0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически выделять определенные ключевые слова из входящих писем в Outlook

Поиск в Outlook

Инструмент поиска Outlook позволяет находить сообщения, контакты, задачи и записи в календаре.

Вы можете ввести несколько фраз в поле поиска в верхней части окна Outlook. Помимо слов и фраз, это поле может содержать различные операторы и ключевые слова для уточнения результатов поиска.

Чтобы начать поиск, нажмите на поле поиска в верхней части окна Outlook. Отображаются предложения по поиску. Эти предложения основаны на результатах поиска и журнале сообщений. Предложение поиска со значком часов слева возвращает все сообщения, содержащие поисковую строку в теме или тексте сообщения, а также вложения Microsoft 365.

Примечание: Outlook использует так называемый поиск по префиксному соответствию. Поэтому, если вы введете в поле поиска слово ivan, Outlook вернет сообщения, содержащие слова ivanov, ivanovich и ivan, но не sofa или liwan. Он также считает числа, прикрепленные к словам (без пробелов между словом и числом), частью слова. Поиск по слову «365» НЕ приведет к появлению сообщений, содержащих «Microsoft365».

В дополнение к предложенным фразам Outlook также отобразит опции для поиска сообщений от пользователей, которым вы недавно отправляли электронные письма.

Основы поиска

Если вы вводите слова в поле поиска, Outlook проверяет каждое письмо и вложение на наличие этих слов. Например, если ввести слово «project» (с кавычками или без), Outlook вернет все сообщения, содержащие слова «project», «projects», «projector», «projecting» и т.д. в имени отправителя, теме, тексте или вложениях.

Если вы укажете адрес электронной почты, например dariya.belyakova64@yahoo.com, Outlook вернет все сообщения с этим адресом в теме, теле или вложении, а также все сообщения, полученные с этого адреса. В результатах поиска будут показаны только сообщения, отправленные с определенного адреса, если в строке поиска набрать dariya.belyakova64@yahoo.com.

Чтобы найти сообщение с более чем одним словом в теме письма, эффективнее искать по теме. Например, чтобы найти сообщение с темой Spring Planning Meeting Agenda 04.05.2021, введите в поле поиска Planning Meeting или Spring Planning Meeting Agenda.

Читайте так же:
Как автоматически фильтровать и блокировать электронные письма по именам отправителей в Outlook?

Знаки препинания в поле поиска игнорируются. Термин «весенняя встреча по планированию» рассматривается так же, как и «весенняя встреча по планированию».

Числовые строки, содержащие менее пяти цифр, игнорируются. При поиске «98101» ввод «9810» не даст результатов.

Чтобы Outlook работал без сбоев, возвращаются только первые 250 результатов поиска. Если в этом списке нет товаров, которые вы ищете, попробуйте уточнить условия поиска.

Если условия поиска выражены на нескольких языках, возможно появление противоречивых результатов.

Использование встроенных фильтров поиска Outlook

В Outlook есть встроенные фильтры поиска. Чтобы узнать о них подробнее, щелкните поле поиска. Вы можете выполнять расширенный поиск, нажав кнопку фильтрации в правой части окна поиска. Можно также изменить ленту Outlook, включив в нее вкладку Поиск. Используйте элементы управления в группе Уточнить, чтобы сузить результаты поиска.

Независимо от того, используете ли вы упрощенную или классическую ленту, поле поиска расположено в верхней части экрана.

Используйте поле поиска в верхней части экрана с помощью упрощенной ленты

Используйте поле поиска в верхней части экрана с помощью классической ленты

Используйте расширенный поиск в Outlook

Справочные таблицы по поиску

В следующей таблице приведены примеры поисковых запросов, которые могут быть полезны. Операторы AND, NOT, OR, <, >, = и другие также могут быть использованы для уточнения поискового запроса. Операторы должны быть введены в верхнем регистре.

Все, что содержит буквы ivan, ivanov и ivan. Иначе — все, что содержит комбинацию строчных и прописных букв. Мгновенный поиск игнорирует регистр. Элементы, содержащие abcIVANdef или 123ivan, не будут найдены с помощью этого поиска.

Элементы, содержащие ivan с любым вариантом предыдущей строки или voronkov с любым другим словом, содержащим voronkov, но не обязательно в таком порядке.

ivan И voronkov

Элементы, содержащие оба слова (voronkov и ivan), но не обязательно в таком порядке. Обратите внимание: логические операторы, включая AND, NOT и OR, следует вводить прописными буквами.

Читайте так же:
Как включить или отключить автозаполнение списка адресов электронной почты в Outlook?

ivan НЕ voronkov

Иван вместе с любым из вариантов в первой строке таблицы, но только не с Воронковым.

Иван вороньков

Включая Ивана, а также любой из вариантов первой строки таблицы, Воронкова или обоих.

Статьи, содержащие точную фразу ivan, без вариаций, таких как ivanov или ivanka. Чтобы найти точное совпадение, используйте перевернутые запятые.

Статьи предоставлены пользователем ivan voronkov. Обратите внимание на использование двойных инвертированных запятых: результаты поиска будут точно соответствовать фразе, заключенной в инвертированные запятые.

Первые несколько букв имени контакта также можно набирать до тех пор, пока не получится otkogo:, и Outlook предложит вам список контактов на выбор.

От: «иван воронков» содержание: «отчет о деятельности».

Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov, которые содержат фразу status report в теме письма, тексте письма или вложениях. Двойные кавычки указывают на то, что результаты поиска будут точно соответствовать фразе.

Статьи с вложениями. Те же результаты можно получить, используя запрос «attachments:truth».

Элементы, имеющие вложение с именем presentation.pptx или вложение, которое содержит фразу presentation.pptx.

Статьи, в которых фраза ivan voronkov встречается в строке темы.

Элементы, содержащие имя пользователя ivan voronkov в строке «Копировать».

Статьи, содержащие адрес электронной почты ivanvoronkov@contoso.com в строке «Копия».

Товары, содержащие имя ivan на линии «SC».

Элементы, принадлежащие к категории, название которой содержит слово «красный». Например: «Красная категория», «Redo» или «Redundant».

Элементы размером менее 10 КБ. Обратите внимание, что был использован оператор сравнения «меньше чем» (*).

Элементы размером более 5 МБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения «плюс» (>).

Предметы, которые необходимо выполнить на этой неделе.

Элементы размером менее 10 Кб.

Размеры элементов варьируются от 10 до 25 Кб.

Размер элементов варьируется от 25 до 100 Кбайт.

Читайте так же:
Как включить или отключить надстройку в Outlook?

Размер предметов варьируется от 100 до 500 КБ.

Размер элементов должен составлять от 500 Кб до 1 Мб.

Пункты, отмеченные флажком «Будет выполнено».

Объекты размером более 5 МБ.

Элементы, помеченные для исполнения.

откого:ivan (получено:07.01.2021 ИЛИ получено:08.01.2021)

Пользователь Иван отправил предметы 07.01.2021 или 08.01.2021. Группировка дат с помощью скобок очевидна.

Товары полученные 15.01.2021

Получен: «на этой неделе».

Предметы, полученные на этой неделе. При поиске дат, состоящих из нескольких слов, необходимо использовать кавычки.

Относительные даты Например: сегодня, вчера.

Относительные даты нескольких слов Например: на этой неделе, на прошлой неделе, в прошлом месяце, в прошлом году.

Начиная с версии 16.0.14314 Outlook для Windows, уточнение «Входящие» работает в платформе поиска (Microsoft). Это облегчает поиск почты за пределами локального окна синхронизации. Возможны незначительные различия в работе.

Поддержка именованных дней недели и месяцев, например, вторник, март и т.д., прекращена.

Элементы, которые вы отправили пользователю ivan (если вы посмотрите в папке «Отправленные»).

Предметы, которые не были прочитаны. Те же результаты можно получить, используя запрос «read:false».

Те письма, полученные пользователями в мае (любого года), которые содержат в теме письма слово «государство».

Поиск по календарю

При выполнении поиска из папки календаря приведенные ниже операции поиска дают правильные результаты.

Начало:следующая неделя предмет:страна

Позиции в календаре на следующую неделю со словом «Государство» в теме письма.

Повторяющиеся элементы календаря.

Организация пунктов календаря, за которые отвечает Иван.

Искать контакты

Эти операции поиска дают точные результаты, только если они выполняются из папки контактов.

Эти контакты содержат в своем названии слово ivan.

Поля фамилий, содержащие слово «voronkov».

Поиск контактов со словом ivan в поле «Прозвище».

Контакты, содержащие слово «терапевт» в поле «должность».

555-01-00 находится в поле Service Phone контактов с этим номером.

Контакты, содержащие 555-01-00 в поле «домашний телефон».

Мобильные контакты, содержащие 555-01-00.

Контакты, содержащие 555-01-00 в поле Fax (Факс).

Читайте так же:
Включение и отключение уведомлений о дне рождения / годовщине в календаре Outlook

Работа, адрес: (123456, Россия, Воронеж, ул. Вишневая, 345, Россия)

Существуют контакты, в которых в поле «Рабочий адрес» появляется адрес: ул. Вишневая, 345, Воронеж, Россия, 123456. Важно отметить, что адрес заключен в скобки.

Адрес, адрес (345 Вишневая улица, Воронеж, Россия, 123456)

» В поле «Домашний адрес» указано: ул. Вишневая, 345, Воронеж, Россия, 123456. Адрес заключен в скобки.

Контакты, содержащие слово Воронеж в поле «Город (рабочий адрес)».

Контакты, содержащие 123456 в поле «Индекс (рабочий адрес)».

Улика: (Вишневая улица, 345).

» Улица Вишневая, 345″ появляется в поле «Улица (рабочий адрес)» контакта. Вы заметите, что адрес заключен в скобки.

дом,улица:(ул. Вишневая, д. 345)

Контакты, содержащие фразу «ул. Вишневая, 345» в поле «Улица (домашний адрес)». Адрес окружен скобкой.

Как автоматически выделять определенные ключевые слова из входящих писем в Outlook

Условное форматирование — это способ выделения сообщений, удовлетворяющих определенным условиям, в списке с помощью цветов, шрифтов и стилей. Пользователь определяет условия, которым должно удовлетворять входящее сообщение, например, имя отправителя или адрес электронной почты, и только эти сообщения подвергаются условному форматированию.

Например, можно использовать условное правило, чтобы все сообщения от вашего руководителя выделялись красным цветом.

Помимо изменения шрифта и цвета текста письма, вы можете изменить его размер по умолчанию.

Если вы используете Microsoft Outlook 2007, вы можете создавать правила для условного форматирования текста сообщения с помощью функции Organize. Диалоговое окно Дополнительные параметры представления в Microsoft Outlook 2010 и более поздних версиях предлагает условное форматирование.

Создание правила условного форматирования

Нажмите Настроить вид под Текущим видом.

Параметры представления

Откроется диалоговое окно Дополнительные параметры презентации. Щелкните Условное форматирование.

Дополнительные параметры представления

Появляется набор стандартных правил. Непрочитанные сообщения — одно из них. Благодаря этому правилу непрочитанные сообщения в списке сообщений выделяются жирным шрифтом. В области «Порядок» более ранней версии Outlook также отображаются все правила условного форматирования.

Читайте так же:
Как включить / выключить оповещение при поступлении писем в Outlook?

Сделайте любое из следующих действий

Чтобы удалить правило, выберите его и нажмите кнопку Удалить.

Флажок можно убрать, чтобы временно отключить правило.

Изменить условия для правила так же просто, как выбрать его и изменить условие.

Выберите правило и шрифт, чтобы изменить формат текста.

Вы можете добавить правила условного форматирования, выбрав Добавить, введя соответствующее имя в поле Имя, выбрав Шрифт для задания форматирования, а затем выбрав Условие для задания условий.

Примеры правил условного форматирования

Ниже приведены примеры правил условного форматирования, которые можно создать в Outlook 2010.

Выполните шаги 1 и 2 в предыдущем разделе, а затем выполните следующее:

Сделайте все сообщения из Джон Кане отображаются красным цветом

Нажмите кнопку «Добавить».

Введите имя правила.

Щелкните по полю Источник.

В поле Цвет выберите Красный цвет.

Импульс ОК.

Выбрать условия.

В поле От введите John Kane .

Примечание: Это имя должно точно совпадать с полным именем, которое отображается в получаемых сообщениях.

В диалоговых окнах «Фильтр», «Условное форматирование» и «Дополнительные параметры просмотра» выберите OK.

Все сообщения, содержащие слово Contoso в теме отображаются зеленым цветом

Нажмите кнопку Добавить.

Укажите имя правила.

Щелкните по полю Source (Источник).

В разделе Цвет выберите Зеленый.

Импульс ок.

Выберите условие.

Введите Contoso в поле Поисковые слова.

Выберите OK в диалоговом окне Фильтр, условное форматирование и дополнительные параметры представления.

Все сообщения, содержащие слово Праздник в теме или тексте сообщения отображаются синим цветом

Нажмите кнопку Add (Добавить).

Введите имя для коммутатора.

Щелкните поле Шрифт.

В поле Цвет выберите Синий.

Пульс ОК.

Выберите условие.

Введите свой праздник в поле «Слова для поиска».

В диалоговых окнах Фильтр, Условное форматирование и Дополнительные параметры отображения выберите ОК.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector