Как автоматически заполнять другие ячейки при выборе значений в раскрывающемся списке Excel?

Excel works!

Что это за инструмент? Как сделать выпадающий список в E xcel? Ответы ниже. Раскрывающийся список текстовых значений — полезный инструмент, позволяющий сохранить перечень текстовых значений (например, фамилий), которые нужно вносить в ячейку. В основном они используется при формировании бухгалтерской, управленческой и прочей отчетности, для контроля внесения информации . Существует несколько способов создания выпадающих списков.

Как сделать выпадающий список в Excel? Простой способ

Значения указаны в столбце. Важно, чтобы между ними не было пустых строк. В следующей ячейке, куда вы хотите ввести данные, откройте меню (правая кнопка мыши). Заполнение может быть выполнено над или под заполняемой областью. Выберите «Выбрать из выпадающего списка» в меню.

То же самое делается с помощью комбинации двух клавиш «ALT + стрелка вниз». Узнайте о других клавишах быстрого доступа.

Постоянный раскрывающийся список. Сложный способ

Можно сделать подобный список, зафиксировав нужные данные. Выделите диапазон с информацией, который будет являться списком, и сделайте следующие действия:
Версия 2003 и более старая: Вставка — Имя – Присвоить.
Версия 2007 и более свежая: Формулы – Диспетчер имен – Создать. Выбрать нужный диапазон и присвоить имя . Кнопка ОК. Или выделить диапазон и воспользоваться горячей клавишей CTRL + SHIFT + F3 .

Вы можете указать любое имя, но оно не должно содержать пробелов (используйте знак подчеркивания). Также нельзя использовать символ или цифру в начале названия.

Теперь, в ленте инструментов выбираем Данные — Проверка данных — в открывшемся меню выбираем Список (картинка номер 1). В «источник» ставим «=» и пишем созданное имя диапазона (см выше), можно нажать F3 или выбираем произвольный диапазон данных (выбираем нужный диапазон вручную). Далее, начиная заносить информацию в ячейки, будут появляться данные на выбор — выпадающий список

Так же отличный способ сослаться на диапазон управляемой таблицы (Вставка — Таблица). Такая таблица автоматически добавит в конец диапазона новые данные.

Автозаполнение ячеек данными в MS Excel

MS Excel – не просто табличный редактор, это настоящая среда разработки, которая обладает внушительным арсеналом возможностей по упрощению жизни пользователя. На самом деле, при должном умении и навыке работы, уровень автоматизации всего и вся в MS Excel просто удивляет – кажется, разработчики предусмотрели буквально всё, что может потребоваться пользователю.

Одна из весьма полезных возможностей программы называется автозавершением ввода, или по простому – автозаполнением ячеек.

Автозавершение ввода в MS Excel

Автозавершение ввода работает просто: если пользователь вводит данные в ячейки одного столбца таблицы (при этом не оставляя пропусков строк в столбце), то при вводе очередного значения MS Excel постарается “предугадать” мысли пользователя и выведет предполагаемое продолжение вводимого значения. Если MS Excel “угадал” и предложил именно то, что хотел пользователь, можно просто нажать Enter на клавиатуре и это значение окажется в ячейке.

Стандартное автозавершение ввода в Excel – я ввел в ячейку первую букву, а Excel «додумал» все остальное. В этот раз не ошибся

Естественно MS Excel не “угадывает” действия пользователя, а просто берет уже введенные ранее значения и смотрит насколько они совпадают с тем, что вводит пользователь. К примеру, если раньше в одной из ячеек (в этом же столбце) встречалось упоминание Иванова Ивана, то набрав в новой ячейке первые буквы Ив, вы увидите предложение MS Excel автоматически заполнить ячейку уже встречавшимся ранее сочетанием “Иванов Иван“.

Надо отметить, что мой пример с именем и фамилией – не самый удачный. Дело в том, что имя и фамилия у разных людей сильно отличается и вряд ли в вашем столбце будет хотя бы три “Ивана Иванова”, так что автозаполнение тут не принесет никакой пользы.

Другое дело, когда речь идет о столбце с повторяющимися данными. К примеру, при заполнении столбца “семейное положение” (подразумевающего не так много комбинаций), простой набор “Хо” (холост) или “Ж” (женат) вместо целого слова, здорово сэкономит вам время.

Отключение автозаполнения ячеек в MS Excel

Иногда автозаполнение ячеек в MS Excel не помогает, а только мешает (некоторые пользователи считают, что можно не заметить, как нужная запись автоматическим заменится на значение начинающееся с тех же букв, а некоторых просто раздражает “выскакивающий текст” в активной ячейке). В этом случае, можно просто отключить автозавершение ввода MS Excel, хотя лично я и не рекомендовал бы это делать.

Чтобы отключить функцию автозаполнения, зайдите в настройки MS Excel (Файл » Параметры).

Перейти на кладку “Дополнительно” (иногда “Параметры”) и снять галочку с переключателя автозавершение значений ячеек.

Чтобы снова активировать эту функцию, просто установите флажок снова.

Использование Excel без автозаполнения данных (я бы не рекомендовал этого делать)

Выбор значения для автозаполнения из раскрывающегося списка

Использование списка уже введенных значений для ускорения ввода данных в ячейки MS Excel также является интересным приемом.

Это соответствует тем же принципам, что и автозаполнение (в пределах одного столбца и без пропуска строк), но позволяет более гибко подходить к выбору.

Если активировать очередную ячейку заполняемого столбца и ничего в ней не писать, а нажать на клавиатуре сочетание клавиш Alt + стрелка вниз, то под этой ячейкой по-
явится выпадающий список содержащий все уже введенные равнее в данный столбец значения. Остается только выбрать из этого списка нужное (мышью или стрелками клавиатуры) и оно мгновенно будет помещено в текущую ячейку.

Альтернативный (от слова Alt!) вариант автозаполнения в MS Excel из раскрывающегося списка