0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически пересылать электронные письма определенному человеку, когда он находится вне офиса в Outlook?

Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?

Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?

В Microsoft Outlook можно настроить автоматический ответ на входящую электронную почту. Если вы долго отсутствуете и не можете проверить почту, Outlook ответит на сообщения за вас.

Когда вы находитесь в отпуске и вам нужно уведомить коллег и партнеров по переписке, вы можете настроить автоматический ответ в Outlook. В этой статье мы расскажем вам о двух способах настройки автоответчика в Microsoft Outlook.

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»

Чтобы создать собственный автоответчик, необходимо создать автоматические ответы в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно заходить в специальные настройки. Следующий метод работает для всех текущих версий Outlook, но только для учетных записей Microsoft Exchange Server!

  1. Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
  2. В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы. Автоматические ответы в Outlook 2013Автоматические ответы в Outlook 2013
  3. Включите опцию Отправлять автоответы.
  4. Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.
  5. Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке. Текст автоответа в OutlookТекст автоответа в Outlook
  6. В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
  7. Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК.
Читайте так же:
Как автоматически доверять всем письмам от моих контактов в Outlook?

С этого момента на все входящие письма будут отвечать в течение времени, указанного в созданном вами тексте.

Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии

Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или если в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволяет отправлять разные письма об отсутствии сообщений разным получателям.

Инструкции могут немного отличаться в зависимости от версии Office, но базовая концепция следующая.

Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?

  1. Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файлы. Вы должны увидеть категорию Информация.
  2. Нажмите Управление правилами и оповещениями. Откроется новое окно.
  3. Нажмите кнопку Создать на вкладке Правила электронной почты. Выберите Применить правило к полученным сообщениям. Правило электронной почты для Microsoft Office
  4. Затем можно выбрать группы отправителей, которым нужно отправить сообщение об отсутствии.
  5. Выберите учетную запись электронной почты, с которой будет отправлен автоматический ответ (если вы управляете несколькими учетными записями Outlook).
  6. В следующем окне выберите тип сообщения об отсутствии, которое вы хотите отправить. Если вы хотите отправить ответ по шаблону, выберите Ответить по шаблону. Если вы хотите выбрать шаблон (файл Word), нажмите на выделенный синим цветом текст (готовый шаблон).
  7. Нажмите OK, чтобы сохранить новое правило.

Можно создать несколько правил, чтобы помочь Outlook реагировать на различные группы отправителей различными способами. Количество правил ограничено только количеством групп отправителей.

Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

Находясь в отпуске, вы не хотите читать рабочую электронную почту и отвлекаться на рабочие вопросы. Функция автоответчика Outlook позволяет уведомлять коллег и клиентов, когда вы отсутствуете на работе и не можете ответить на письмо.

Читайте так же:
Как автоматически удалять спам или нежелательные письма в Outlook?

Вы можете записать любую конкретную информацию, например, номер телефона коллеги, который подменяет вас, пока вы в отпуске, и сразу же направить все электронные письма в его почтовый ящик.

Эта функция доступна во всех версиях программы и очень легко активируется. Давайте узнаем, как создать автоматический ответ в Outlook 2007 и более поздних версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Прошло уже 10 лет с момента выпуска Outlook 2007, но он по-прежнему широко используется пользователями ноутбуков. Поэтому уместно начать с обсуждения конфигурации автоматического ответа в этой версии Outlook, тем более что она значительно отличается от более новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

заместитель outlook 2007

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

настройка заместителя в Аутлук 2007

Обратите внимание. Правила обработки сообщений можно найти в том же меню, под текстом вашего автоматического ответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

Входим в автоответы Аутлук 2010

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Вы можете отключить автоответчики в любой момент, сняв флажок.

Читайте так же:
Как автоматически отклонять приглашения на собрания от определенных людей в Outlook?

настраиваем автоответ в аутлук 2010

Затем придумайте текст для отправителей, находящихся в отпуске или в командировке.

Пример ответа на отпуск в Outlook 2010:

Добрый день!

Я буду в отпуске с 1 по 14 июля и не смогу ответить на ваше письмо. Любые вопросы, требующие моего внимания, могут быть адресованы моей коллеге Анне Петровой во время моего отсутствия.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоматического ответа в Outlook 2010 на время деловой поездки

Приветствие.

Я нахожусь в командировке до 10 июля и, к сожалению, не могу ответить сейчас.

Звоните мне по телефону +7 123 456-78-90, если вопрос срочный.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

автоответ за пределы организации

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

открываем правила автоответов в Аутлук 2010

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

правила автоответов в Аутлук 2010

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

Правило пересылки письма в автоответах аутлук

Чтобы выйти из режима настройки параметров автоответчика, дважды щелкните OK.

На этом настройка автоответа в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Для целей данного руководства мы будем использовать Outlook 2016 в качестве примера настройки автоответчика.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Меню файл в Outlook 2016

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Входим в настройку автоответов Outlook 2013 и Outlook 2016

Откроется окно Автоответчик, которое в принципе аналогично Outlook 2010.

Читайте так же:
Как всегда отображать скрытую копию в Outlook?

Автоответы Outlook 2013

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в ваше отсутствие.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствуем

До 18 июля я в отпуске.

Вы можете задавать Виктору Козлову любые вопросы.

Корректировка: kozlov@computernotes.ru

Сайт : computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

Выберите размер шрифта и цвет, который вы предпочитаете, если это необходимо.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

автоответ отправителям за пределами организации

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Примером может служить правило, которое пересылает все письма из почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой Urgent на адрес kozlov@computernotes.ru.

правило перессылки при автоответе в аутлуке

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я привел несколько видеоуроков о том, как создать автоматический ответ в Outlook. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь задавать их в комментариях.


голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector