0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?

Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?

Правила позволяют автоматически перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты. Кроме того, с помощью правил можно воспроизводить звуки, перемещать сообщения в папки или отображать предупреждения о приходе нового сообщения.

Создание правила для перемещения элементов от определенного отправителя или с определенными словами в теме письма в другую папку — самое простое и наиболее распространенное правило. Непосредственно из уже полученных сообщений можно создать такое правило.

Находясь в папке «Входящие» или другой папке электронной почты, щелкните правой кнопкой мыши сообщение и выберите пункт «Правила».

Выберите один из вариантов. Microsoft Outlook предложит вам создать правило на основе отправителя и получателя. Выберите Создать правило, чтобы увидеть дополнительные параметры.

В диалоговом окне Создание правила установите один или несколько флажков в трех первых окошках.

Чтобы переместить сообщение в папку, выполните следующие действия: сначала установите флажок Переместить элемент в папку, а затем выберите папку в диалоговом окне Выберите папку.

Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить выбор и вернуться на экран создания правила.

Если вы хотите, чтобы правило применялось к прошлым сообщениям, снимите флажок в диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.

Создать правило с помощью Мастера правил

Есть три типа правил, которые можно ввести с помощью мастера правил.

Будьте организованы: Приведенные ниже правила помогут вам фильтровать, хранить и обрабатывать сообщения.

Информированный: эти правила уведомляют вас о получении сообщения, отвечающего определенным условиям.

Типы правил, созданные без использования шаблона, — это пользовательские правила.

Можно настроить практически любой набор правил. Вы можете задать множество параметров для каждого типа создаваемого правила. Следующие шаги объясняют, как использовать мастер создания правил для создания правил.

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями, чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения».

На вкладке Правила электронной почты выберите Новое правило.

Шаг 1: Выберите шаблон из списка. Начните с выбора значка Применение правила к полученным сообщениям или Применение правила к отправленным сообщениям.

Нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его в окне Шаг 2: Изменение описания правила. Если в шаге 1 вы отмечаете сообщения от определенного пользователя для дальнейших действий, выберите людей или публичную группу, сообщения от которых вы хотите отметить, а затем нажмите кнопку Принять дальнейшие действия, чтобы выбрать, когда сообщения будут отмечены.

Нажмите на кнопку «Далее».

На второй странице мастера правил можно добавить дополнительные условия к правилу. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, которые содержат определенные слова в теме или тексте сообщения.

Почти все условия, установленные на предыдущем экране, будут отмечены в поле Шаг 1: Выберите условие(я). Установив несколько флажков, вы можете выбрать несколько условий.

В окне Шаг 2: Изменение описания правила щелкните одно из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

Читайте так же:
Как автоматически создать имя дорогого отправителя при ответе на сообщение в Outlook?

В рамках третьей страницы мастера правил можно выбрать дополнительные действия, которые будут выполняться над сообщением. Например, можно отметить сообщения для дальнейших действий и сообщения высокой важности.

В результате выбора поля (полей) Условие в поле Шаг 1: Выбор действий все действия, настроенные на первом экране, будут отмечены. Флажки позволяют выбрать несколько дополнительных действий.

Если вы используете окно Шаг 2: Изменение описания правила, щелкните любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите кнопку Далее.

Вы можете добавить любые исключения к правилу на четвертой странице мастера правил. В этом случае можно проверить, все ли важные сообщения не были помечены для дальнейших действий.

Установив несколько дополнительных флажков в поле условия (условий) на шаге 1, вы можете задать несколько условий.

Шаг 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из выделенных дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите кнопку Далее.

Введите имя для правила на последней странице мастера правил.

При запуске этого правила установите флажок Выполнять это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

По умолчанию флажок Включить правило установлен. Вы можете снять этот флажок, если не хотите, чтобы правило было активировано в данный момент.

Нажмите Готово, чтобы сохранить и активировать правило.

Можно удалить правило, которое больше не требуется.

Перейдите в Файл > Управление правилами и оповещениями.

Выберите правило в диалоговом окне «Правила и предупреждения» на вкладке «Правила электронной почты».

Нажмите кнопки УдалитьЗначок "Удалить"> ОК.

Одно или несколько правил можно создать вручную.

Чтобы применить правила, нажмите Применить правила на вкладке Правила электронной почты на вкладке «Файл».

В диалоговом окне Применить правила в списке Выбор правил для запуска установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите запустить.

Если вы хотите использовать другую папку, в разделе Запуск в папке нажмите Обзор, выберите папку и нажмите OK.

Включить вложенные папки, установив этот флажок, вы включите все папки в указанную папку на шаге 3.

По умолчанию все сообщения в списке Применить к выбраны. В этом поле сообщения можно пометить как прочитанные или непрочитанные.

Завершение пресса.

В Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку «Входящие», и эти правила не могут быть применены, пока они не будут выполнены на сервере. В случае с правилом печати оно не может быть выполнено, если оно не было выполнено ранее на сервере. Когда правила не могут быть применены на сервере, они применяются во время запуска Outlook.

Читайте так же:
Как в Outlook показать количество непрочитанных элементов, включая вложенные папки?

Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если список правил содержит правила обоих типов, сначала используются правила сервера, а затем правила клиента.

Сервисные уведомления, ответы на опросы и автоматические ответы

Действия с уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на рабочем месте рассматриваются так же, как и обычные сообщения, когда применяются правила. Правило, перемещающее сообщения со словом «собрание» в теме в специальную папку, также применяется к уведомлениям о доставке и прочтении, ответам на голосование и автоответчикам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки входящих сообщений в другую папку, это влияет на отслеживание голосов. Если вы откроете отправленное сообщение, содержащее кнопки для голосования, данные отслеживания не будут подсчитывать ответы, перемещенные правилом. Ручное перемещение или удаление ответа не влияет на отслеживание.

Приглашения на встречи, запросы на выполнение задач и документы

Правила применяются, когда приглашения на совещание, запросы задач и документы считаются сообщениями. Если вы создаете правило, которое перемещает элементы, удовлетворяющие определенным условиям, в определенную папку, все запросы задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям, также перемещаются. Однако помните об этих ограничениях при создании правил, которые влияют на эти типы элементов:

Если элемент перемещен не в папку почты, а в другую папку, он может функционировать не так, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

Ответы не будут отслеживаться по исходному элементу, когда они будут перемещены правилом в папку «Удаленные».

Как только приглашение на встречу автоматически перемещается в папку Удаленные, оно не добавляется в папку Календарь.

Правила отправки сообщений не распространяются на приказы и приглашения на встречи.

Контактные группы

Способ создания правила, содержащего контактную группу, может повлиять на его выполнение.

Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете указать, чтобы все сообщения отправлялись в виде копий (копий) другим людям или спискам рассылки.

Один из сценариев, в котором это правило полезно, — когда все члены группы отвечают на входящие сообщения электронной почты, например, поступающие в центр поддержки. Когда один из членов группы отвечает на сообщение, остальные члены группы получают копию ответа, чтобы они могли оставаться на связи.

Читайте так же:
Как восстановить или восстановить жестко удаленные электронные письма в Outlook?

Сначала нужно создать копию правила для автоматической отправки копий всех отправляемых вами писем.

Это правило называется правилом клиента. Клиентские правила работают только на компьютере, где они были созданы, и только на компьютере, на котором запущен Outlook. Если вы отправляете электронную почту, используя учетную запись электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока оно не будет создано на нем. Одно и то же правило должно быть создано на каждом компьютере, где оно будет использоваться.

Создание правила

В Mail на вкладке Главная в группе Перемещение нажмите Правила > Управление и оповещения.

Диалоговое окно "Правила и оповещения"

В этом диалоговом окне отображается раздел Правила и оповещения.

Перейдите на вкладку Правила электронной почты и выберите Создать правило.

Выберите "Новое правило"

В Мастере правил в поле Начать с пустого правила нажмите Применить правило к отправляемым электронным письмам.

Выберите Применить правило к отправляемым письмам

Нажмите кнопкуNext, затем нажмите кнопкуNext еще раз.

Подтверждающее сообщение информирует вас о том, что это правило будет применяться ко всем отправляемым сообщениям. Нажмите Да.

Сообщение с подтверждением

В шаге 1. Выберите Действия, выберите поле Отправить сообщение публичным людям или группе.

Выбор действий

На шаге 2. Затем щелкните подчеркнутую группу (щелкните группу Описание правила), а затем щелкните группы People или Public.

Чтобы добавить имена или группы в поле By, выберите их в диалоговом окне Rule Address, а затем нажмите B. Делайте это, пока не включите все имена или группы, которые вы хотите.

Нажмите на кнопку «ОК».

После завершения работы мастера правил снова нажмите кнопку Next (Далее).

Введите значимое имя для правила на странице Set Rule Name (Установить имя правила).

Имя нового правила

На шаге 2 «Настройка параметров правила» укажите параметр Включить правило.

Нажмите кнопку Готово.

Правило будет работать, только если вы проверяете почту в Outlook. Нажмите кнопку OK.

При отправке нового сообщения, ответа или переадресованного сообщения люди или группы, указанные в правиле, теперь будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщений Sk. При создании сообщения имена людей или групп не будут отображаться в строке «Получатель», но все получатели сообщения будут их видеть.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, правило сначала нужно отключить.

На вкладке Почтовый ящик нажмите Правила > Управление и уведомление Запуск на вкладке Правила > Управление и уведомление.

На вкладке Правила электронной почты раздела Правила снимите флажок, соответствующий созданному правилу.

Нажмите кнопку ОК

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки копий другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивным, пока вы не активируете его снова в диалоговом окне Правила и предупреждения.

Вы можете быстро отключить это правило для отдельных сообщений, перейдя в следующий раздел («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Функция категории в Outlook может использоваться вместе с правилом для отключения нового правила автоматической передачи в одном сообщении без необходимости перехода в диалоговое окно «Правила и предупреждения».

Читайте так же:
Как в Outlook перенести сразу все события из одного календаря в другой?

Необходимо изменить ранее созданное правило так, чтобы при добавлении категории к сообщению правило не отправляло копию.

Нажмите Правила > Управление и оповещения на вкладке Главная в Mail.

Нажмите Edit Rule и выберите правило, созданное ранее.

Изменение правила

Чтобы изменить настройку, нажмите кнопку Изменить настройки.

Изменение параметров правил

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Вас спросят, есть ли исключения из правила?

На шаге 1. (Если требуется) на странице Исключения выберите «Кроме принадлежит к категории [категория]».

Выбор исключений

На шаге 2. Выберите Категория в диалоговом окне Изменение описания правила (щелкните подчеркнутое значение).

Появится диалоговое окно Категории цветов. Щелкните New (Новый).

Диалоговое окно «Цветовые категории»

Добавьте No Auto Copy в качестве имени категории в диалоговом окне Add New Category (Добавить новую категорию).

Добавить новую категорию

Также комбинация клавиш позволяет быстро применить категорию к сообщению. Это можно сделать, выбрав нужное значение из списка комбинаций клавиш.

Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Категории цветов.

Нажмите кнопку «Готово».

Появится сообщение о том, что правило действует только для этого клиента. Нажмите OK.

Если необходимо отключить правило автоматического копирования для сообщения, примените к нему категорию.

При этом нажмите кнопку Дополнительные параметры на вкладке Настройки.

Дополнительные параметры

Выберите опцию Без автоматического сжатия в диалоговом окне Свойства.

Совет: Вы можете использовать сочетание клавиш, если указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматического копирования не применяется.

Во-первых, необходимо сделать копию правила, которое автоматически копирует все отправленные вами письма.

Это правило называется правилом клиента. Клиентские правила работают только на компьютере, на котором они созданы и на котором запущен Outlook. Если вы отправляете письмо, используя учетную запись электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило должно быть создано на каждом компьютере, на котором оно будет использоваться.

Создание правила

Затем нажмите Правила и оповещения в меню Инструменты в Mail.

В меню Правила электронной почты выберите Создать правило.

В диалоговом окне Мастер правил в разделе Начать с пустого правила выберите Проверять сообщения после отправки и нажмите Далее.

Нажмите кнопку «Следующий».

Появится подтверждающее сообщение о том, что это правило будет применяться ко всем отправляемым вами сообщениям. Нажмите кнопку Да.

На шаге 1. Выберите действия, установите флажок Отправить копию [отправители или список адресов].

В окне Шаг 2. С помощью диалогового окна Изменение описания правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите людей или списки рассылки.

В диалоговом окне Адрес для правила щелкните имя или список рассылки и нажмите кнопку Кому. Повторяйте это действие, пока все имена или списки рассылки, которые вы хотите добавить, не будут добавлены в поле Кому.

Читайте так же:
Как всегда отображать скрытую копию в Outlook?

Нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне «Мастер правил» нажмите кнопку Далее.

Нажмите на кнопку «Далее».

На странице Set Rule Name введите понятное имя правила.

Нажмите кнопку «Готово».

Теперь при отправке нового сообщения, ответе на сообщение или пересылке сообщения люди или списки рассылки, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщения «Получатели». Имена пользователей или списков рассылки в строке «Копия» не будут отображаться при создании сообщения, но каждый получатель сообщения будет видеть эти имена.

Отключение правила

Вы должны сначала отключить это правило, прежде чем копия не будет отправляться автоматически.

В меню Инструменты нажмите Правила и предупреждения.

Снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали на вкладке Правила электронной почты в разделе Правило.

Нажмите на кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки копии другим людям или спискам рассылки. Если правило неактивно, вам придется снова включить его в диалоговом окне Правила и оповещения.

Информацию об отключении этого правила для отдельных сообщений смотрите в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматического копирования»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

В Office Outlook 2007 вы можете установить правило на одну из доступных категорий, чтобы отключить правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения.

Измените ранее созданное правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Чтобы получить доступ к правилам и оповещениям в Почте, щелкните меню Инструменты.

На вкладке Правила электронной почты щелкните правило, которое вы создали, нажмите Редактировать, а затем выберите Изменить параметры правила.

Выберите Next в первых двух окнах мастера. Появится подсказка с вопросом Есть ли исключения из правил?

На странице Шаг 1. Укажите исключения (при необходимости); установите флажок Исключая принадлежность к категории [категория].

На шаге 2. Появится диалоговое окно Изменить описание правила. Щелкните значение категории (подчеркнутое значение).

Вы можете создавать цветовые категории с помощью диалогового окна Color Category.

В диалоговом окне Добавить категорию в поле Имя введите «Нет автоматического копирования».

Также можно назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. В списке Сочетание клавиш выберите нужное значение.

Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категории и Категории цветов.

Нажмите кнопку «Готово».

Когда вы хотите отключить автоматическое копирование для сообщения, примените категорию.

В группе Опции перейдите на вкладку Сообщение.

В диалоговом окне «Параметры сообщений» нажмите «Категории», затем выберите «Не копировать автоматически».

Совет: Вы можете использовать сочетание клавиш, если вы указали его при создании категории.

Правило автоматического копирования не применяется при отправке сообщений.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector