0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как (автоматически) заменить вложения ссылками в Outlook?

Настраиваем в Microsoft Outlook внешний вид сообщений электронной почты

Независимо от используемого редактора сообщений, Microsoft Outlook позволяет отправлять и получать сообщения в форматах HTML, Microsoft Outlook RTF и обычного текста. По умолчанию форматом сообщений в Microsoft Outlook является HTML. Этот формат поддерживает форматирование текста, нумерацию, пули, выравнивание, горизонтальные линии, изображения (включая фоны), стили HTML, бланки, подписи и ссылки на веб-страницы. Поскольку HTML может быть включен в большинство популярных программ электронной почты, его рекомендуется использовать при отправке сообщений через Интернет или внутри компаний, использующих Microsoft Exchange Server.

Обычный текст поддерживается всеми приложениями электронной почты. Вы можете настроить получение сообщений только в этом формате. Однако жирный шрифт, цвет, курсив и другие элементы форматирования недоступны в обычном тексте. Он также не поддерживает отображение изображений в тексте сообщений, но вы можете прикреплять изображения в качестве вложений.

Помимо Microsoft Outlook RTF, Microsoft Exchange Client версий 5.0 и 4.0, а также Microsoft Office Outlook поддерживают Microsoft Outlook RTF. Сообщения в формате RTF можно отправлять внутри организации, использующей Microsoft Exchange Server, но рекомендуется работать с форматом HTML. Он позволяет форматировать текст, включая метки, выравнивание и связанные объекты (объекты, созданные в исходном файле и вставленные в файл назначения с сохранением связи между ними). Связанные объекты в файле назначения могут обновляться при обновлении исходного файла). Приглашения на встречу, запросы на встречу и сообщения о кнопке голосования автоматически создаются в Microsoft Outlook в формате RTF и могут быть отправлены через Интернет другим пользователям независимо от выбранного по умолчанию формата.

Обычно нет необходимости изменять формат сообщения. Когда вы отправляете сообщение в формате HTML другим пользователям, чье программное обеспечение электронной почты не поддерживает этот формат, сообщение автоматически отображается в формате обычного текста. Когда сообщение в формате RTF отправляется через Интернет, оно по умолчанию преобразуется в HTML. При этом сохраняется форматирование сообщения. Вместо этого можно использовать обычный текст, но форматирование и вложения будут недоступны. Если приглашение на встречу или сообщение отправляется через Интернет, оно автоматически преобразуется в стандартный формат iCal для элементов Интернет-календаря, поддерживаемый другими программами.

Читайте так же:
Как всегда показывать полный адрес электронной почты в списке рассылки?

Outlook сохраняет формат вашего ответа, когда вы отвечаете на сообщение. При выборе опции «Читать сообщения как обычный текст» будет использоваться исходный формат сообщения. В этом случае, если исходное сообщение не изменено и включен параметр «Читать сообщения как обычный текст», ответ будет отправлен в формате обычного текста. Чтобы изменить формат сообщения на HTML или RTF, перейдите на информационную панель. Теперь ответ появится в новом формате.

В некоторых случаях может потребоваться изменить формат конкретного сообщения. Например, получено обычное текстовое сообщение, на которое необходимо ответить или перевести его в HTML с помощью соответствующих средств. Однако может возникнуть необходимость отправить сообщение в определенном формате. Например, если сообщение содержит связанные объекты, необходимо использовать формат RTF Microsoft Outlook, поскольку эти объекты поддерживаются только в этом формате. Microsoft Outlook предлагает гибкие варианты действий в таких ситуациях.

Добавление фонового рисунка в сообщение

  1. Откройте сообщение в формате HTML и щелкните текст сообщения.
  2. Щелкните по меню Формат команды Фон и выберите команду Изображение.
  3. По умолчанию в списке файлов есть форма, доступная в Microsoft Outlook.
  4. В поле Файл введите путь к чертежу на жестком диске, URL-адрес чертежа в Интернете или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти чертеж.

Если изображение меньше, чем область текста сообщения, оно повторяется столько раз, сколько необходимо, чтобы покрыть всю область текста.

Для этой процедуры может быть использован только формат HTML.

Цвет фона сообщения можно изменить в меню Формат подменю Фон. Выберите команду Цвет и выберите подходящий цвет из палитры.

Выбор бланка, используемого по умолчанию во всех новых сообщениях

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл пункт Параметры и откройте вкладку Сообщение.
  2. В списке Формат создания сообщения выберите опцию HTML.
  3. В списке форм по умолчанию нажмите на нужную форму.

Выбор бланка, используемого по умолчанию в одном новом сообщении

  1. Выберите команду Новое сообщение с командой из меню Действия и щелкните нужную форму.
  2. Если нужной формы нет в списке, выберите Другие формы и выберите форму из списка форм. Чтобы загрузить дополнительный бланк из Интернета, нажмите Другие бланки.
Читайте так же:
Как автоматически отклонять приглашения на собрания от определенных людей в Outlook?

Отметка сообщения как частного, личного или для служебного пользования

  1. В отмеченном сообщении нажмите кнопку «Опции».
  2. В группе «Маркировка» выберите нужный тип маркировки.

Отметка сообщения как одного из параметров носит лишь рекомендательный характер. Сообщения зависят от получателей. Они могут быть, например, пересланы. Чтобы предотвратить действия получателей, можно создавать сообщения электронной почты с ограниченными правами.

Добавление рисунка в сообщение

Как и другие программы электронной почты, Outlook позволяет отправлять изображения. Вы можете прикреплять изображения непосредственно к тексту или вставлять их как вложения, хотя в первом случае существует ограничение на формат сообщения. На самом деле, как интегрировать изображение в текстовое сообщение? Давайте рассмотрим этот процесс подробнее.

Сообщение HTML — откройте сообщение и выберите команду Изображение из меню Вставка. В поле Источник изображения введите путь к изображению на жестком диске, URL-адрес изображения в Интернете или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти изображение. Установите остальные параметры по необходимости.

R TF-сообщение или другой элемент Microsoft Outlook — Приведенные ниже процедуры можно применять к различным типам объектов, включая изображения. Microsoft Office и любая другая программа, поддерживающая связанные и внедренные объекты, может воспользоваться преимуществами связанных и внедренных объектов для добавления фрагмента или всего документа в элемент.

Создание нового внедренного объекта – щелкните на элементе, в который требуется поместить внедренный объект. Выберите в меню Вставка команду Объект. Установите переключатель Создать новый. В списке Тип объекта выберите тип объекта, который требуется создать. Чтобы внедренный объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка.

Список Object Type включает только установленные на компьютере приложения, которые поддерживают связывание и развертывание объектов.

Создание ссылок или встроенных объектов из фрагментов существующих файлов — Найдите объект, содержащий информацию, на основе которой будет создан связанный объект, и выберите необходимый фрагмент.

  1. Нажмите кнопку «Копировать» или «Вырезать» на стандартной панели инструментов.
  2. Перейдите к элементу, в который нужно вставить вырезку, и щелкните там, где ее нужно разместить.
  3. Выберите пункт Paste Special в меню Edit.
  4. Выполните одно из следующих действий: Для создания связанного объекта установите переключатель Link; для создания внедренного объекта установите переключатель Paste. В списке As щелкните строку с нужным вам форматом файла. Чтобы создать связанный объект, установите переключатель Link; чтобы создать внедренный объект, установите переключатель Insert. Щелкните строку с нужным форматом файла в списке How to.
Читайте так же:
Как автоматически доверять всем письмам от моих контактов в Outlook?

Создание связанного или внедренного объекта из всего существующего файла — щелкните позицию, в которую нужно поместить связанный или внедренный объект.

Отправка крупных файлов в Outlook

Прикрепление файла, превышающего максимальный размер, приведет к появлению сообщения об ошибке. Существует несколько способов обойти это ограничение, включая использование службы обмена файлами или сжатие файла.

С помощью Outlook можно отправлять файлы только определенного размера. Следовательно, вы не сможете постоянно загружать очень большие вложения, что превысит ограничения многих интернет-провайдеров. Для учетной записи электронной почты в Интернете. Совокупное ограничение на размер файла для Outlook.com или Gmail, например, составляет 20 МБ, а стандартное ограничение для учетных записей Exchange (электронная почта) — 10 МБ.

Сохранение файла в облачной службе и отправка ссылки на него

Существует множество облачных хранилищ, куда можно отправлять большие файлы и затем обмениваться ими. Наиболее популярными облачными хранилищами являются OneDrive, Dropbox, iCloud и Google Drive. Если файл хранится в облаке, вы можете включить ссылку на него в свое электронное письмо.

Добавьте файл в облачную службу, например OneDrive или Dropbox.

Вы получите от службы ссылку для доступа к файлу. Получатель сообщения сможет получить доступ к ссылке для загрузки файла.

Когда файл окажется в электронном письме, скопируйте ссылку и вставьте его.

Дополнительные сведения об отправке файлов и создании ссылок для загрузки см. в статьях Добавление фотографий и файлов в OneDrive и Совместный доступ и изменение разрешений.

Сжатие файла

Размер сжимаемого файла уменьшается, поэтому он может стать меньше ограничений Outlook. В следующих статьях приведены инструкции по сжатию и извлечению файлов в различных операционных системах Windows:

Уменьшение размера изображения

При отправке больших изображений можно автоматически изменять их размер.

Читайте так же:
Как включить / выключить напоминания и звук напоминания в Outlook?

Прикрепите изображения к электронному письму.

Щелкните Файл > Сведения.

В разделе Графические вложения выберите Минимизировать крупные изображения при отправке сообщений.

Снова нажмите Отправить на своем сообщении.

Сохранение файла в библиотеку сервера SharePoint

Если вы используете Outlook на работе и пользуетесь SharePoint, вы можете сохранить файл в библиотеке SharePoint и поделиться ссылкой на него. Инструкции см. в разделе Общий доступ к документу с помощью SharePoint или OneDrive.

Сообщение «Размер вложения превышает допустимый предел» появится в Outlook 2010 и Outlook 2007.

Примечание: Для получения дополнительной информации об изменении максимально допустимого размера вложения см. раздел «Размер вложения превышает допустимый лимит».

Даже если размер сообщения не превышает лимит вложений в Outlook или Exchange Server, поставщик услуг электронной почты получателя может блокировать сообщения с большими вложениями. Чтобы уменьшить размер вложений, отправляемых в Outlook, см. эту справку.

Провайдер электронной почты ограничивает максимальный размер писем, поэтому отправка больших вложений не всегда является лучшим решением.

Сообщение может превысить квоту хранения в почтовых ящиках получателей, если почтовый ящик превысит квоту хранения, то другие сообщения могут быть получены.

В процессе отправки сообщения может быть превышена квота хранения почтового ящика. Все отправленные сообщения сохраняются в папке «Отправленные». При определении лимита размера почтового ящика необходимо также учитывать отправку больших вложений другим людям. Сообщение может быть заблокировано, если превышена квота хранения.

Раздутое вложение Когда файл прикрепляется к сообщению, он должен быть закодирован. В процессе кодирования вложенные файлы становятся в 1,37 раза больше, чем на компьютере. Например, если вы отправляете вложенный файл размером 5 МБ, он будет отправлен в виде данных размером 6,85 МБ.

Существует несколько способов обмена большими файлами и совместной работы с другими без отправки вложений.

Библиотеки на Microsoft SharePoint Server Если у вас есть доступ к библиотеке SharePoint Server, вы можете сохранять файлы в ней. Дополнительные сведения см. в разделе «Сохранение файла в библиотеке SharePoint». Вы можете получить доступ к библиотекам SharePoint непосредственно в Outlook.

Читайте так же:
Как автоматически отвечать на полученные сообщения, когда вы заняты в Outlook?

SharePoint Server предоставляет вам «Мой сайт», поэтому вы можете поместить свои файлы в библиотеку «Общие документы моего сайта», а затем включить ссылку на файл в сообщение.

Открыв библиотеку документов SharePoint, в которую вы загрузили файл, щелкните правой кнопкой мыши ссылку на документ, выберите «Копировать ярлык», а затем скопируйте (CTRL+V) ярлык в сообщение.

OneDrive OneDrive — это бесплатная служба Microsoft, предоставляющая защищенное паролем онлайн-хранилище, которое можно использовать для обмена файлами через Интернет с друзьями и коллегами. OneDrive поддерживает сохранение документов Microsoft Office напрямую. Чтобы узнать больше, посмотрите видеоролик о OneDrive.

Сетевые общие местоположения Сохраните файлы в папке, к которой могут получить доступ получатели. Затем можно отправить получателям сообщение, содержащее ссылку на общее местоположение. На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка. Если путь к общему расположению или имя файла содержат пробелы, см. раздел Добавление ссылок с пробелами в электронное письмо.

Отправляете кому-то фотографии? Если вы отправляете изображения, увеличьте их перед отправкой. Получите советы о том, как уменьшить размер рисунков и вложений. С помощью современных цифровых камер можно передать любую фотографию (не менее 3 МБ). Для тех, кто не хочет, чтобы их фотографии были изменены, существует множество веб-сайтов, позволяющих отправлять изображения и посылать ссылку на них в сообщении.

Вы можете обнаружить, что даже короткий видеофайл имеет очень большой размер на сайтах обмена видео. Вы можете обмениваться видеоклипами с помощью методов, описанных в этой статье, или на видеосайтах.

Примечание: Когда вы прикрепляете файл к сообщению, получатель идентифицируется. Прежде чем отправлять туда файлы, следует ознакомиться с настройками конфиденциальности и безопасности общего места или службы; это касается и пользователей, имеющих доступ к файлу.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector