0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически создать задачу при отправке электронной почты в Outlook?

Настроить сортировку писем в папки в Outlook 2007

Возможно, не все знают, что в Outlook есть очень удобная система сортировки сообщений электронной почты по папкам. Если вы получаете электронную почту от разных компаний/лиц, вы можете создать структуру папок таким образом, чтобы сообщения от каждой компании находились в отдельной папке.

Например, (рис. Для писем от коллег я создала папки.

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Чтобы создать правило автоматической сортировки писем, щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое должно быть перемещено автоматически, и выберите «Создать правило» (рисунок 2).

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Далее вы можете установить флажки «Из:» и «Переместить в папку:». В списке папок нажмите «Выбрать папку», и ваше письмо будет автоматически помещено туда.

Если такой папки не существует, нажмите кнопку «Создать…», чтобы создать папку. (рис. 3)

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Нажмите кнопку «OK». В появившемся окне установите флажок и нажмите «OK» (Рисунок 4).

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

После этого вся почта от этого отправителя будет направляться не в папку «Входящие», а в выбранную вами.

Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru, то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.

Для этого при создании правила отметьте только поле «Переместить элемент в папку» и нажмите кнопку «Дополнительно» (рисунок 5).

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Затем выберите «Содержит <текст> в адресе получателя» (рис. 6) и щелкните на ссылке <текст> в окне ниже.

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Затем введите окончание адреса электронной почты (например, company.ru) и нажмите кнопку «Добавить». После этого нажмите «Ок» (рис. 7).

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

На следующем шаге нажмите «Далее», пока эта кнопка не станет серой (неактивной). Нажмите «Готово», когда откроется новое окно, а затем выберите «Выполнить это правило для сообщений, уже находящихся в папке» (рис. 1). 8).

Настройка сортировки писем в папки в Outlook 2007

Вот и все, правило создано. Теперь все письма от компании будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую вы выбрали. Таким же образом можно сортировать письма по многим другим критериям (см. рис. 6).

Прочтите также:
  1. Арсений 11.09.2014 в 16:22

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, какие необходимо выполнить настройки для того, что бы количество непрочитанных (новых) писем отображалось и в старших папках (в дереве папок).
Например, что бы почтовые папки, когда пришло новое письмо в папку “Антон”, выглядили так:

Читайте так же:
Как всегда автоматически отвечать на сообщения в фиксированном формате в Outlook?

-Входящие (1)
– Команда (1)
Киррил
Антон (1)
Сергей

Это означает отображение информации о появлении нового письма во вложенной папке при свертывании дерева папок.

Это помогло! Спасибо. Коротко и в точку.

Спасибо. Полезная статья

Здравствуйте!
При создании правил обработки сообщений перестает появляться оповещение о новом письме (конверт в трее), может кто знает как решить эту проблему?

Ольга, в правиле обработки почты надо вместе с “переместить папку” указать “отобразить в окне оповещение”.

Подскажите, как мне сделать наоборот и удалить все папки, чтобы все сообщения попали в папку «Входящие» в том виде, в котором они были изначально?

Анастасия, Зайдет в “Сервис-Правила и оповещения” и удалите все созданные там правила – письма будут попадать в папку “Входящие”.

Спасибо за эту статью. Очень полезно.

Здравствуйте!
У меня после создания правила не появляется конвертик на панели задач (в трее) при поступлении сообщений в папки отличные от “Входящие”. “Отобразить в окне оповещения” не помогает, т.к. выводит отдельное модальное окошко, что очень не удобно. Подскажите, пожалуйста: как отображать конвертик, при поступлении сообщений для всех папок?

Здравствуйте!
Как отменить “созданное правило”
я сделал несколько раз и теперь приходит от этого майла несколько сообщении одинакового содержания

@Ruslan, перейдите в «Сервис-Правила и оповещения» и удалите созданные там ненужные правила.

@ Департамент ИТ:
А что там лишнее? У меня два почтовых ящика. И письма сортируются по данным почтовым ящикам. А нужно, чтобы все падали в Личные папки. Если честно, я так и не поняла, как нужно настроить.

Здравствуйте Департамент IT. При настройке сортировки писем только уже исходящих столкнулся с такой проблемой. шаг №1 выбираю применить это правило когда отправлены сообщения адресованные “имя”. Здесь все верно, выбираю на шаге №2 папку, однако появляется условие переместить копию в папку имя. Почему-то нет обычного перемещения, при выборе этого условия письма все дублируются в соответствующих папках кому отправлены и в общей “отправленные”, как сделать без условия “копии…”

Читайте так же:
Как включить / выключить оповещение при поступлении писем в Outlook?

@Юрий
Да, действительно, для исходящих писем переместить в другую папку можно только копию. Причины, по которым так было сделано, мы не знаем.

Добрый день!
Скажите пожалуйста, а как сделать, чтобы все письма попадали в другую папку?

Подскажите пожалуйста, создала папку (к примеру1), затем создала правило что все письма от отправителя с определенным адресом должны падать в вышеуказанную папку. Все ранее пришедшие письма упали в эту папку, а новые с этого же адреса опять попадают в папку “Входящие”

Здравствуйте. У нас в офисе почта приходит на один адрес вперемешку, а читаем на 2-х разных компьютерах.
Как я могу на своём месте не переносить, а только копировать ссылку на письмо, а само письмо оставалось в папке “Входящие” ? Спасибо.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как настроить Outlaw на дублирование входящей почты в моем личном почтовом ящике (mail.ru)?

Спасибо. Я создал правило для сортировки писем от коллег и клиентов, и некоторые из них сортируются, но некоторые все еще приходят в сообщество. Как я могу решить эту проблему?

Добрый день.
Подскажите как сделать чтобы письма падающие в папку уведомляли об этом всплывающим окном.а то высвечивает только входящие, а остальные папки не видно, приходится их открывать чтобы увидеть письмо.

Здравствуйте,
outlook 2007
как можно удалить содержимое всей папки ?
как можно выбрать письма по дате, затем удалить их ?
то есть хочу удалить письма до 1 августа 2015 года допустим ?
спасибо

Всё чётко и ясно! спасибо! !

При удалении не нужных писем, просто зачеркиваются и остаются в списке… как сделать так, что бы они удалялись в отдельную папку. спасибо

Использование свойств электронной почты и Microsoft Outlook в Microsoft Excel

Используя электронную почту непосредственно из Microsoft Excel, вы можете отправлять целые книги, электронные таблицы или наборы данных, включая графики и табличные отчеты. Отдельные сообщения или книги можно отправлять группам получателей, а Microsoft Excel также можно использовать для отправки книг для просмотра и объединения заметок.

Читайте так же:
Как включить / выключить напоминания и звук напоминания в Outlook?

Программы, необходимые для отправки и просмотра электронных писем

Отправка сообщения электронной почты из Microsoft Excel. Чтобы отправить данные в виде вложения, используйте Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange Client или другое 32-разрядное приложение электронной почты, соответствующее стандарту Messaging Application Programming Interface (MAPI). Убедитесь, что файл Mapi32.dll находится в папке System вашего каталога Windows. Для отправки данных Microsoft Excel в виде текста сообщения требуется Microsoft Outlook 2000 или Microsoft Outlook 2002.

Настраиваемые пользователем опции, такие как отслеживание сообщений и голосование, доступны только на Microsoft Exchange Server.

Отображаются электронные письма, отправленные из Microsoft Excel. Для просмотра вложенных книг можно использовать Microsoft Excel 97 или более позднюю версию. Данные Microsoft Excel можно просматривать в Microsoft Outlook 2002, веб-браузере или программе электронной почты (например, Microsoft Outlook 98 или более поздней версии), позволяющей читать файлы HTML.

Выбор режима передачи данных

Отправляйте данные в виде текста сообщения или вложения. Отправьте диапазон, график или отчет с перекрестными таблицами в виде текста сообщения вместо всей книги. В этом случае сообщение будет меньше, чем если бы вы прикрепили всю книгу.

Отправьте книгу как вложение, и получатель сможет открыть и отредактировать ее в Microsoft Excel. Microsoft Excel и многие другие программы электронной почты позволяют отправлять книгу в виде вложения.

Если получатель использует Microsoft Office 97 или более раннюю версию, следует отправить данные в виде вложения. В тексте сообщения параметры форматирования Microsoft Excel будут утрачены.

Отправка данных или маршрутизация данных. При использовании Microsoft Excel для отправки данных каждый получатель получает копию сообщения и вложения.

При маршрутизации данные могут быть отправлены только в виде вложения, и получатели получают сообщение по очереди. Этот метод используется, если вы хотите, чтобы каждый получатель мог вносить изменения в рабочую книгу в Microsoft Excel, а также видеть изменения, сделанные предыдущими получателями. Включение журнала изменений позволит получателям видеть подробную информацию о том, кто и когда внес изменения. Вы можете отслеживать состояние рабочей тетради по ходу работы. Когда последний получатель завершит свои изменения, измененное вложение может быть отправлено обратно отправителю.

Читайте так же:
Как архивировать электронные письма в зависимости от размера сообщения в Outlook?

Все получатели должны использовать Microsoft Outlook, чтобы маршрутизация работала.

Отправка на проверку. В Microsoft Excel можно отправлять данные нескольким получателям для просмотра и отслеживать процесс. Функция отправки на проверку работает аналогично мастеру, выстраивая действия в определенном порядке — она проверяет, хотите ли вы отслеживать изменения, и подсказывает, как объединить изменения из отдельных копий, возвращенных обратно.

Настройка электронного сообщения

Следующие параметры сообщения могут быть установлены при использовании Microsoft Outlook в качестве почтовой программы и отправке (не маршрутизации) данных Microsoft Excel.

Уровень важности и пометки. Можно установить уровень важности сообщения, указывающий на то, что оно должно быть прочитано немедленно. Если необходимо ответить до определенного времени, можно установить флаг, напоминающий о необходимости ответить. Кроме того, можно пометить сообщения как личные, частные или конфиденциальные.

Уровень безопасности. Если вы используете Microsoft Exchange Server, вы можете повысить безопасность вашего сообщения, добавив цифровую подпись или запечатав (зашифровав) ваше сообщение, чтобы никто, кроме получателя сообщения, не смог его прочитать.

Чтобы пользователи могли шифровать или подписывать сообщения, необходимо получить пароль для файла безопасности у системного администратора; получателям потребуется пароль для открытия зашифрованного сообщения или для проверки цифровой подписи.

Эти функции применяются только к электронной почте, отправляемой внутри организации, и когда отправитель и получатель используют Microsoft Exchange Server. Функции безопасности на компьютерах должны быть настроены системным администратором.

Варианты отслеживания. Чтобы отследить доставку сообщения, можно запросить уведомление о доставке или открытии сообщения.

Параметры отправки. Можно задать параметры, определяющие время и способ доставки.

Категории. Деловым сообщениям можно присваивать категории, такие как «Важные клиенты», «Персонал», «Подарки» или «Цели», для организации и сопровождения сообщений. С помощью категорий можно искать, сортировать, фильтровать и группировать сообщения. Дополнительные сведения о категориях см. в справке Microsoft Outlook.

Помещение книг в общие папки Microsoft Exchange

Читайте так же:
Как восстановить заархивированную информацию в Outlook?

Если книгу требуется сделать доступной другим пользователям без рассылки ее по электронной почте, можно поместить копию книги в общую папку Microsoft Exchange.

Сохранение данных из Microsoft Excel в Microsoft Outlook

Задачи. Вы можете использовать список задач Microsoft Outlook для отслеживания задач, которые привлекают книги Microsoft Excel, включая повторяющиеся задачи. Вы можете добавить задачу для книги в список задач Microsoft Excel. Например, если вы хотите просмотреть книгу к определенной дате, вы можете открыть ее в Microsoft Excel, а затем добавить обзор в список задач. Microsoft Outlook также можно использовать для назначения задач другим пользователям для выполнения над книгой или файлом.

Запись сведений о книгах. Вы можете использовать Дневник Microsoft Outlook для отслеживания всех действий, которые вы предпринимаете, таких как создание или просмотр информации, для всех ваших книг. Используя Дневник Microsoft Outlook, вы можете вручную отслеживать, что вы делаете с отдельными книгами.

Связывание книг с контактами. Связанные задачи, записи в дневнике и книги можно связать с определенным контактом, чтобы отслеживать все элементы, связанные с этим человеком. Например, вы можете связать контактную информацию с книгой и другими элементами, такими как электронные письма или встречи, если хотите отслеживать книгу по ее владельцу. Справочная система Microsoft Outlook предоставляет дополнительную информацию о привязке задач, журналов и книг к контактам.

Изменение маршрута файла

Создание задачи Microsoft Outlook для книги

Следующие пошаговые инструкции позволят вам создать свою собственную задачу. Если вы хотите отправить его по электронной почте кому-то другому, используйте Microsoft Outlook (не Microsoft Excel). Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Excel.

На вкладке Задача введите тему, даты, состояние, важность и напоминание для данной задачи.

Примечание. Создайте задачу в Microsoft Outlook, и вы сможете открыть ее там. Справка Microsoft Outlook содержит дополнительную информацию.

Помещение файла в папку Microsoft Exchange

Данная функция доступна только при использовании сервера Microsoft Exchange Server.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector