес, либо на Рабочий адрес, в зависимости от типа адреса в ваших контактах.

Нажмите кнопку «Готово».

Контакты импортируются в Outlook.

Чтобы просмотреть контакты в Outlook 2016, выберите значок Люди в нижней части навигационной панели.

В нижней части страницы щелкните значок "Люди ".

Дополнительные сведения

Шаг 3 будет пропущен, если папка контактов уже существует.

В Outlook щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Новая папка, введите имя и нажмите ОК.

Откройте вкладку ‘Файл’ на ленте и выберите ‘Открыть’ в меню.

Перейдите на вкладку Импорт. Откроется мастер импорта и экспорта.

Выберите Импорт из другой программы или файла, затем нажмите Далее.

Выберите пункт «Значения, разделенные запятыми (Windows)» и нажмите кнопку «Далее».

Если отображается неправильный файл, нажмите кнопку Обзор, перейдите в папку, указанную в шаге 3, затем дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.

При импорте в новую папку настройки параметров не имеют значения, поскольку дубликатов нет. Если вы не хотите импортировать в новую папку, выберите наиболее логичный вариант. Вы можете разрешить дубликаты записей, если не уверены в этом, просто нажмите «Разрешить дубликаты».

Щелкните папку Контакты или другую созданную вами папку, а затем нажмите кнопку Далее.

Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы правильно связаны с полями Outlook, нажмите кнопку Map, чтобы проверить.

Если вы импортируете уже существующую папку контактов, перейдите к шагу 3.

Чтобы создать папку в Outlook, щелкните Контакты, щелкните правой кнопкой мыши, выберите Создать папку, введите имя новой папки и нажмите OK.

Перейдите в меню Файл и выберите пункт Импорт и экспорт.

Выберите «Импортировать из другой программы или файла» и нажмите на кнопку «Далее».

Значения, разделенные запятыми для Windows, следует выбрать и нажать кнопку «Далее».

Или же, если отображается не тот файл, нажмите кнопку Обзор, перейдите в папку, отмеченную в шаге 3, а затем дважды щелкните файл.

Параметры не имеют значения, поскольку при импорте в новую папку дубликатов нет. Если нет, выберите наиболее логичный вариант. Нажмите «Разрешить дубликаты», если вы не уверены в разрешении дублирования записей. Затем нажмите «Далее».

Выберите папку Контакты или другую созданную папку Контакты и нажмите Далее, чтобы импортировать контакты.

Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы соответствуют полям Outlook, нажмите кнопку Map.

Скорее всего, вы выбрали неправильную папку для импорта данных, если вы не видите настраиваемых полей карты. Выберите правильную папку, нажав на кнопку Назад. После просмотра сопоставления нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Поля сопоставления».

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с помощью слияния

Mail Merge — это как старый друг, которому вы не звонили много лет. Их не ценят и игнорируют до того дня, когда они вам действительно понадобятся.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Microsoft Outlook» прямо сейчас!

Читайте так же:
Как быстро ранжировать данные по нескольким диапазонам и листам в Excel?

Это позволит вам подписаться на наш информационный бюллетень

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

Вы просто не осознаете его потенциал, пока вам не делегируют работу по управлению несколькими сотнями приглашений в последнюю минуту. Возможно, они представляют собой набор приглашений на свадьбу или красное предупреждение о надвигающемся зомби-апокалипсисе. Или это может быть что-то безобидное — например, печать множества адресных этикеток и именных значков.

Не беспокойтесь С помощью Microsoft Outlook 2016 вы можете отправлять персонализированные электронные письма за считанные минуты, сделав всего несколько щелчков мышью. И спасти день.

Когда следует использовать слияние?

Прежде чем я начну, вы должны знать, что слияние писем используется, когда вы хотите создать несколько документов, которые в основном одинаковы, но каждый из которых содержит уникальные детали. Электронные письма имеют одинаковый формат, одинаковый текст и графику (если она есть). Например, приглашения, где текст остается неизменным, но имя, адрес или даже тема уникальны для каждого приглашения.

Объединение почты — в отличие от отправки сообщения группе людей по электронной почте — делает каждого получателя сообщения единственным получателем.

Лучшее использование, которое я нашел для них, — использовать массовую электронную почту как инструмент поиска работы с индивидуальными данными для каждого работодателя.

Функция привязки состоит из двух частей:

  • Постоянный основной документ (здесь: Microsoft Word), в котором вы пишете основную часть письма
  • Переменный источник данных (здесь: контакты Microsoft Outlook), обычно это адрес и имя получателя.

Эти два «слиты». Поскольку Outlook является частью пакета Microsoft Office, эту функцию можно использовать для массовой отправки писем, каждое из которых персонализировано для отдельного контакта. Это не спам, хотя я полагаю, что не в тех руках, слияние почты может использоваться для создания бомбы с нежелательными электронными письмами.

Microsoft Office позволяет использовать разные источники данных для детализации адреса — например, вы можете использовать электронную таблицу Excel

Или даже базу данных Access. Для отправки электронной почты здесь используются контакты Microsoft Outlook.

Подготовьте свой пул контактов для слияния

После этого давайте посмотрим, что нужно сделать.

Откройте «Люди», чтобы просмотреть список контактов.

Выберите контакты (CTRL + щелчок), которые будут включены в ваш персонализированный список рассылки. Для управления большим списком используйте опцию Сортировка доступных параметров (нажмите на выпадающую стрелку рядом со словом Все). Используя то же выпадающее меню, вы можете сортировать по категориям.

Примечание: Mail Merge не работает со списками рассылок.

Выберите ваши контакты

2. Выберите Mail Merge от Лента> Главная> Действия группы.

Нажмите на слияние

3. На экране Mail Merge Contacts, который вы должны увидеть сейчас, выберите Только выбранные контакты если персонализированное электронное письмо предназначено для выбранной группы контактов. В разделе «Параметры объединения» внизу выберите следующие параметры.

  • Тип документа: стандартное письмо
  • Сочетание с : Адрес электронной почты
  • Тема: тема не будет меняться для всех писем.

Варианты слияния

4. После нажатия кнопки OK Microsoft Word создаст для вас персонализированное сообщение.

Написать личное сообщение в Microsoft Word

Вкладка «Почтовые рассылки» на ленте находится спереди и по центру. Здесь вы захотите начать свою массовую рассылку с персональной поздравительной линии. От Mailings вкладку в Microsoft Word, выберите Линия приветствия.

Вставьте строку приветствия в Microsoft Word

Как вы можете видеть, имя г-на Рэндалла уже заполнено в диалоговом окне. Это просто место для имен из вашего списка контактов. Пример имен из вашего списка вы можете увидеть ниже. Вы можете настроить записи, используя параметры, указанные здесь.

Предварительный просмотр строки приветствия

Обратите внимание, что поля слияния происходят из заголовков столбцов в вашем списке рассылки. Итак, если есть несоответствие, используйте Поля соответствия чтобы гарантировать, что слияние остается точным. Если нужное поле говорит «Not Matched», выберите раскрывающийся список для этого поля, а затем выберите имя столбца, соответствующее этому столбцу в вашем списке.

Читайте так же:
Как быстро открыть все файлы Excel из папки?

Когда вы нажимаете Хорошо и выйти отсюда, заполнитель для строки приветствия (Уважаемый господин …) помещается в документ Word.

Помните, что в документ можно ввести дополнительную информацию, используя дополнительные поля.

Нажмите на Вставить поле слияния. Эти данные должны присутствовать в исходном источнике данных, который в данном случае является информацией о контактах в Microsoft Outlook. Примеры включают в себя — домашний адрес, домашний телефон, должность и т. Д. Полный список можно увидеть, нажав на маленькую стрелку раскрывающегося списка.

Вставить новое поле слияния

Отформатируйте приветствие. Выделите все поле, включая надписи на каждом конце, чтобы отформатировать строку приветствия по своему усмотрению. Перейдите на вкладку Главная и используйте настройки шрифта. Кроме того, установите межстрочный интервал на тот же интервал, что и в остальной части документа.

Введите сообщение сейчас

Начало сообщения является <> заполнитель и / или любое другое поле, которое вы вставили с помощью дополнительных полей слияния. Составьте ваше сообщение. Помните, это массовая рассылка в лучшем виде. Поэтому убедитесь, что вы используете все этикеты электронной почты, которые можете собрать.

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с объединением писем

Когда тело письма будет готово, нажмите на Конец Объединить> Отправить сообщения электронной почты.

Как отправлять персонализированные массовые электронные письма в Outlook с объединением почты Microsoft Outlook Отправить сообщение электронной почты

Появится диалоговое окно для объединения с электронной почтой. Нажмите OK.

Mail Merge

Microsoft Word выполняет автоматическую флэш-публикацию электронных писем. На каждый адрес Word отправляет отдельное электронное письмо. Электронные письма не могут быть CCed или BCCed, а вложения не могут быть добавлены.

Вы можете сохранить документ, который вы использовали для слияния, поскольку он также сохраняет ссылку на источник данных, т.е. контакты. Открыв документ слияния, выберите «Да», когда Word попросит вас сохранить ссылку.

Добавьте этот Timesaver к вашей электронной почте Toolset

Немного потренировавшись, вы сможете выполнить весь процесс за несколько минут. Теперь вы можете создать письмо для группы одновременно с созданием письма для конкретного человека. Неважно, насколько велика группа.

Это также является хорошим поведением для группы электронной почты.

Использовать имя получателя в качестве приветствия. Таким образом, электронное письмо становится более персонализированным. Кое-что, чего очень не хватает электронным письмам с CC-ed.

Затем вы можете объединить почту для печати корреспонденции, этикеток и конвертов. Эта техника проста в освоении и использовании. Ознакомьтесь с малоизвестными функциями Outlook

Используете ли вы слияния для электронной почты? Или вы застряли с более распространенной привычкой к копированию (CC) и еще более «анонимной» слепой копией (BCC)? Поделитесь своими советами по производительности для Outlook

Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК

Группы контактов (ранее называвшиеся «списками рассылки») позволяют отправлять сообщения нескольким людям — группе друзей, группе коллег или даже проектной группе — без необходимости указывать имя каждого человека отдельно в поле «Кому», «Cc» или «CK».

Для получения информации о группах контактов в Outlook for Mac просмотрите раздел Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook for Mac.

На панели навигации выберите представление «Люди».

Примечание: Отдельные лица размещаются в одном из двух мест на панели навигации.

Если вы используете компактную навигационную панель, щелкните значок Люди.

Чтобы увидеть контакты, выберите значок Люди.

Нажмите слово Люди в расширенной навигационной панели.

В группе Мои контакты выберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно выбираются контакты.

На ленте выберите New Contact Group (Новая группа контактов).

Дайте название контактной группе.

Выберите Добавить участников и добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;

Добавление участников в новую группу

Для людей, которых нет в адресной книге или контактах, выберите New Contact Email.

Читайте так же:
Как быстро ранжировать значения, игнорируя ошибки в Excel?

Нажмите Сохранить и закройте программу.

Чтобы узнать, как отправить электронное письмо группе контактов, см. раздел Отправка электронного письма группе контактов.

Если вы всегда отправляете сообщения одной и той же группе людей, вы можете создать контактную группу (ранее называемую списком рассылки), в которую войдут все получатели предыдущего сообщения, которое вы им отправили. В следующий раз, когда вы захотите связаться с ними или запланировать встречу, вы сможете добавить группу контактов в строку «От» сообщения вместо того, чтобы добавлять каждого человека по отдельности.

Откройте сообщение, отправленное группе людей, которых вы хотите включить в контактную группу.

С помощью мыши выберите все имена в поле To или Cc.

Выбор людей в сообщении электронной почты

Скопируйте выделенный фрагмент, щелкнув правой кнопкой мыши или нажав CTRL+C.

В главном окне Outlook (не в открытом сообщении электронной почты) нажмите Люди на панели навигации

Выберите представление "Люди"

Выберите опцию Новая группа контактов.

Выбор команды "Создать группу контактов" на вкладке "Главная"

Пожалуйста, введите название контактной группы, например, Специальные проекты.

В разделе Контакты Outlook щелкните Добавить участников.

Добавление участников из контактов Outlook

Щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите CTRL+V.

Нажмите на кнопку ОК.

В сообщении электронной почты включенные вами люди появятся в виде списка участников вашей контактной группы.

Новая группа контактов с именами людей

Нажмите Сохранить и закройте.

Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными лицами. При просмотре списка вы заметите, что значки слева от имен указывают, кто из них кто. Значок карточки отображается рядом с отдельными контактами, а значок людей — рядом с группами контактов.

Значки людей, обозначающие группы контактов, и значки карточек, обозначающие отдельные контакты

Кроме того, людей можно в любое время добавить или удалить из группы контактов.

Можно импортировать контакты из Excel в Outlook, если у вас есть большое количество деловых или личных контактов.

Импортированная контактная информация может быть использована для создания списка контактов (ранее называемого «списком рассылки»).

К сожалению, вы не можете импортировать контакты непосредственно из списка рассылки Excel в список рассылки, но вы можете импортировать их в папку Контакты и создать список рассылки, используя эти контакты.

Дополнительные сведения об импорте контактов из Excel см. в Outlook.

Дополнительные сведения

Важно:Office 2010 больше не поддерживается. Используйте Microsoft 365 для удаленной работы с любого устройства и получения поддержки.

Создание группы контактов

Создайте группу контактов с новыми именами или добавьте имена из адресной книги

В группе Новый на вкладке Главная выберите представление Контакты и нажмите Новый контакт на вкладке Главная.

Команда

Введите имя контактной группы в поле Имя.

На вкладке Группа контактов группы Участники нажмите Добавить участников и выберите Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт по электронной почте.

В диалоговом окне Добавить новый контакт введите информацию о контакте.

Для добавления пользователя из контактов Outlook или адресной книги выполните следующие действия.

Щелкните раскрывающийся список Адресная книга и выберите адресную книгу, которая содержит адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.

Выберите имена, которые вы хотите включить в список, и нажмите кнопку Участники. Несколько адресных книг можно объединить в одну группу контактов.

После добавления каждого человека нажмите кнопку OK, чтобы добавить его в группу контактов.

Группы контактов хранятся в папке Контакты под именем, которое им было присвоено.

Создание контактной группы путем копирования имен из сообщения электронной почты

В поле Кому или Копия выберите имя сообщения, из которого необходимо скопировать имена.

Выделите фрагмент и нажмите Копировать.

В группе Новый элемент на вкладке Главная в представлении Почта выберите Новый элемент, Другие элементы и Контактная группа.

Введите имя группы контактов в поле Имя.

Читайте так же:
Как быстро ранжировать список по определенному значению в Excel?

В группе Участники на вкладке Группа контактов нажмите Добавить участников, затем выберите Из контактов Outlook или Из адресной книги.

Щелкните правой кнопкой мыши поле Участники в нижней части поля Выбрать участников и выберите Вставить.

Примечание: Участник, добавленный в контактную группу, может отсутствовать в адресной книге. Копирование и вставка из сообщения электронной почты включает его имя и адрес электронной почты.

Если вы получили сообщение, содержащее нужную вам группу контактов, сохраните его в списке контактов.

Просмотр сообщения электронной почты, содержащего контактную группу.

Щелкните правой кнопкой мыши контактную группу в поле Кому или CC и выберите Добавить в контакты Outlook.

Дополнительные сведения

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Создание списка рассылки

Контакты — это местоположение по умолчанию для списков рассылки. При наличии учетной записи Microsoft Exchange глобальный список адресов может служить в качестве списка глобальных списков рассылки для всех пользователей сети. Пользователи могут создавать личные списки рассылки в своих папках «Контакты», если они не предоставляются другим пользователям.

Сколько имен я могу добавить к списку рассылки?

Если у вас большие файлы контактов, вы можете добавить в список рассылки максимум несколько сотен имен. Хотя строгих правил нет, обычно список рассылки содержит 50-70 имен и адресов электронной почты. При минимальном размере файла контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).

Дополнительную информацию см. в статье базы знаний.

Сделайте одно из следующих действий:

Создайте список рассылки, используя имена из адресной книги

В меню Файл наведите курсор на кнопку Новый и выберите Список рассылки.

Дайте списку рассылки имя, введя его в поле Имя. Он может называться «Друзья разных».

На вкладке Список рассылки нажмите на кнопку Выбрать участников.

Выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки, из раскрывающегося списка Адресная книга.

Введите желаемое имя в поле Поиск. Когда оно появится ниже, щелкните его, а затем щелкните Участники.

Выполните эти шаги для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите OK.

Чтобы добавить подробное описание списка рассылки, нажмите Заметки на вкладке Список рассылки и введите текст на закладке Список рассылки.

Списки рассылки хранятся в папке Контакты под присвоенным им именем.

Создайте список рассылки, скопировав имена из сообщения электронной почты

В поле To или Copy выберите имена сообщений, из которых нужно скопировать имена.

Щелкните правой кнопкой мыши на именах и выберите в контекстном меню пункт Копировать.

Нажмите Microsoft Office и выберите список рассылки в списке Создать список Outlook.

Затем нажмите кнопку Выбрать участников во вкладке Список рассылки группы Участники.

Щелкните правой кнопкой мыши по полю Участники в нижней части диалогового окна Выбор участников и выберите Вставить.

Примечание: Участник, добавленный в список рассылки, может отсутствовать в адресной книге. Их имя и адрес электронной почты включаются, когда они копируют и вставляют сообщение электронной почты.

Нажмите кнопку ОК.

Заполните поле Имя именем списка рассылки.

На вкладке Список рассылки группы Действия нажмите Сохранить и закрыть.

По умолчанию списки рассылки хранятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в папке Контакты.

Откройте письмо, в котором содержится список рассылки.

Выберите пункт Добавить в контакты Outlook в контекстном меню, когда вы щелкаете правой кнопкой мыши список рассылки в заголовке сообщения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector