Как автоматически отвечать внешней организации только в Outlook?

Как автоматически отвечать внешней организации только в Outlook?

Подпись письма не менее важна, чем его содержание или тема, поскольку она указывает, кто его написал (полное имя), вашу функцию, вашу компанию, ваши контакты. В этой статье я пошагово опишу, как создать подпись в Microsoft Outlook 2007/Outlook 2010/Outlook 2013, как вставить в подпись изображение (например, лейбл компании), как настроить автоматическое появление подписи для каждого нового письма.

Создание и настройка подписи в Microsoft Outlook 2007.

» Инструменты» — «Настройки» в Outlook 2007 — это пункты меню настроек.

Перейдите на вкладку «Сообщение» и затем «Подпись» в окне параметров.

Нажмите кнопку «Создать», введите имя подписи, затем нажмите «OK».

Теперь необходимо написать содержание подписи (область выделена оранжевым цветом), текст вы можете редактировать (изменять шрифт, размер, расположение) с помощью панели (выделена зеленым цветом), если вы хотите вставить в подпись картинку — нажмите на кнопку, выделенную красным цветом, и укажите путь к изображению. В розовой области есть две строки, в строке Новые сообщения вы выбираете подпись, которая будет автоматически появляться при создании нового письма (можно установить значение none, в этом случае она не будет появляться), в строке Ответ и пересылка подпись будет добавляться при ответе на чужое письмо. В Outlook вы можете указать, какой почтовый ящик должен использоваться для какой подписи, если у вас несколько почтовых ящиков. Нажмите «Ок» после указания всех настроек.

Если вы пишете новое письмо или отвечаете кому-то, теперь можно увидеть все созданные вами подписи и заменить нужную, если она не видна по умолчанию.

Создание и настройка подписи в Microsoft Outlook 2010.

Нажмите Файл > Параметры в Outlook 2010.

Выберите «Почта» в окне параметров Outlook и нажмите «Подписи» с правой стороны.

Дальнейшие параметры можно настроить так же, как и в Outlook 2007. Нажмите на ссылку и продолжите.

Теперь вы можете просмотреть созданные вами подписи и заменить их, если ваша подпись не отображается по умолчанию при написании или ответе на электронное письмо.

Создание и настройка подписи в Microsoft Outlook 2013.

Нажмите Файл, чтобы начать работу с Outlook 2013.

Выбираете «Параметры».

В окне настроек Outlook выберите «Почта» и нажмите на кнопку «Подписи» справа.

Дополнительные настройки ничем не отличаются от настроек для Outlook 2007, перейдите по ссылке и продолжите настройку.

Теперь, если вы пишете новое письмо или отвечаете кому-то, вы можете увидеть все созданные вами подписи и заменить нужную, если она не отображается по умолчанию.

Информация для администраторов Exchange:

Читайте — Создание корпоративной подписи в Outlook (Exchange 2010), если хотите создать стандартную подпись для всех пользователей.

Как автоматически отвечать внешней организации только в Outlook?

Не все учетные записи поддерживают автоматические ответы (исходящие сообщения). Если вы не видите кнопку «Автоответчик», это означает, что данная функция недоступна для вашего аккаунта. Но если вы оставляете Outlook включенным на время вашего отсутствия, вы можете использовать правила для автоматического ответа на электронные письма. Вы также можете использовать правила для автоматической пересылки сообщений на другую учетную запись, пометить их как прочитанные или переместить в папку. Дополнительные сведения об использовании правил см. в разделе Управление электронной почтой с помощью правил.

Использование правил для ответа на входящие сообщения, когда вас нет на месте

Если вы нажмете на Файл в Outlook, вы увидите экран, как показано ниже:

Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов на отсутствие из Outlook. Вы можете настроить Outlook таким образом, если не хотите создавать шаблон для ответов на все получаемые сообщения.

Создание шаблона для оформления отсутствия на рабочем месте

Создание сообщений в Outlook.

Введите тему и текст шаблона.

Выберите «Файл» > «Сохранить как».

Затем выберите Outlook Template (*.oft) в раскрывающемся списке File Type (Тип файла).

Вы можете изменить расположение шаблона или использовать папку по умолчанию (обычно c:users username appdataroamingmicrosofttemplates). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда вам понадобится отправить одно сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или создать новый. Используя этот шаблон, вы теперь можете установить правило отвечать на сообщения, когда вас нет на работе.

Создайте правило для ответа на сообщения, когда вы находитесь вне рабочего места

Перейдите к Файл > Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В окне Начать с пустого правила нажмите Применить правило к полученным сообщениям, а затем нажмите Далее.

Оставьте поля Шаги 1 и 2 пустыми и нажмите Далее, чтобы отвечать на каждое полученное сообщение. Нажмите Да, когда Outlook спросит, хотите ли вы, чтобы это правило применялось ко всем сообщениям.

Опишите, что делать с сообщением в разделе «Что мне делать с сообщением?» в Шаге 1. Чтобы выбрать шаблон для ответа, нажмите кнопку Действия.

На странице Шаг 2: Редактирование описания правила щелкните подчеркнутый текст заданного шаблона.

В диалоговом окне Выбор шаблона ответа выберите Шаблоны в файловой системе в поле Поиск.

Нажмите Открыть и Далее после выбора шаблона, созданного ранее.

Добавьте все исключения и нажмите Далее.

Дайте правилу название, например «Не на работе».

По умолчанию флажок Активировать правило установлен. Если вы хотите активировать правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите флажок. Вы можете активировать правило позже.

Примечание. Чтобы ваше правило автоматически отвечало на электронные письма во время вашего отсутствия, необходимо оставить Outlook запущенным.

Рассмотрение принципа

Вот как включить образец и правило, которые вы создали заранее:

Выберите File > Manage Rules and Alerts (Файл > Управление правилами и оповещениями).

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила электронной почты найдите созданное вами правило и установите флажок слева от него. Затем нажмите кнопку OK.

Создание шаблона для оформления отсутствия на рабочем месте

Создать сообщение в Outlook

Введите текст вашей темы и шаблона.

Выберите File > Save As (Файл > Сохранить как).

В раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

В качестве альтернативы можно использовать папку шаблонов по умолчанию (обычно appdataroamingmicrosofttemplates в учетной записи c:user). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда вам понадобится отправить такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения, когда вы не на работе, используя этот шаблон.

Создайте правило для ответа на сообщения, когда вы не на работе

Выберите Сервис > Правила и предупреждения.

В диалоговом окне Правила и предупреждения на вкладке Правила электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

Выберите Применить правило к полученным сообщениям в окне Начать с пустого правила и нажмите Далее.

Чтобы отвечать на каждое полученное сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите Далее. Если Outlook спросит, хотите ли вы применить это правило ко всем сообщениям, нажмите Да.

Нажмите Ответить, используя шаблон, предоставленный в разделе «Что мне делать с сообщением?». в окне Шаг 1 Выберите действия в окне Шаг 1.

На странице Шаг 2: Изменить описание правила щелкните подчеркнутый текст заданного шаблона.

Выберите Шаблоны в файловой системе в поле Поиск в диалоговом окне Выбрать шаблон ответа.

Выберите шаблон, созданный ранее, затем нажмите кнопку Открыть и Далее.

При необходимости добавьте исключения и нажмите кнопку Next.

Дайте правилу название, например «Не на работе».

Флажок Включить правило установлен по умолчанию. Теперь правило включено. Нажмите кнопку Готово. Если нет, снимите флажок. Вы можете включить правило позже.

Примечание. Когда вы находитесь вдали от компьютера, Outlook должен быть запущен, чтобы правило могло автоматически отвечать на электронные письма.

Внедрение принципа

Для включения шаблона и правила, которые вы создали заранее, выполните следующие действия:

Выберите вкладку Правила и оповещения.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила электронной почты найдите созданное вами правило и установите флажок слева от него. Затем нажмите кнопку OK.