0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отвечать в формате HTML в Outlook?

Как запретить Outlook отвечать на запросы о прочтении

Некоторые отправители электронной почты включают запрос на чтение в отправляемые ими сообщения. Когда такие сообщения поступают в ваш почтовый ящик, вас могут попросить отправить подтверждение, подтверждающее, что вы получили и открыли сообщение. Если вы не хотите отвечать, настройте Outlook на игнорирование этих запросов. Если вы хотите контролировать обработку этих запросов на чтение, вы можете настроить Outlook на автоматический ответ или запрос.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 и Outlook для Microsoft 365.

Запретить Outlook отвечать на запросы о прочтении писем

Чтобы игнорировать все запросы уведомлений о прочтении в Outlook:

Идти к Отправьте > Опционы.

По электронной почте.

В разделе Отслеживание в разделе Для любого полученного сообщения, содержащего запрос на прочтение квитанции, выберите Никогда не отправлять квитанцию на прочтение.

Выбрать OK.

Другие параметры уведомления о прочтении

Ответы на запросы о чтении могут быть сделаны двумя способами:

  • Всегда отправлять уведомление о прочтении: Outlook автоматически отправляет уведомление о прочтении при открытии сообщения без вашего ведома.
  • Всегда запрашивать отправку уведомления о прочтении: Outlook открывает диалоговое окно после прочтения сообщения электронной почты. У вас есть возможность отправить уведомление о прочтении или проигнорировать запрос на прочтение.

Запретить Outlook 2007 и Outlook 2003 отвечать на запросы о прочтении

Чтобы проигнорировать все запросы на чтение в Outlook, выполните следующие действия:

Выбрать Инструменты > Опционы.

В конфигурацию вкладки.

Выберите Функции электронной почты.

Выберите варианты мониторинга.

С помощью этого параметра можно выбрать, как отвечать на запросы на чтение уведомлений. Выберите Никогда не отправлять ответ. Это относится только к учетным записям Internet Mail.

Выберите OK в следующих 3 диалогах для завершения изменений.

Если ваш сервер настроен на прием входящих запросов, он ответит на них, если вы используете сервер Exchange.

Как выглядят квитанции о прочтении, созданные Outlook?

Когда Outlook выполняет запрос уведомления о прочтении, он создает для отправителя электронное письмо, которое

  • Сообщает почтовой программе или службе, что письмо было открыто.
  • Сообщает в виде обычного текста, когда электронное письмо — идентифицированное получателем, темой и датой — было открыто.
  • Определяет получателя, тему и дату открытия в расширенном формате HTML.
Читайте так же:
Как быстро добавить новые контакты из электронной почты в адресную книгу Outlook?

Приложение или служба электронной почты отправителя определяет способ отображения этой информации; большинство из них отображает текст сообщения в формате RTF или обычного текста.

Пример квитанции о прочтении Outlook

Текст уведомления о прочтении в Outlook выглядит следующим образом:

Ваше сообщение
Кому: [email protected]
Тема: Пример темы
Отправлено: 4 / 11 / 2016 11: 32 PM
был прочитан 4 11:2016.

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

У пользователя Outlook есть два варианта автоматического действия над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых часто повторяется и отличается лишь несколькими элементами данных (буквально несколькими словами или цифрами). Шаблоны — это, по сути, сохраненные сообщения, в которые новые данные вставляются непосредственно перед отправкой.

Правила в Microsoft Outlook — это действия, которые автоматически выполняются над сообщениями на основании существующего шаблона или заданных условий.

Шаг за шагом мы рассмотрим, как создавать шаблоны и правила для различных версий Outlook, а также различия между ними.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Вряд ли кто-то еще пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось получить рабочую станцию именно с таким ПО, то эта инструкция для вас.

  1. Выберите меню «Файл» в главном окне программы. Найдите пункт «Создать», а под ним подпункт «Почтовое сообщение». В качестве альтернативы одновременно нажмите Ctrl+N.


Переход к мастеру создания сообщений


Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону


Сохраняем созданный файл


Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм в более поздних версиях намного проще, но к параметрам также были добавлены новые функции.

Читайте так же:
Как временно отключить аккаунт без удаления в Outlook?

    В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».


Выбираем пункт «Автоответы»


Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил


Добавление пункта «Автоответы»

В любой версии Outlook можно подключить отдельную опцию «автоответчика», выполнив следующие действия:

  1. Откройте «Файл»
  2. Перейдите в раздел «Настройки».
  3. Выберите «Установить ленту».
  4. Выберите «Создать группу» в соответствующем месте и при необходимости переименуйте ее. Это обязательный шаг, так как вы не можете добавить эту вкладку в существующие группы.
  5. Переместите «автоответчики» в группу, созданную в шаге 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться — это зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 года требуют выполнения этого шага.

Настройка популярных почтовых клиентов для Яндекс. Почты

Если этот способ не сработал, вам необходимо перейти к разделу «Создание правила».

Можно ли поступить в МГИМО на бюджет или только при наличии денег?

Включение функции автоответа в Outlook 2007

Функция автоответчика в версиях почтового клиента до 2010 года называлась «Замена». Вы можете активировать ее, следуя приведенным ниже инструкциям.

  1. Перейдите в меню «Инструменты» и выберите «Альтернативы» в появившемся списке.

Без учётной записи Exchange

Тем, кто использует стандартную почту IMAP/POP3 (т.е. gmail, mail, ukr, yandex и другие почтовые сервисы), необходимо объединить функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить функцию автоматического ответа в Outlaw.

Включение

Он включает в себя два этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнем с самого простого: шаблона. Вот как:

  1. Откройте окно программы.
  2. Выберите «Новое сообщение».
  3. Создайте обычное сообщение без указания получателя.
  4. Нажмите «Сохранить как» и введите шаблон Outlook.

Ничего сложного, поэтому давайте создадим правило:

  1. Выберите «Правила» на вкладке «Главная».
  2. Нажмите «Создать правило».
  3. Переключитесь на вкладку «Дополнительно».
  4. На первом этапе выберите «Адресовано мне» и нажмите «Далее».
  5. Нажмите «Установить шаблон» и выберите документ, созданный ранее.
  6. Установите необходимые исключения. Это необходимо для того, чтобы роботы не вели бесконечную переписку.
  7. Нажмите «Готово».
Читайте так же:
Как автоматически удалять элементы удаления при закрытии / выходе в Outlook?

Отключение

Чтобы правило перестало работать, его нужно просто удалить. Для этого:

  1. Открытые «Правила».
  2. Выберите «Управление правилами и сигналами тревоги».
  3. Найдите ненужное правило и снимите с него флажок.

Назначение функции

Включив и настроив эту функцию, вы сможете оперативно отправлять ответы на полученные сообщения. В результате упрощается работа многих служб, поскольку вы можете подсказать пользователям, как запрашивать те или иные вещи и в каком темпе выполнять свои запросы. Кроме того, это создает ощущение, что фирма заинтересована в общении с клиентом или партнером. Наиболее типично использование автоответчика в Outlook:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов, предоставляется также информация о приблизительном времени обработки запроса (не используется в странах СНГ, в некотором смысле является отличительной чертой некоторых крупных западных компаний).
  2. Контактные центры, где важно проявлять уважение к пользователю. В случае необходимости в этом ответе обычно содержится благодарность за запрос.
  3. Службы поддержки (особенно для онлайн-игр). Они дают представление о том, сколько времени займет обработка запроса, или о том, не были ли опущены какие-либо поля в запросе (очень часто это происходит с Zenimax и Blizzard).
  4. Праздники. Включено, чтобы сообщить коллегам/клиентам, что вы недоступны в это время. Используется в крупных организациях, где строго соблюдается профессиональный этикет.

Вы можете найти другие применения этой функции или использовать ее просто для развлечения — выбор зависит от поставленной задачи.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что вам также может потребоваться вручную отключить эту функцию. Следует понимать, что это пример учетной записи Exchange. Процедура проста и в принципе позволяет использовать этот метод, но со вторым заключительным шагом:

  1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

Что такое электронная почта? Инфографика

Примеры автоответов на время отпуска

Это примерная схема автоматического реагирования во время отсутствия (отпуска):

  • Приветствие
  • Сообщение об отсутствии + даты в формате «от … до …». «
  • Указание причины вашего отсутствия — в соответствии с просьбой и требованиями.
  • Контактные данные лица, которое будет полностью или частично замещать вас. Или контактные данные нескольких человек с указанием того, с кем следует связаться и по какому вопросу.

Однако структура письма, безусловно, зависит от конкретной ситуации. Автоответчики в Outlook 2010 по праздникам, примеры:

⬤ «Здравствуйте! Меня не будет в офисе до XX. XX. По всем вопросам можно обращаться к моему заместителю, Анне Иоановой.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта

⬤ «Привет, в связи с отпуском я буду отсутствовать в офисе с XX.XX.XX.XX. по XX.XX.XX.XX. Если у вас возникли срочные вопросы, пожалуйста, свяжитесь с Иваном Грозным.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:Groznuy[email protected]”.

Доброе утро, я на работе только с ХХ, поэтому отвечу позже.

⬤ «Спасибо, что связались со мной. В настоящее время я нахожусь в отпуске до XX. XX.

Если у вас возникли текущие вопросы, пожалуйста, свяжитесь с отделом XXX по тел: +7 XXX XXX XXX XXX XXX». В экстренных случаях вы можете связаться со мной по этому номеру: +7 XXXXXXXX».

А если ваша организация небольшая и обстановка в коллективе дает вам некоторую свободу действий, вы даже можете настроить автоматический ответ в Outlook, например, так: «Друзья, я объехал весь мир и нахожусь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. Я буду отвечать на ваши электронные письма по мере возможности, особенно в вечернее время. Обзвон всех, с кем я встречаюсь, будет осуществляться по плану, в оговоренное время.

Находясь в отпуске, вы не хотите читать электронную почту своей компании и отвлекаться на деловые вопросы. Автоответчик в Outlook позволяет информировать коллег и клиентов о том, что вы отсутствуете на работе и не можете ответить на письмо.

Если вам нужны какие-либо разъяснения, вы можете написать номер телефона своего заместителя и сразу же направлять всю корреспонденцию в его почтовый ящик.

Эта функция доступна во всех версиях программы и очень легко активируется. Давайте посмотрим, как настроить автоматический ответ в Outlook 2007 и более поздних версиях.

Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

  1. Перейдите к пункту меню «Сервис», а затем к пункту «Замена».

Как отключить функцию автоответа в Outlook?

Функция будет работать до тех пор, пока вы ее не отключите, если при ее включении вы не укажете период времени. Алгоритм ее отключения одинаков для всех версий почтового клиента. Если вы активировали Outlook 2003, 2007, 2010 или 2016, выберите «Я на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоматические ответы об отсутствии» (в Outlook 2007) или «Не отправлять автоматические ответы» (в Outlook 2010 и 2013).

Отключаем функцию автоматического ответа

Использование автоматического ответа больше не является необходимым, поэтому вы можете отключить его. Есть два способа отключить его, в зависимости от того, как вы его подключили — с учетной записью Exchange или без нее.

В профиле с учетной записью

  1. Откройте раздел меню File (Файл).

Автоответ в outlook

Перейдите на вкладку «Файл».

Автоответ в outlook

Нажмите функцию «Правила и оповещения».

Автоответ в outlook

Снимите флажок с опции, которую вы хотите отключить, и нажмите кнопку «OK».

В профиле без учетной записи

  1. Открыть раздел меню «Файл».

Автоответ в outlook

Откройте раздел меню «Файл»

Автоответ в outlook

Кликаем на раздел «Сведения»

Автоответ в outlook

Нажмите на значок «Автоответчик».

Автоответ в outlook

Нажмите на первую строку «Не отправлять автоматический ответ» и подтвердите нажатием на «OK».

Функция замены — отличное решение для деловых людей, которым необходимо оставаться на связи, даже когда они не за своим рабочим столом, вместо того, чтобы потом проверять большое количество электронных писем. Отвечать автоматически гораздо удобнее, чем вручную.

Важно: Автоматический ответ будет отправлен пользователю только один раз, и он/она не сможет ответить на другие сообщения. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут сброшены.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector