0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически заархивировать вложения в Outlook?

Как автоматически заархивировать вложения в Outlook?

Перемещая элементы в архив, Автоархив помогает освободить место в почтовом ящике или на сервере электронной почты. В зависимости от ваших настроек, Автоархив выполняет одно или оба следующих действия

Перемещает элементы из их исходного расположения (обычно одной из активных папок) в папку архива.

Куда уходят элементы?

Архивный файл — это тип файла данных Outlook (PST). При первом запуске AutoArchive архивный файл будет автоматически создан в месте C:UsersDocumentsFiles Outlookarchive.pst.

Как найти папки, перечисленные в этой статье?

Некоторые папки могут быть скрыты. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в разделе Просмотр скрытых файлов.

Безвозвратное удаление файлов через определенное время.

Если вы решили удалить элементы, они не архивируются. Если вы выбрали архивирование элементов, они не могут быть удалены функцией автоматического архивирования. После архивации элементы могут быть удалены только вручную.

Если в вашем профиле Exchange есть несколько учетных записей Outlook и вы настроили автоматическое архивирование для одной учетной записи, те же параметры автоматически применяются ко всем остальным учетным записям Exchange.

Подробнее об AutoArchive можно узнать в этой статье.

Сроки хранения элементов Outlook

Элемент Outlook с истекшим сроком хранения архивируется во время следующего сеанса автоархивации, если он специально не помечен как просроченный. Здесь приведена таблица с периодами хранения по умолчанию для каждой папки Outlook:

Срок эксплуатации

«Входящие» и «Черновики»

«Отправлено» и «Удалено».

Примечание: Для папок, содержащих элементы такого же типа, как Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Журнал, срок хранения по умолчанию также составляет шесть месяцев. Например, это может быть папка электронной почты, созданная для получения отчетов о состоянии дел от коллег, или папка контактов, созданная для личных контактов.

Читайте так же:
Как архивировать электронные письма в зависимости от размера сообщения в Outlook?

Определение срока хранения элемента

Тип статьи (на англ. языке)

Начало отсчета срока хранения

Сообщения электронной почты

Если сообщение было отредактировано и сохранено позже, то дату и время его получения. В качестве примера можно привести изменение состояния прочитанного или непрочитанного сообщения.

Встреча, мероприятие или встреча в календаре

( В зависимости от того, что произошло позже), когда элемент был в последний раз изменен и сохранен. Повторяющиеся элементы не обрабатываются автоархивированием. Независимо от даты последнего сохранения, архивируются только те элементы календаря, которые уже существовали.

Дата последнего изменения или завершения. Незавершенные задания не архивируются функцией автоматического архивирования. Задания других пользователей архивируются только после того, как они будут помечены как завершенные.

Дата и время последнего изменения заметки.

Дата последнего создания или изменения записи дневника и ее сохранения.

По умолчанию контакты не архивируются. Однако вы можете архивировать их вручную.

Параметры автоархивации

В данном разделе подробно описаны параметры, которые можно использовать для настройки автоархивации.

Диалоговое окно "Автоархивация"

Автоархивирование каждые n дней. Выберите частоту автоархивирования. При одновременном архивировании большого количества элементов ваш компьютер будет работать медленнее. Поэтому мы рекомендуем использовать автоархивацию чаще, чтобы уменьшить количество элементов, которые необходимо обработать.

Чтобы отключить автоматическое архивирование, снимите флажок Автоматическое архивирование каждые n-ые сутки.

Отправка подсказки перед автоархивированием Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы перед обработкой элементов Outlook появлялось приветствие. Вы можете отменить запланированную сессию автоархивирования, нажав Нет в сообщении с напоминанием об этом.

Удалить истекшие элементы (только для папок электронной почты) Эта опция по умолчанию отключена. Установите флажок, чтобы удалять сообщения по истечении срока хранения.

Архивировать или удалить старые элементы Установите этот флажок, если вы хотите указать или изменить приведенные ниже параметры. Если этот параметр не отмечен, автоматическое архивирование начинается с настройками по умолчанию.

Читайте так же:
Как автоматически удалить ответы / подтверждения встреч в Outlook?

В области навигации установите этот флажок, чтобы отобразить папку Архив вместе со всеми остальными рабочими папками. Если папка Архив не отмечена, вы все равно можете открыть ее: щелкните вкладку Файл, затем вкладку Открыть, а затем выберите Открыть файл данных Outlook.

Архивирование элементов старше указанного периода времени (в днях, неделях или месяцах). Укажите период от одного дня до 60 месяцев.

Архивирование старых элементов в папку Выберите этот параметр, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле отображается папка по умолчанию. Укажите здесь путь к папке или перейдите к ней, нажав кнопку Обзор. Вы можете отключить функцию Удалить старые элементы навсегда, выбрав этот параметр.

Постоянное удаление элементов Этот параметр позволяет удалять элементы, срок действия которых истек. Эти элементы не перемещаются в другую папку и не хранятся в архиве. При выборе этого параметра отключается опция Переместить старые элементы в папку.

Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если вы хотите применить настроенные параметры автоматического архивирования ко всем папкам. Если вы хотите сделать уникальные настройки для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Чтобы настроить параметры для одной папки, щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Свойства, перейдите на вкладку Автоматическое резервное копирование и внесите изменения.

Как автоматически заархивировать вложения в Outlook?

Хотели бы вы знать, получаете ли вы каждую неделю или даже каждый день уведомления о том, что ваш почтовый ящик почти заполнен? Mailbox Cleanup — это одноразовая очистка «один ко многим», позволяющая сократить размер почтового ящика.

В Outlook выберите Файл > Инструменты > Удаление почтового ящика.

Очистка почтового ящика

Вы можете делать следующее

Читайте так же:
Как быстро ответить, шаблон ответа включает исходное сообщение в Outlook?

Просмотр общего размера почтового ящика и его отдельных папок;

Используйте определенную дату или определенный размер, чтобы найти товары старше этого срока.

Архивные элементы с помощью самоархивирования;

Чтобы посмотреть размер папки «Удаленные элементы» и очистить ее;

Проверьте размер папки Conflicts и удалите ее.

Советы по очистке почтового ящика

Если почта хранится на почтовом сервере, таком как Exchange, администратор может ограничить функциональность при достижении предельного размера почтового ящика. Например, при достижении 90 МБ будет отображаться предупреждение, при достижении 100 МБ сообщения не могут быть отправлены, а при достижении 110 МБ сообщения не могут быть получены.

Существует несколько способов управления размером почтового ящика.

Архивировать старые элементы — перемещение старых элементов в архив. Вы можете создать отдельный файл данных Outlook (PST) в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с одинаковым интервалом. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете решить, какие объекты архивировать, когда их архивировать и где их хранить.

Если команда Archive не появляется на вашем компьютере, возможно, эта функция была отключена в вашей организации.

Папка «Удаленные» должна быть очищена. Следите за тем, чтобы не сохранять сообщения, регулярно проверяя папку «Удаленные».

Удалите папку нежелательной почты: Периодически опустошайте папку нежелательной почты, чтобы сэкономить место в папке входящих сообщений для интересующих вас сообщений.

Вложения не следует хранить в почтовом ящике. Для хранения вложений может потребоваться много места, поскольку они накапливаются со временем. Вложения можно сохранить на сайте группы, в OneDrive или в папках на вашем компьютере.

Выберите Файл > Инструменты очистки > Очистить почтовый ящик в Outlook.

Средство очистки почтового ящика

Могут быть выполнены следующие операции

Читайте так же:
Как восстановить или восстановить жестко удаленные электронные письма в Outlook?

Просмотр размера почтового ящика, включая его отдельные папки;

Найдите вещи старше определенной даты или больше определенного размера.

Элементы архива с помощью автоархивации;

Просмотрите размер папки «Удаленные» и удалите ее;

Вы можете удалить конфликтные папки на основе их размера.

Советы по очистке почтового ящика

При достижении размера почтового ящика администратор почтового сервера, на котором хранится ваша почта, может ограничить функциональность вашей почты. При достижении 90 МБ на жестком диске вы получите уведомление. Если вы достигнете 100 МБ, вы не сможете отправлять сообщения. А если вы достигнете 110 МБ, вы не сможете получать сообщения.

Вот несколько способов управлять размером почтовых ящиков.

Архивировать старые элементы — перемещение старых элементов в архив. Вы можете создать отдельный файл данных Outlook (PST) в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с одинаковым интервалом. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете решить, какие элементы архивировать, когда их архивировать и где их хранить.

Примечание: Если команда Архивировать не появляется на вашем компьютере, возможно, эта функция отключена в вашей организации.

Очистите папку «Удаленные». Часто проверяйте папку «Удаленные», чтобы убедиться, что вам не нужно сохранять какие-либо сообщения.

Периодическая очистка папки нежелательной почты позволит увеличить место в папке «Входящие» для важных сообщений.

Прикрепление вложений к внешней стороне почтового ящика. Со временем вложения накапливаются, что может занять много места. Когда вы хотите сохранить вложения, вы можете сделать это на сайте группы, в OneDrive или в папках на вашем компьютере.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector