0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически подогнать высоту строки объединенных ячеек в Excel?

Объединение данных

Неинклюзивный язык. В InDesign 2022 (версия 17.0) и последующих версиях неинклюзивная лексика будет заменена, чтобы отразить ценности Adobe в отношении инклюзивности. Ссылка на главную страницу заменяется ссылкой на страницу шаблона (Parent page) в наших справочных статьях на английском, датском, венгерском, итальянском, испанском, бразильском варианте, португальском и японском языках.

С помощью панели Data Merge в InDesign можно легко объединить файл CSV или TXT в документ для создания различных версий документа. Например, с помощью Data Merge можно создать сотни высококачественных вариантов писем, конвертов и почтовых этикеток. Слияние писем — это другое название слияния данных.

Необходимые условия

Все, что нужно для объединения данных, — это файл источника данных и целевой документ.

  • Файл источника данных содержит информацию, которая различается между экземплярами целевого документа, например, имена и адреса получателей в стандартном письме. Файл источника данных состоит из полей и записей. Поля содержат конкретные данные, например, названия компаний или почтовые индексы, а записи представляют собой полные строки данных, например, название компании, адрес, город, провинция и почтовый индекс. Файл источника данных может представлять собой файл с разделителями-запятыми (.csv), файл с разделителями-таблицами (.txt) или файл с разделителями-запятыми, в котором каждый элемент данных разделен запятой или табуляцией, соответственно.
  • Целевой документ — это документ InDesign, содержащий заполнители для полей данных и содержимое шаблона (текст и другие элементы, которые остаются неизменными в каждом объединенном документе).

Объединенный документ — это итоговый документ InDesign, содержащий шаблонные элементы целевого документа, которые повторяются столько раз, сколько необходимо для обработки каждой записи в источнике данных.

Объединение данных

A. Файл источника данных B. Целевой документ C. Объединенный документ

Панель «Объединение данных»

Выберите Окно > Инструменты, чтобы перейти к панели Агрегация данных. На панели отображается название и тип каждого поля данных. При добавлении полей данных в документ также отображаются номера страниц, на которых были добавлены поля данных.

Панель «Объединение данных»

A. Меню «Объединить данные» B. Создание объединенного документа C. Номер страницы с полем данных D. Предварительный просмотр последней записи E. Предварительный просмотр следующей записи F. Переход к записи G. Предварительный просмотр предыдущей записи H. Предпросмотр первой записи I. Предварительный просмотр записи J. Название и тип поля данных K. Источник данных

Читайте так же:
Как быстро переходить между текстовыми полями в Excel?

Основные этапы объединения данных

Определите поля данных, которые будут использованы в исходном и целевом документах.

Определите внешний вид конечного документа и найдите поля, необходимые для слияния. Например, при создании открытки для отправки клиентам можно использовать следующие поля данных:

Такая электронная таблица или база данных выглядит следующим образом.

Образец файла данных

2. сохраните файл источника данных — обычно это электронная таблица или файл базы данных — в виде текстового файла, разделенного запятыми (.csv), табуляцией (.txt) или точкой с запятой.

Убедитесь, что файл источника данных структурирован таким образом, что необходимые поля доступны для включения в целевой документ. Например, первая строка электронной таблицы должна содержать названия полей, используемых в целевом документе («Компания», «Адрес» и т.д.).

Для получения дополнительной информации обратитесь к разделу Информация о файле источника данных.

3. Назначьте текст и другие элементы в целевом документе, которые будут оставаться неизменными от версии к версии.

Для получения дополнительной информации смотрите раздел Информация о целевых документах.

4. Используйте панель Data Merge для выбора источника данных.

Дополнительную информацию смотрите в разделе Выбор источника данных.

5. Заполните поля из панели Data Merge в целевом документе.

Поля данных можно добавить на страницу документа или на главную страницу. При добавлении поля данных на главную страницу у вас есть дополнительные возможности.

6. Убедитесь, что целевой документ расположен правильно, предварительно просмотрев записи.

7. Объедините целевой документ с файлом источника данных или экспортируйте его в PDF.

Для получения дополнительной информации см. раздел Слияние записей.

Сведения о файлах источника данных

Обычно источник данных создается в электронных таблицах или базах данных, хотя вы можете создать свой собственный с помощью InDesign или другого текстового редактора. Файлы источников данных должны быть сохранены в текстовом формате с разделителями-запятыми (.csv), разделителями-таблицами (.txt) или разделителями-точками с запятой (.txt). Для получения дополнительной информации об экспорте в эти форматы обратитесь к руководству пользователя приложения, в котором был создан файл источника данных.

В текстовом файле, разделенном запятыми, символами табуляции или точкой с запятой, записи разделяются абзацами; поля разделяются запятыми или символами табуляции. Файл источника данных может также содержать текстовые пути или изображения на диске.

Пример исходного файла, разделенного запятыми

Чтобы ввести запятые или перевернутые запятые в файле, разделенном запятыми, заключите текст в перевернутые запятые, например, «Brady, Hunt and Baxter, Inc. Без инвертированных запятых каждое имя рассматривается как отдельное поле.

Читайте так же:
Как автоматически отсортировать данные в таблицах Google по алфавиту?

Вы не можете вставить разрыв строки в поля файла источника данных. Если вы хотите разделить поле на несколько строк, создайте два отдельных поля, например <<Адрес1>> и <<Адрес2>>.

Выберите параметр «Удалить пустые строки в пустых полях» при объединении документа, чтобы удалить пустые строки. Строка, содержащая любые символы, включая пробелы, не будет удалена.

Добавление полей изображений в файл источника данных

Добавив поля изображений в файл источника данных, вы можете обеспечить включение отдельного изображения в каждую объединенную запись. Например, при объединении документов, содержащих информацию о различных компаниях, можно включить в объединенные данные изображение логотипа каждой компании.

Символ «@» появляется только в первой строке; последующие строки должны содержать адрес изображения. Пути (с учетом регистра) должны соответствовать соглашениям об именовании файлов операционной системы, в которой они находятся.

Если при вводе символа «@» в начале поля вы получаете сообщение об ошибке, введите апостроф (‘) перед символом «@». (например, «@Photo») для решения этой проблемы. В некоторых программах (например, Microsoft Excel) символ «@» зарезервирован для функций.

(Windows) Пример ссылок на изображения в файле с источником данных

( Mac OS) Пример ссылок на картинки в файле источника данных

Вы можете использовать InDesign для отображения пути к изображению в вашей операционной системе. Вставьте изображение в документ InDesign, затем просмотрите расположение изображения с помощью панели «Ссылки». Не снимая выделения с изображения, в меню панели ссылок выберите Copy Details > Copy Full Path. Вам может понадобиться изменить путь после вставки в источник данных. Этот метод особенно полезен для просмотра местоположения изображений на сервере.

Сведения о целевых документах

После создания файла источника данных подготовьте целевой документ и вставьте в него поля из файла источника данных. Целевой документ содержит поля данных с шаблонным текстом и графикой (например, макет открытки). Эти поля можно добавить после выбора источника данных.

Целевой документ также включает поля из источника данных, в которых отображается шаблонный текст.

Слияние данных создает новый документ с данными соответствующих полей из источника данных. В качестве альтернативы можно включить поля данных на страницу документа.

Выбор источника данных

Перед вставкой полей в целевой документ источник данных должен быть выбран на панели «Слияние данных». Для каждого целевого документа можно выбрать только один источник данных.

Читайте так же:
Как быстро суммировать каждую вторую или n-ю строку / столбец в Excel?

Нажмите на Окно > Утилиты > Слияние данных.

На панели «Связывание данных» выберите в меню тип источника данных.

Чтобы настроить параметры разделения полей, выберите Показывать параметры импорта.

InDesign автоматически определяет тип разделителя и кодировку в файле источника данных, поэтому обычно нет необходимости отображать параметры импорта. Однако если есть подозрение, что параметры были заданы неправильно, их можно задать вручную.

Вы можете открыть файл источника данных, перейдя по пути Файл > Открыть.

Возможно, вам придется отредактировать файл электронной таблицы или базы данных и сохранить его в виде файла с разделителями-запятыми, разделителями-таблицами или разделителями-точками с запятой, если появится уведомление о том, что файл не может быть открыт.

После выбора источника данных и загрузки полей в палитру «Объединить данные» изменения в источнике данных не будут отражены в целевом документе до тех пор, пока источник данных не будет обновлен.

Вставка полей данных

При выборе источника данных в панели «Слияние данных» отображается список имен полей данных. Эти имена идентичны заголовкам столбцов в файле источника данных. Значки указывают, является ли поле текстовым или изображением. Когда поле данных добавляется в документ, оно становится заполнителем (например, <<Компания>>). Заливки можно выбирать и форматировать точно так же, как и любой другой текст или графику.

Если вы хотите создать плавающее изображение, можно назначить поле изображения существующей рамке. Если точка ввода находится в текстовой рамке или если при вставке поля изображения выбран текст, вставляется небольшой заполнитель в виде текста. Изображения можно объединять, используя различные размеры заполнителя, которые определяют общий размер изображений.

Поля данных в InDesign ассоциируются с источником данных при их вставке. Ошибки в списке полей (пустые поля, опечатки и недопустимые типы данных) должны быть устранены в исходном приложении до обновления списка полей с помощью палитры Combine Data.

Автоподбор высоты строки в Excel по содержимому

При работе с электронными таблицами Excel нередко возникает ситуация, когда информация в ячейке выходит за ее пределы. Конечно, вы можете попытаться каким-то образом удалить лишние данные, тем самым уменьшив содержимое ячейки. Но это редко срабатывает, поэтому наиболее практичным решением является перемещение его границ, чтобы все данные поместились внутри. Это можно сделать, изменив ширину столбца или высоту строки. Давайте продолжим с последним вариантом и посмотрим, как установить высоту строки, чтобы программа определяла ее автоматически.

Читайте так же:
Как быстро создавать ежедневные / еженедельные / ежемесячные отчеты в одном формате в Excel?

Автоподбор высоты строк

Сначала я хотел бы объяснить, что такое autosize row height. С помощью этой функции можно настроить высоту всех ячеек в ряду так, чтобы они соответствовали содержимому самой заполненной ячейки (ширина ряда остается неизменной). Необходимо понимать, что инструмент был разработан для автоматизации настройки границ, но сам по себе он не работает в автоматическом режиме. Это означает, что он должен самостоятельно задействоваться по отношению к выделенным элементам. Давайте рассмотрим каждый из этих методов более подробно.

Метод 1. Автоподбор высоты через формат ячеек

Это первый метод, и он также необходим для других методов. Дело в том, что автовыборка работает только для тех клеток, в которых активирована транспозиция слов.

Так что давайте приступим:

  1. Щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке/выделенному диапазону (в нашем случае выделяем всю таблицу) и в контекстном меню щелкаем по строке “Формат ячеек…”.Контекстное меню выделенных ячеек
  2. Откроется окно форматирования, в котором переключаемся во вкладку “Выравнивание”. В параметрах “Отображение” ставим галочку напротив опции “переносить текст”, после чего щелкаем OK.Выравнивание ячеек в окне форматирования
  3. Благодаря нашим действиям, содержимое выделенных ячеек полностью отобразилось в них с учетом переноса, а высота строк изменилась ровно на столько, сколько необходимо для того, чтобы полностью отобразить все данные.Автоподбор высоты строки через формат ячеек

Перейдем к другим ситуациям, когда в ячейках, где включен перенос текста, но границы смещены так, что часть информации не «влезает», или, наоборот, в ячейках слишком много свободного места.

Метод 2. Настройка высоты через координатную панель

  1. На вертикальной координатной панели щелкам по порядковому номеру строки, для которой нужно настроить автовысоту. Вся строка вместе с ее номером должна выделиться после этого.Выделение всей строки в Excel на координатной панели
  2. Теперь все на той же координатной панели наводим указатель мыши на нижнюю границу выделенной строки, как только он изменит привычный вид на стрелки вверх и вниз, выполняем двойной щелчок левой кнопкой мыши.Настройка высоты строки через координатную панель
  3. Как мы можем сразу же после этого заметить, высота выделенной строки подстроилась таким образом, чтобы вместить содержимое самой заполненной ячейки. При этом границы столбцов остались неизменными.Автоподбор высоты строки через координатную панель

Метод 3. Автоподбор высоты для нескольких строк

Например, если вам нужно отрегулировать высоту нескольких линий одновременно, вышеописанный метод не очень эффективен, поскольку требуется много времени для выбора и изменения высоты каждой линии в отдельности. В результате в таких случаях лучше всего следовать следующему плану действий:

  1. На координатной панели вместо одной строки одновременно выделяем диапазон строк, высоту которых хотим настроить. Как это сделать, читайте в нашей статье “Как выделить ячейки в Эксель“.Выделение диапазона строк на координатной панели
  2. Теперь аналогично методу, описанному выше, двойным щелчком левой кнопки мыши автоматически задаем высоту строк. Наводить указатель мыши можно на нижнюю границу любой строки выделенного диапазона.Настройка высоты строк через координатную панель

Метод 4. Использование инструментов на ленте

Большинство наиболее часто используемых функций Excel отображаются на ленте в виде отдельных кнопок. Также имеется отдельная кнопка для автоматической регулировки высоты, использование которой объясняется здесь:

  1. Отмечаем область ячеек, высоту которых нужно автоматически задать.Выделение всей таблицы Эксель
  2. Переключаемся во вкладку “Главная” и нажимаем кнопку “Формат”, которая расположена в разделе “Ячейки”. Откроется перечень команд, среди которых нам нужна строка “Автоподбор высоты строки”, следовательно, щелкаем по данному пункту.Кнопка автоподбора высоты строки на Ленте
  3. Это все, что нужно было сделать для того, чтобы автоматически задать высоту строк для выделенного фрагмента данных.Автоподбор высоты строк через инструменты на Ленте

Метод 5. Настройка высоты для объединенных ячеек

Несмотря на то, что функция автоустановки срока высоты не применима к объединенным ячейкам, и эта задача вполне выполнима.

Объединенные ячейки в таблице Excel

Смысл этого метода в том, что на самом деле никакого объединения ячеек не будет, мы лишь создадим видимость объединения, что позволяет использовать автозаполнение.

  1. Сначала нужно выделить ячейки, которые мы якобы хотим объединить.Выделение ячеек в таблице Эксель
  2. Затем щелчком правой кнопки мыши по выделенному диапазону вызываем контекстное меню, в котором выбираем строку “Формат ячеек…”.Контекстное меню выделенного диапазона ячеек
  3. Переключаемся во вкладку “Выравнивание”, кликаем по текущему варианту выравнивания по горизонтали, выбираем “по центру выделения” и жмем кнопку OK.Выравнивание в окне форматирования ячеек
  4. В результате текст из первой ячейки расположился по центру выделенных элементов, при этом, объединение ячеек не было выполнено.Выравнивание по центру выделенных ячеек
  5. Теперь осталось только применить функцию автоподбора высоты строк любым из способов, описанных выше.Автоподбор высоты строк таблицы Excel

Заключение

Одну и ту же задачу в Excel можно выполнить разными способами. Таким же образом можно установить высоту строк. В небольших таблицах мы можем установить этот параметр для каждой строки отдельно. Для больших табличных массивов лучше установить высоту ячеек автоматически. Такое решение позволит справиться с задачей гораздо быстрее.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector