1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически переместить отправленные встречи в определенную папку в Outlook?

Работа с папками сообщений в Outlook.com

Создавайте новые папки, переименовывайте, перемещайте или удаляйте существующие папки в Outlook.com для организации сообщений. Также можно настроить правила, чтобы сообщения Outlook.com автоматически перемещались в папки в соответствии с вашими требованиями.

Папки по умолчанию

По умолчанию учетная запись содержит следующие папки:

Входящие. Если вы не создали правило для перенаправления входящих сообщений в другую папку, и они не классифицируются как нежелательная почта, то они попадают в папку «Входящие».

Эта папка автоматически заполняется сообщениями нежелательной почты, которые помечены как нежелательные, но не блокируются фильтром нежелательной почты до попадания в папку входящих сообщений. В Outlook.com можно пометить сообщение как нежелательное или заблокировать отправителя.

Черновик. Если вы создаете новое сообщение или отвечаете на входящее сообщение, но вам нужно сделать паузу, сообщение автоматически сохраняется в папке «Черновики». Вы можете вернуться к нему позже, чтобы продолжить редактирование, а затем отправить его.

Отправлено. В папке «Отправленные» автоматически сохраняется копия каждого отправленного сообщения. h Ω Modern сочетает в себе не только яркие цвета, но и насыщенные тона. Ω Минимализм сигнализирует об акценте на цвете. Наиболее распространенное сочетание — черное и белое.

Удалено. При удалении сообщения оно перемещается в папку «Удаленные».

Архив Здесь можно хранить сообщения, которые вы больше не используете, но хотели бы сохранить. Перемещение непрочитанных сообщений в архив поможет уменьшить беспорядок в папке входящих сообщений.

Отсутствуют папки

Если вы не видите левую область папки, попробуйте щелкнуть там.

Очистите кэш вашего браузера. Посмотрите, как это сделать для Chrome, Firefox или Microsoft Edge.

Закройте все вкладки и окна вашего браузера.

Снова войдите в систему на www.outlook.com.

Советы: При просмотре на маленьком экране вам может понадобиться сделать следующее.

Список папок можно увидеть, если развернуть окно браузера или прокрутить страницу влево.

Разворачивайте область папок только при необходимости. Щелкните значок с тремя линиями Значок с 3 линиями в Outlook.comв боковой панели слева, чтобы отобразить или скрыть папки.

Затем нажмите Сохранить и закройте параметры просмотра. В результате папки будут отображаться на большем экране.

Контекстное меню папок

Большинство действий с папками можно выполнить через контекстное меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по папке.

Создать новую вложенную папку Используйте для создания вложенной папки в щелкнутой правой кнопкой мыши папке.

Удалить папку. Удаляет папку со всем ее содержимым, перемещая ее в папку «Удаленные». Стандартные папки, например папка «Входящие», не могут быть удалены.

Это переместит все элементы в выбранной папке в папку «Удаленное».

Читайте так же:
Как включить и отключить ручное панорамирование в Outlook?

Прочитать все элементы в выбранной папке. Помечает все элементы в выбранной папке как прочитанные.

Функция переименования позволяет изменить имя папки. В отличие от стандартных папок, таких как «Входящие», стандартные папки нельзя переименовать.es и гармонизировать общую ситуацию в организации.

Создание папки

Создание дополнительных папок поможет вам правильно организовать сообщения. Создайте папку для каждого проекта, для каждого сообщения, полученного от одного человека, или для всего списка рассылки.

Создать каталог

В нижней части левой области выберите Создать папку. Возможно, вам придется прокрутить список папок вниз, чтобы увидеть «Новая папка».

Введите новое имя папки в поле и нажмите клавишу Enter.

По мере создания папок они добавляются в алфавитном порядке в папку «Archive» (Архив).

Создание подкаталогов

Щелкните правой кнопкой мыши слева от папки, в которую нужно добавить вложенную папку.

Выберите Создать подпапку.

Для создания новой папки нажмите ENTER.

Переименование папки

Примечание: Вы не можете переименовывать стандартные папки, такие как Входящие, Черновики или Удаленные.

В левой области щелкните правой кнопкой мыши папку, которую необходимо переименовать.

Выберите опцию «Переименовать».

Введите название папки и нажмите Enter.

Перемещение папки

Ни порядок папок в папке Folders, ни порядок вложенных папок не могут быть изменены. Вложенные папки всегда должны находиться внутри других папок.

Папки и другие элементы в списке «Избранное» можно менять местами. Добавить папку в Избранное очень просто: щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в Избранное».

Если вы по ошибке переместили папку в подпапку, создайте новую папку верхнего уровня и скопируйте в нее все сообщения из подпапки.

Удаление папки

Стандартные папки, такие как Входящие и Отправленные, удалить нельзя.

Чтобы удалить папку или подпапку в области слева, щелкните по ней правой кнопкой мыши.

Выберите пункт Удалить папку.

Нажмите OK, чтобы подтвердить удаление.

Папка «Удаленные»

При удалении сообщения или папки сообщение или папка сначала помещается в папку «Удаленные». Вы можете удалять сообщения из этой папки вручную или настроить Outlook.com на автоматическую очистку папки «Удаленные» при выходе из учетной записи.

Если вы хотите просмотреть содержимое удаленных папок, необходимо развернуть папку удаленных элементов с помощью стрелки рядом с ней.

Очистка папки «Удаленные» при выходе

Перейдите в параметры обработки сообщений(параметрыЗначок "Параметры"> Просмотр всех параметров Outlook > обработки > сообщений).

Установите флажок напротив опции Очистить удаленную папку в разделе Параметры сообщений.

Нажимайте на кнопку «Сохранить». синие и спокойные цвета фона с акцентными деталями. Ω Хай-тек — это оттенки белого, серебристого, черного и серого. Но главной особенностью является наличие металлических элементов. J

Читайте так же:
Как вставить / заменить вложения в виде гиперссылок в Outlook?

Узнайте, как восстановить удаленные сообщения в статье Восстановление удаленных сообщений на Outlook.com.

Обработка сообщений

Используйте элементы управления в панели Outlook.com или настройте правила, чтобы Outlook.com автоматически перемещал сообщения в папки по мере их поступления.

Автоматическая обработка сообщений командами

С помощью таких команд, как Очистить и Переместить, все сообщения от определенного отправителя могут быть автоматически удалены или перемещены. Outlook.com отображает команды при выборе сообщения в почтовом ящике.

Clear быстро удаляет нежелательные сообщения из папки «Входящие». Выбрав сообщение, вы можете автоматически удалить все входящие сообщения от его отправителя, сохранить только последние сообщения или удалить сообщения, полученные более 10 дней назад.

Сообщения можно переместить в другую папку с помощью команды Перемещение.

Автоматическая обработка сообщений при помощи правил

Используйте правила для автоматического перемещения сообщений в папки по мере их поступления.

В папке «Входящие» выделите сообщение, для которого нужно назначить правило, и выберите Дополнительные действияна панели команд.

Выберите Создать правило. Появится диалоговое окно Create Rule (Создать правило).

Выберите папку, в которую нужно переместить сообщение от этого отправителя.

Нажмите на Дополнительные параметры, чтобы выбрать другие условия и действия.

По умолчанию флажок установлен для параметра Остановить дальнейшую обработку правил. Даже если правила применяются к сообщению, если флажок не снят, последующие правила применяться не будут.

Нажмите кнопку OK для сохранения правила.

Есть дополнительные вопросы?

Примечание. Чтобы получить поддержку, необходимо сначала войти в систему. Чтобы войти в систему, перейдите на страницу Поддержка аккаунта.

Панели Список папок и Outlook

В этом разделе вы узнаете, как организовать информацию в Microsoft Outlook. Будет проведено обсуждение списка папок и панели Outlook.

Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам можно получить с помощью специальной панели списка папок.

Пример 7.1. Просмотр списка папок

  • Вид > Список папок
  • <Панель инструментов Дополнительно>Список папок

Список папок появится между панелью Outlook и информационной панелью. На рисунке 7.3 показан список папок с выбранными Контактами. 7.3 показан список папок с выбранными Контактами.

Панель Список папок

Рис. 7.3. Панель списка папок

Если имена папок видны не полностью, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правый край панели.

По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие, Журнал, Задачи, Заметки, Исходящие, Календарь, Контакты, Отправленные, Удаленные и Черновики.

Список папок можно просматривать с помощью кнопок Развернуть и Закрыть на панели рядом с названиями вложенных папок, содержащих другие папки. Например, все перечисленные выше папки являются вложенными папками папки Личные. Ω Романтические стили, такие как кантри и прованс, любят естественные тона. Разрешается

Кнопка Развернуть имеет знак плюс (+), а кнопка Свернуть — минус (-). Знак плюс рядом с именем папки означает, что она содержит вложенные папки. Нажатие на эту кнопку открывает список вложенных папок и преобразует знак плюс в знак минус. Как показано на рисунке 7.3, знак минус рядом с папкой Личные папки указывает на то, что список вложенных папок открыт.

Новая папка

В дополнение к папкам по умолчанию пользователь может создавать дополнительные папки и вкладывать их так глубоко, как ему захочется. Распределение информации из существующей папки является типичным примером создания папки. Например, контактная информация может быть рассортирована по двум папкам: Личная и Деловая.

Пример 7.2 Создание новой папки

> Файл > Папка > Создать папку. (или ++)

Имя папки: = Личный

Содержание папки: Элементы типа Contact (рис. 7.4)

Поместить папку: Контакты

Диалоговое окно Новая папка

Рисунок 7.4. Диалоговое окно «Новая папка

При создании новой папки необходимо указать ее тип (Meeting, Journal, Task, Memo, Contact, Mail), например, задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Разные типы информации не могут одновременно храниться в одной папке Outlook. Любой элемент другого типа, который вы поместите в папку, будет преобразован в исходную форму.

Папка будет вложена на том же уровне, что и стандартные папки, если в списке Выбрать место размещения папки выбраны Личные папки; в противном случае она будет находиться под выбранной папкой.ja lubi

В папке Outlook может храниться только один тип элементов. Однако она может иметь вложенные папки, которые, в свою очередь, содержат элементы разных типов.

После создания папки вы можете получить предупреждение Добавить ярлык на панель инструментов Outlook? (Добавить ярлык на панель инструментов Outlook?). Если вы не хотите, чтобы это окно появлялось снова при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (Рисунок 7.5). Теперь мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.

Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Рисунок 7.5. Добавление ярлыка к диалоговому окну панели Outlook ?

Панель Список папок с открытой папкой Служебные

Рис. 7.6 Панель списка карт с открытой папкой Service

Добавляя вложенные папки в каталог Outlook, вы можете упорядочить свою информацию. Конечный результат показан на рис. 7.6.

Находясь во вложенной папке, нажмите кнопку Up One Level на панели Advanced, чтобы перейти на один уровень вперед.

Перенос информации между папками

Итак, папка создана, но она пуста. Организуйте необходимую информацию в папках. Переместить выбранный элемент из одной папки в другую можно одним из следующих способов:

  • Командный метод
  • Ручной метод обработки элементов.

Командный метод

Перед описанием этого метода полезно понять разницу между перемещением и копированием элемента.

Копирование (Сору) — это перемещение элемента из одной папки в другую, при этом оригинальный элемент сохраняется в новой папке.

Акт перемещения элемента из одной папки в другую без сохранения исходного элемента в папке, из которой элемент был перенесен.

Возможно, вы захотите переместить контакт (Кондукова Екатерина) из папки «Контакты» в папку «Сервис».

Пример 7.3. Перемещение элементов из одной папки в другую

Редактировать &gt ; Переместить в папку . (Рисунок 7.7).

Переместите выбранные элементы в папку «Утилиты

Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").

Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Диалоговое окно Перемещение элементов

Рис. 7.7. Диалоговое окно перемещения элементов

Копирование элементов посредством буфера обмена Office

Рисунок 7.8: Копирование элементов при помощи буфера обмена Office

Пример 7.4. элементы копирования

> Правка > Буфер обмена Office.

Редактирование > Копировать или +.

Коробка Кондукова (рис. 7.8).

Методы ручного управления

Этот метод гораздо быстрее и нагляднее предыдущего.

Выделите элемент, удерживайте правую кнопку мыши и перетащите его на значок папки в панели списка папок или на ярлык в панели Outlook. Отпустите кнопку мыши и выберите один из методов переноса: Переместить или Копировать.

Аналогичные действия можно выполнить, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать клавишу нажатой, произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадрат со знаком плюс), в противном случае — перемещение.

При копировании элемента оригинальный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые элементы. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не будут отображаться в другом.

Работа с папками

Операции с папками Outlook в основном такие же, как и с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно использовать контекстное меню, которое появляется при нажатии правой кнопки мыши на выбранной папке (рисунок 7.9).

Контекстное меню для работы с папкой Outlook

Рис. 7.9 Контекстное меню для работы с папкой Outlook

Команды этого меню полностью описаны в табл. 7.1.

КомандаОписание
Открыть (Open)Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации
Открыть в новом окне (Open in new window)Открывает папку для просмотра в новом окне
Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder)Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server
Расширенный поиск файлов (Advanced Find)Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook")
Переместить (Move)Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
Копировать (Copy)Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
Удалить папку (Delete)Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить
Переименовать папку (Rename)Изменяет имя папки
Создать папку (New Folder)Создает новую папку
Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar)Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook
Пометить все как прочтенные (Mark All as Read)Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта
Свойства (Properties)Отображает диалоговое окно Свойства папки

Таблица 7.1: Команды из контекстного меню списка папок

Некоторые комментарии по этой таблице.

  • Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
  • Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
  • Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

Ярлыки и панель Outlook

Как отмечалось выше, на панели Outlook есть ярлыки папок, которые организованы в три отдельные группы: Outlook Shortcuts, My Shortcuts и Other Shortcuts. Группы можно создавать, ярлыки можно перемещать из одной группы в другую, их можно удалять и переименовывать. Давайте создадим группу «Мои контакты» с двумя ярлыками: Личный и Деловой, используя панель Outlook.

Пример 7.5. Добавление группы меток

Название группы := мои контакты

Ярлык для панели Outlook.. .

Обзорный вид (рис. 7.10)

Имя персональной папки

<Список папок>Служебные Добавить на панель Outlook

Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Рисунок 7.10. Диалоговое окно добавления в панель Outlook

Выбрав «Файловая система» в списке «Искать в», вы можете создать в Outlook ярлыки для всех папок файловой системы вашего компьютера.

Конечный результат создания группы меток показан на Рис. 7.11.

Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты

Рисунок 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои контакты

Еще один простой способ добавить ярлык — перетащить значок папки из панели списка папок на панель Outlook.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector