0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически пересылать приглашения на собрания конкретному человеку в Outlook?

Создание, изменение или удаление приглашения на собрание или встречи в Outlook.com

Примечание: Мы всегда стремимся как можно скорее предоставить актуальные справочные материалы на вашем языке. Перевод этой страницы был выполнен автоматически, поэтому возможны неточности. Мы хотим, чтобы вы нашли эту статью полезной. Пожалуйста, уделите несколько секунд и дайте нам знать, была ли она полезной, используя кнопки внизу страницы. Для вашего удобства здесь же находится ссылка на оригинал (на английском языке).

В Outlook.com вы можете создавать, редактировать и удалять собрания и приглашения на собрания.

Встречи — это такие события, как обед, спортивная тренировка или прием у врача, которые вы хотите включить в свой календарь. Встреча — это событие календаря, которое отправляется другим пользователям. Создание встречи аналогично созданию собрания, только с приглашением на него.

В нижней части страницы щелкните значок Календарь.

Отметьте на календаре дату и время, когда должно произойти событие.

Введите в текстовое поле краткое описание события, включая название и местоположение.

Вы можете выбрать местоположение на основе того, что вы ввели в Outlook.com. Выберите местоположение, если оно подходит. Введите нужное местоположение на странице дополнительных сведений о событии, если оно не подходит.

Дополнительно можно выбрать следующие дополнительные функции

Если мероприятие запланировано на весь день, выберите эту опцию.

Повторить: Выберите один из вариантов в списке, чтобы повторить встречу или назначение. Затем выберите даты начала и окончания серии.

В полной форме события можно задать дополнительные необязательные элементы. Выберите элемент Просмотр событияили Дополнительные сведения и задайте следующие параметры в верхней части формы:

Нажмите Запись, чтобы выбрать способ отображения вашего состояния во время события или сделать событие приватным.

Нажмите на элемент Сортировать, чтобы выбрать категорию для события.

Чтобы пригласить других людей на собрание, введите их имена или адреса электронной почты в поле «Пригласить участников».

Щелкните параметр Необязательно, чтобы добавить необязательных участников, или щелкните элемент Варианты ответов, чтобы запрашивать ответы от участников или разрешить пересылку приглашения на собрание.

Читайте так же:
Как автоматически отмечать электронные письма на основе определенного вложения в Outlook?

В списке Remind Me можно изменить время напоминания.

Нажмите Сохранить, если это собрание создано вами, или Отправить, если это собрание с участниками.

В нижней части страницы щелкните значок Календарь.

В календаре выберите событие и нажмите кнопку Изменить.

Если это обычное собрание, вам также необходимо будет выбрать один из вариантов, описанных ниже.

Чтобы открыть и изменить событие в календаре, выберите эту опцию.

Выберите этот параметр, чтобы изменить выбранное в календаре событие, а также все последующие события в этой серии.

Все события в серии: Выберите этот параметр, чтобы открыть и изменить всю серию событий.

Отредактируйте детали события и нажмите Сохранить, если это собрание, которое вы создали для себя, или Отправить, если это собрание для других участников.

В нижней части страницы выберите значок Календарь.

Вы можете отменить встречу, выбрав ее в календаре и нажав Отмена. Пожалуйста, сообщите нам, если нужно добавить краткое сообщение, а затем нажмите Отправить.

Если это повторяющееся собрание, вы должны выбрать один из вариантов, описанных ниже, после первого нажатия на опцию «Отмена».

Вы можете отменить это событие, выбрав данную опцию.

Все последующие события: Выберите этот параметр, чтобы отменить событие в календаре, а также все последующие события в серии.

Все события в этой серии: Выберите этот параметр, чтобы отменить всю серию событий.

В нижней части страницы выберите значок Календарь.

Просто нажмите на событие, которое вы хотите удалить, в календаре. Снова появится окно Удалить событие. Снова нажмите Удалить.

После нажатия кнопки Удалить, если это повторяющееся событие, вам будет предложено выбрать одно из следующих.

Если вы хотите удалить событие, выбранное в календаре, выберите этот параметр.

Это и все последующие события: выберите эту опцию, чтобы удалить выбранное в календаре событие и все последующие события из этой серии.

Все события в этой серии: Выберите этот параметр, чтобы удалить всю серию событий.

Читайте так же:
Как всегда сохранять BCC при отправке электронной почты через Outlook?

Добавление праздников и дней рождения

Календари, которые интегрируются с вашим, можно настроить на включение праздников и дней рождения, либо добавить праздники и дни рождения вручную. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление календаря праздников или дней рождения в Outlook.com.

Есть дополнительные вопросы?

Примечание: Чтобы получить поддержку, необходимо сначала войти в систему. Если вы не можете войти в систему, перейдите на страницу поддержки учетной записи.

Тема 5. Возможности управления документами с использованием программной среды Outlook

Microsoft Outlook — прикладная программа, предназначенная для организации персонального информационного пространства и для организации сетевой работы с электронными документами.

Настройки среды Outlook связаны с конкретным домашним компьютером, поэтому при смене компьютера вам придется заново настроить учетную запись, а также восстановить данные домашней папки, которые хранятся на локальном компьютере в виде архива.

Настройка учетной записи

Для того чтобы начать использовать среду, необходимо создать учетную запись. Для этого используется мастер настройки учетной записи. После ввода необходимой информации убедитесь в правильности настроек учетной записи.

Интерфейс и настройка системы

В Outlook вы работаете с информацией, организованной в папки, а кнопки расположены на панели в левой части окна. Активная папка раскрывается и располагается в верхней части панели.

Сообщение — документ, отправленный или полученный по электронной почте. В среде Outlook протокол электронной почты используется также для пересылки по сети документов совместной работы — приглашений на собрания, поручений задач и отчетов об исполнении задач.

Сообщения принимаются в папке «Входящие».

Сообщения можно подготовить к отправке с помощью папок «Исходящие» и «Черновики».

Папка Sent используется для хранения отправленных сообщений.

Настройка параметров отправки почты необходима для организации автоматической отправки и получения сообщений через заданные промежутки времени. Реально проверку почты лучше устанавливать с периодичностью 15 — 30 минут, в зависимости от того, как часто приходит вам оперативная информация. Для настройки используется команда Сервис/Параметры, вкладка Настройка почты.

Читайте так же:
Как автоматически запустить Outlook при включении компьютера?
Контакты

Папка «Контакты» — это хранилище информации и данных о людях, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения. В эту группу могут быть включены сотрудники вашей организации или сотрудники других предприятий. Карточка контакта содержит адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько телефонных номеров и другую информацию, относящуюся к контакту, например, день рождения или дату годовщины. На основе папки «Контакты» формируется адресная книга для пересылки электронной почты.

В среде Outlook контакт — это отдельная запись в папке контактов, содержащая информацию о человеке или организации.

Учет рабочего времени

Дневник — это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. Дневники вели еще в далекие докомпьютерные времена, для того чтобы иметь возможность восстановить ход событий.

В разнообразной работе менеджера тоже необходимо организовать учет выполненной работы. Для этого в программной среде есть специальная папка — Дневник. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, Задачи, Заметки; сделанные телефонные звонки.

Возможен ручной ввод информации о проделанной работе в дневник.

Обзор работы с документами отображается в папке Дневник. Для каждого элемента создается запись, отражающая дату, время начала и время работы с элементом. Дважды щелкните, чтобы открыть элемент.

Мероприятия "одного дня"

Мероприятия, которые планируются на конкретный день и час, будем называть короткими мероприятиями, или мероприятиями "одного дня".

Папка календаря используется для планирования времени в среде Outlook. В среде Outlook есть три типа событий, которые запланированы на определенный день и время.

Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре. На встречи никто не приглашается, для них не привлекается никаких ресурсов. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, связанные с подготовкой, материальные расходы. Встреча — это мероприятие, которое планирует человек сам себе для памяти, для учета времени.

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Таким образом, собрание — это коллективное событие, при планировании которого надо учитывать занятость других лиц, участвующих в мероприятии.

Читайте так же:
Как архивировать электронные письма в зависимости от размера сообщения в Outlook?

Событие — это мероприятие на весь день, на которое могут приглашаться или не приглашаться другие люди.

Длительные дела

Задача — это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.

Папка Tasks используется для описания деталей задач и организации решений задачи.

Представленная файловая система позволяет работодателю организовать планирование своего времени и вести учет времени, затраченного на работу.

Для организации совместной работы в сети сотрудников предприятия каждый должен настроить Параметры доступности — адрес в локальной или Глобальной сети, по которому будет публиковаться файл со сведениями из Календаря.

Организация персонального информационного пространства

Область личной информации включает в себя контактные данные в папке Контакты, список личных событий в папке Календарь и список индивидуальных заданий в папке Задачи.

Обязательно создайте контакт с вашей информацией, чтобы в будущем ее можно было передать другим людям.

Адрес электронной почты, введенный для контакта, автоматически добавляется в Адресную книгу, которая используется для создания и передачи сообщений.

Если вы создаете контакт, на вкладке Подробности необходимо указать адрес в локальной интрасети или Глобальной сети, где публикуется информация о вашей занятости и доступности. Передавая свою визитную карточку коллегам по работе, вы даете им возможность ознакомиться с вашей доступностью и спланировать совместные мероприятия.

Текущие дела заносятся в календарь.

Отдельные события называются встречами.

Работодатель может указать в это время тип занятости, время начала, время окончания и тему встречи. К встрече можно прикрепить необходимые файлы, относящиеся к теме. К запланированной встрече можно добавить контакт и категорию.

Организация совместных мероприятий (собраний) с учетом занятости сотрудников

Мероприятия, запланированные на определенный день и время, в которых участвуют два или более сотрудников и которые требуют согласования рабочего времени, называются совещаниями.

У встречи есть инициатор. В соответствии с данными о занятости всех участников, опубликованными в сети, он определяет тему, участников и назначает время встречи.

Читайте так же:
Как автоматически удалить отправленные элементы в Outlook?

Чтобы создать собрание, инициатор создает собрание в своем календаре и, как только он определит участников (вкладка Доступность участников, Рисунок 8 ), собрание станет собранием.

После планирования собрания Outlook автоматически рассылает приглашения тем, кто должен принять в нем участие.

Участники могут принять или отклонить приглашение или предложить альтернативное время (в среде эти действия могут быть выполнены простым нажатием соответствующей кнопки).

Также инициатор автоматически отслеживает принятие (отклонение) приглашений.

Если участник принимает приглашение, запись о мероприятии автоматически появляется в его календаре.

Создание и выполнение задач

Список заданий можно найти в папке Задания.

При создании задания вы указываете тему, даты начала и окончания, время сообщения и тип значения. Инициатор задачи и ответственный за задачу (лицо, которому поручена задача) определяются автоматически. Вы можете прикрепить к заданию необходимые файлы, относящиеся к теме. Вы можете указать контакты, связанные с задачей, и указать категорию для задачи. Во время выполнения задания (особенно если оно было поручено другим человеком) следует изменять статус задания, выраженный в процентах его выполнения.

Любые изменения в задании (обновления файлов, обновления статуса) будут отправляться инициатору для отслеживания прогресса и управления.

Групповая работа с документами

Вы можете прикреплять файлы документов к совещаниям и встречам. Ссылки указывают на соответствующие дела. Участники получают файлы, прикрепленные к встречам, вместе с приглашением ознакомиться с ними.

Файлы документов могут быть связаны с задачами. Таким образом, они также связаны с конкретными случаями.

Окна объектов позволяют открывать и редактировать файлы, прикрепленные к встречам, задачам и т.д., непосредственно из окна соответствующего объекта. Это прямой результат интеграции офисных приложений.

Когда сотруднику назначается задание с прикрепленным файлом, автор не может редактировать файл, пока задание не будет выполнено.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector