0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как быстро добавить новые контакты из электронной почты в адресную книгу Outlook?

Импорт контактов в Outlook

Вы можете импортировать контакты из файла CSV с помощью мастера импорта и экспорта в Outlook.

Выберите вкладку Файл на ленте Outlook.

Если в верхнем левом углу ленты нет пункта Файл, вы используете более позднюю версию Outlook. В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для вашей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

Затем выберите Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт. Появится диалоговое окно с заголовком Мастер импорта и экспорта.

Чтобы создать PST-файл Outlook, в меню "Файл" выберите пункт "Открыть и экспортировать", а затем пункт "Импорт/экспорт".

Для импорта данных из другой программы или файла нажмите Импорт, а затем Далее.

Мастер импорта и экспорта: импорт из другой программы или файла

Затем нажмите кнопку Next (Далее).

Мастер экспорта Outlook: выбор CSV-файла

Найдите файл контактов в диалоговом окне Импорт файла и дважды щелкните по нему в окне Импорт файла.

Перейдите к CSV-файлу контактов и выберите способ обработки повторяющихся контактов

Выберите один из следующих параметров, чтобы указать, как приложение Outlook должно обрабатывать дубликаты контактов:

В процессе импорта замените дубликаты. Outlook удаляет контактную информацию и использует вместо нее информацию в файле, если контакт есть в Outlook и в вашем файле. Если информация о контакте в файле более полная или актуальная, чем в Outlook, то следует выбрать этот вариант.

Разрешить создание дубликатов. Для контактов как в Outlook, так и в файле Outlook создает дубликаты: один с оригинальными данными Outlook и один с данными импортированного файла. Позже вы сможете объединить эту информацию и удалить дубликаты. Этот параметр применяется по умолчанию.

Не импортируйте дубликаты. Если контакт находится в Outlook и в файле, Outlook сохраняет информацию о контакте и удаляет данные из файла. Выберите этот параметр, если контактная информация в Outlook более полная или актуальная, чем в файле.

Нажмите кнопку Далее.

При необходимости прокрутите список выбора папок до верхней части, выберите папку Контакты и нажмите Далее. Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, выберите нужную папку Контакты.

Читайте так же:
Как в Outlook автоматически отвечать только на определенный домен?

При импорте контактов Google Gmail в почтовый ящик Office 365 выберите "Контакты" в качестве целевой папки.

Нажмите кнопку Готово.

При импорте контактов Gmail в почтовый ящик Office 365 нажмите кнопку "Готово", чтобы начать миграцию.

Outlook немедленно начнет импортировать контакты. Когда строка состояния импорта исчезает, это означает, что импорт завершен.

Чтобы просмотреть список контактов, нажмите значок Люди в нижней части Outlook.

В нижней части страницы щелкните значок "Люди ".

Выберите вкладку Файл на ленте Outlook.

Если на ленте нет пункта Файл, у вас нет Outlook 2010. Инструкции по импорту для вашей версии Outlook есть в статье What’s My Outlook Version?

В Outlook 2010 перейдите на вкладку "Файл".

Выберите Открыть > Импорт. Это приведет к запуску мастера импорта и экспорта.

Нажмите "Открыть", а затем — "Импорт".

Выберите Импорт из другой программы или файла в Мастере импорта и экспорта, затем нажмите Далее.

Выберите "Импорт из другой программы или файла".

Для импорта файла CSV выберите опцию Значения, разделенные запятыми (Windows).

Выберите импорт PST-файла

Выберите CSV-файл, который вы хотите импортировать, затем нажмите кнопку Далее.

Соответствующую опцию следует выбрать, если вы хотите заменить импортированными данными элементы, которые уже существуют в Outlook. В противном случае выберите опцию Не импортировать дубликаты.

Выберите PST-файл, который вы хотите импортировать.

Настройка параметров для импорта элементов. Выберите Фильтр, если вы хотите импортировать только определенные сообщения. Выберите вкладку Другие условия, если вы хотите импортировать только прочитанные или непрочитанные сообщения.

Как правило, вам не нужно изменять настройки по умолчанию. Папка верхнего уровня будет выбрана автоматически: Личные папки, Файл данных Outlook или адрес вашей электронной почты.

Выберите "Фильтр", если нужно импортировать только некоторые сообщения.

По умолчанию установлено значение Включать вложенные папки. Будут импортированы все папки в выбранной папке.

Опция Импорт в ту же папку в: обеспечивает соответствие импортируемого файла папкам файлов Outlook. Папка будет создана, если она еще не существует в Outlook.

Нажмите кнопку Готово. Данные будут немедленно импортированы в Outlook. Как только индикатор выполнения исчезнет, импорт будет завершен.

Список контактов можно просмотреть, выбрав «Контакты» в нижней части панели навигации Outlook.

Чтобы просмотреть свой список контактов, в нижней части меню навигации Outlook выберите "Контакты".

Вы можете импортировать контакты с помощью файла данных, разделенных запятой (CSV).

Для получения оптимальных результатов используйте файлы CSV, закодированные в UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

В нижнем левом углу выберите Люди, чтобы открыть страницу Люди.

Читайте так же:
Как быстро ответить, шаблон ответа включает исходное сообщение в Outlook?

В панели инструментов выберите Управление > Импортировать контакты.

Нажмите кнопку Обзор, выберите файл CSV и нажмите Открыть.

Нажмите кнопку Импорт.

В АЖНО: Если файл имеет кодировку, отличную от UTF-8, инструмент импорта может неправильно распознать и отобразить текст. Поэтому, чтобы проверить правильность и читаемость текста, инструмент отображает несколько примеров контактов из файла. Если текст отображается неправильно, нажмите кнопку Отмена. Для следующих шагов потребуется файл в кодировке UTF-8. Чтобы снова импортировать CSV-файл, преобразуйте его в UTF-8. Дополнительную информацию о кодировке UTF-8 см. в разделе Почему я должен заботиться о кодировке UTF-8?

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

При импорте контактов обычно нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если ваши контакты содержат неанглийские символы, такие как греческие, кириллические, арабские или японские символы, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранять в файле с кодировкой UTF-8, если эта опция доступна.

Для преобразования экспортированного файла CSV в UTF-8 можно использовать Excel или приложения сторонних разработчиков. Инструкции зависят от приложения.

Конвертирование файла CSV в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

В Excel можно создать пустой документ (книгу).

Выберите пункт Из текстового файла/CSV в меню Данные. Вам нужно выбрать тип файла Текстовые файлы (.csv), чтобы увидеть экспортированный CSV-файл. Нажмите кнопку Импорт.

В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечивает корректное отображение текста, например, кириллицу (Windows 1251), и нажмите Загрузить.

Проверьте правильность отображения символов в Excel.

На вкладке Файлы выберите Сохранить как. Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (с разделителями-запятыми) (*.csv).

Адресные книги

Помимо папки контактов, Outlook предлагает три дополнительные службы для управления контактной информацией: глобальный список адресов, персональная адресная книга и служба каталогов LDAP.

Работа с телефонным справочником

Microsoft Outlook может использовать различные источники адресной информации для создания сообщений электронной почты и выполнения других действий. Обычно такая информация находится в таких папках, как Контакты, из которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).

Читайте так же:
Как всегда отвечать на электронные письма с определенной учетной записи в Outlook?

Изменение диалогового окна Адресная книга (Рисунок 4.24) обычно появляется во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента. Например, диалоговое окно Выбор имен появляется, когда вы указываете получателя сообщения.

Пример 4.17: Открыть адресную книгу

> Сервис > Адресная книга.

В Microsoft Outlook можно использовать различные типы адресных книг, включая глобальный список адресов, личную адресную книгу или адресную книгу Outlook. В диалоговом окне Адресная книга вы можете указать, какие адреса вы хотите отображать в данный момент времени. Для этого выберите соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Показать имя из.

Каждая из перечисленных адресных книг содержит информацию, которую можно использовать для отправки сообщений, создания писем, совершения звонков и т.д. Как правило, адресные книги используются для следующих целей (в этом суть физического разделения пространства для хранения информации).

  • Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".

Диалоговое окно Адресная книга

Рисунок 4.24. Диалоговое окно адресной книги

  • Личная адресная книга. Собственная адресная книга пользователя, где рекомендуется хранить личные списки адресов с наиболее используемыми адресами. Различия между этой адресной книгой и папкой «Контакты» невелики, единственное, о чем я упомяну, это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке «Контакты» вся информация хранится в одном файле с расширением pst (контакты, задачи, сообщения).
  • Адресная книга Outlook. Адресная книга, созданная из папок, таких как Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В списке Показать имена из списка каждая адресная книга, созданная из папки Контакты, отображается в виде отдельной строки в разделе Адресная книга Outlook.
Читайте так же:
Как в Outlook не показывать (скрывать) все отмененные встречи?

Личная адресная книга

Поработав выше с папкой «Контакты», стоит рассмотреть работу с элементами личной адресной книги, поскольку в Outlook есть такая возможность. Работа с личной адресной книгой похожа на работу с другими типами адресных книг, не умаляя общего смысла.

Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе "Электронная почта".)

Пример 4.18: Создание ежедневника

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить новый справочник или адресную книгу

Дополнительные адресные книги

Тип адресной книги Личная адресная книга

Персональная адресная книга

Я хотел бы иметь личную адресную книгу. (Усаров Г. Е.)

Сортировка записей по фамилиям

На вкладке Личная адресная книга можно изменить расположение файла, в котором будет храниться контактная информация, а на вкладке Заметки можно ввести заметки о книге. После добавления новой книги необходимо перезапустить Outlook, чтобы новая учетная запись работала в приложении.

Физическое лицо может создать только одну учетную запись Personal Address Book или Outlook Address Book.

Диалоговое окно Личная адресная книга

Рис. 4.25. Диалоговое окно «Личная адресная книга

Создание контакта в адресной книге

Теперь рассмотрим основные аспекты работы с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.

Пример 4.19: Создание контактов.

Обслуживание повестки.

Источник адресов Личная записная книжка (Усаров Г.Э.)

> Файл > Создать адрес. (рис. 4.26)

Персональная адресная книга (Усаров Г. Е.).

Тип адреса Адрес другого типа

Джордж Усаров (рис. 4.27)

Электронный адрес := usarov@mail.ru

Тип электронной почты := SMTP

Читайте так же:
Как включить или отключить автозаполнение списка адресов электронной почты в Outlook?

Заполнение остальных вкладок личной адресной книги практически идентично созданию нового элемента в папке Контакты. Созданный контакт появляется в поле информации адресной книги.

Диалоговое окно Создание адреса

Рис. 4.26. Диалоговое окно создания адреса

Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Рисунок 4.27: Диалоговое окно «Свойства»: Создать: адрес другого типа

Одним из новшеств Outlook является возможность скрывать информацию ненужных полей контактов. Для этого подведите курсор к пересечению заголовков полей на полосе в верхней части информационной панели и, удерживая левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 показано диалоговое окно Адресная книга, в котором отображаются только два поля: Имя и Адрес электронной почты.

Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Рисунок 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Параметры адресной книги

Настройки по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах определяются в диалоговом окне Адреса.

Пример 4.20. Обработка адреса

> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)

Показать список адресов с контактами вначале

Хранение персональных адресов в адресной книге

Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Некоторые комментарии к этому примеру. Первоначально этот выпадающий список задает папку, данные которой будут отображаться при появлении этого диалогового окна при выборе получателей почты и т.п. Второй раскрывающийся список указывает, куда будут сохраняться новые контакты, которые являются основной базой данных для пользователя.

Диалоговое окно Обработка адреса

Диалоговое окно Обработка адреса

Рис. 4.29. Диалоговое окно Обработка адресов

Мы еще не говорили об электронной почте, но одним из элементов создания сообщения электронной почты является правильное заполнение полей To (Кому), Copy (Cc) и Blind Copy (Bc). В случае, когда информация в этих полях не берется из адресной книги, а вводится вручную, Outlook перед отправкой сообщения проверяет, есть ли они в адресной книге. Outlook предлагает создать новую запись для контакта, если указанный адрес не может быть найден. Процедура проверки определена в третьем разделе диалогового окна Адресация.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector