0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отвечать на полученные сообщения, когда вы заняты в Outlook?

Использование Skype с Outlook для отображения сведений о присутствии контакта

Несколько служб мгновенного обмена сообщениями можно использовать с Microsoft Outlook. Эти услуги позволяют видеть текущую доступность других пользователей и общаться с ними через Интернет в режиме реального времени.

Статусы автоматически отображаются для пользователей, чьи адреса электронной почты были добавлены в список контактов системы обмена мгновенными сообщениями. Кроме того, статусы отображаются для пользователей Microsoft Skype или Lync независимо от того, есть ли они в списке контактов для обмена мгновенными сообщениями.

Как определить, доступен ли контакт?

Визуальное представление Состояние присутствия "В сети"Состояние присутствия "Занят"Состояние присутствия "Не беспокоить"Состояние присутствия "Нет на месте"о доступности ваших контактов( сетевом присутствии или состоянии) указывает на то, находится ли контакт в сети и доступен ли он для беседы в режиме реального времени.

Индикаторы отображаются для всех контактов Outlook с полями для текста сообщения Mgn.

Состояние присутствия "В сети"В сети

Состояние присутствия "Занят"Занят

Состояние присутствия "Не беспокоить"Не беспокоить

Состояние присутствия "Нет на месте"Нет на месте

В Outlook 2016 или 2013 статус контакта отображается в левой части сообщения или в области чтения при его открытии:

Рядом с именем отправителя;

Рядом с именами в полях Кому и Копия;

На странице контактов.

Отправка мгновенных сообщений

Вы можете отправить мгновенное сообщение человеку в любом состоянии, кроме Offline.

Нажмите на индикатор состояния рядом с именем человека.

В карточке контакта нажмите значок мгновенного сообщения или значок Отправить мгновенное сообщение (текстовое облако).

Карточка контакта с выделенным значком службы обмена мгновенными сообщениями

Нажмите кнопку Отправить в нижней части окна для отправки сообщения.

Вы можете ответить на открытое сообщение электронной почты, отправив мгновенное сообщение отправителю или отправителю и всем получателям. На вкладку Мгновенные сообщения в группе Ответить можно перейти с вкладки Сообщение. В раскрывающемся списке выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем.

Группа "Ответить" с открытым списком "Мгновенные сообщения" и выбранным пунктом "Отправить мгновенное сообщение"

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

Вы можете управлять тем, как ваше состояние отображается для других пользователей. Например, если вы недоступны, вы можете изменить свое состояние на Состояние присутствия "Занят"Занят.

Читайте так же:
Как автоматически отмечать удаленные сообщения как прочитанные в Outlook?

Откройте представление Backstage, нажав Файл, а затем выберите Параметры.

На вкладке Люди в разделе Онлайн-статус и Фотографии установите или снимите флажок Показывать статус рядом с именем.

Нажмите на кнопку ОК.

Вкладка "Люди" в окне "Параметры" с выделенным параметром "Показывать состояние"

Как определить, доступен ли контакт?

Визуальное представление доступности контакта (присутствие в сети или статус) показывает, находится ли контакт в сети и можно ли с ним поговорить в реальном времени.

Контакты Outlook, в которых существует поле текста сообщения Mn, отображают эти индикаторы. заполнено.

Когда вы открываете сообщение в Outlook 2010 или просматриваете его в области чтения, отображается статус контакта:

Напротив имени отправителя;

Рядом с именами в полях «Кому» и «Копировать»;

В зоне «Экспресс-контакты».

Отправка мгновенных сообщений

Вы можете отправить мгновенное сообщение человеку в любом состоянии, за исключением Offline.

Рядом с именем человека нажмите значок статуса.

В контактной форме нажмите на иконку мгновенного сообщения (текстовое облако).

Введите сообщение в нижней части окна и нажмите клавишу Enter для отправки.

Отправьте мгновенное сообщение отправителю или всем получателям, когда вы хотите ответить на открытое сообщение электронной почты. Меню Дополнительные действия находится на вкладке Сообщение. В раскрывающемся списке выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем.

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

То, как вы будете выглядеть для других пользователей, зависит от вас. Вы можете, например, изменить свой статус на «Занят», если вы недоступны.

Перейдите к представлению Backstage, а затем нажмите Options.

Установите флажок Показывать статус рядом с именем на вкладке Контакты в разделе Указатель контактов.

Нажмите кнопку ОК.

В рамках интеграции с Lync вы можете получать уведомления о входящих вызовах и перенаправлять входящие вызовы на другой телефон. Если вы разговариваете по телефону, ваш статус автоматически изменится, чтобы указать, что вы недоступны для других пользователей.

Читайте так же:
Как вставить вложения в тело сообщения электронной почты в Outlook?

Службы обмена мгновенными сообщениями

Текстовые чаты в реальном времени больше не являются единственным видом обмена мгновенными сообщениями. Теперь можно использовать звук и видео, обмениваться приложениями и передавать файлы.

Визуальное представление доступности других людей, называемое статусом или онлайн-присутствием, позволяет быстро понять, находится ли этот человек в сети и доступен ли он для разговора в режиме реального времени. Доступные функции определяются клиентами обмена мгновенными сообщениями и включают текстовый чат, аудио- и видеоконференции, обмен файлами и использование удаленного помощника, то есть временное разрешение другим пользователям управлять вашим компьютером.

Вы можете контролировать, как ваш статус отображается у других пользователей. Например, если вы заняты и не можете говорить, измените свой статус на «Занят». Вы можете подключить службу обмена мгновенными сообщениями, например Microsoft Lync, к телефонной системе вашей организации, чтобы получать уведомления о входящих вызовах и переводить вызовы на другой телефон. Если вы разговариваете по телефону, ваш статус автоматически меняется, чтобы другие пользователи знали, что вы недоступны.

Примечание: Доступные параметры состояния зависят от используемой услуги. Более подробную информацию о них можно найти в справке сервиса.

Статус получателя можно увидеть, открыв сообщение в Outlook или просмотрев его в области чтения. При наведении курсора на каждое имя в строках Кому и Cc отображается статус.

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

Если вы используете Outlook, вы можете добавить адрес электронной почты в поле «Адрес мгновенного обмена сообщениями» для каждого контакта. Всякий раз, когда этот контакт использует адрес электронной почты, сохраненный в вашем контакте, для определения его статуса используется адрес мгновенного обмена сообщениями.

В меню Инструменты выберите пункт Параметры, а затем в меню Инструменты выберите вкладку Дополнительно.

Читайте так же:
Как автоматически изменить подпись в зависимости от получателя в Outlook?

Вы можете отобразить статус подключения рядом с именем пользователя, установив флажок Отображать информацию о статусе подключения.

В полях To и Cc выберите Display connection status information only if the mouse pointer remains on the user name (Отображать информацию о состоянии подключения, только если указатель мыши остается на имени пользователя).

Примечание: Эта опция позволяет видеть состояние только при наведении курсора на название.

Отправка мгновенных сообщений

В любом состоянии, отличном от Offline, можно отправить мгновенное сообщение.

Нажмите на индикатор состояния рядом с именем человека.

Отправьте мгновенное сообщение, выбрав команду Send Instant Message (Отправить мгновенное сообщение).

После ввода сообщения нажмите Отправить.

Если вы получили открытое сообщение электронной почты, вы можете ответить на него, отправив мгновенное сообщение отправителю или всем получателям. На вкладке Сообщение группы Ответить нажмите Мгновенные сообщения и выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем.

Статус отображается для всех пользователей, чьи адреса электронной почты вы добавили в список контактов IM. Он также отображается для пользователей Lync, даже если их нет в вашем списке контактов.

Когда сообщение открывается в Microsoft Outlook или отображается в области чтения, статус человека отображается рядом с именем отправителя. Кроме того, статус каждого имени отображается в строках «Кому» и «Копия» при наведении на него курсора, если эта опция была включена.

Чтобы узнать, как изменить этот параметр, смотрите раздел «Включение или отключение статуса в Outlook».

Службы, совместимые с Outlook

Microsoft Outlook совместим с несколькими программами мгновенного обмена сообщениями, такими как Skype и Lync. Вы можете общаться со своими контактами в режиме реального времени, как при личной встрече. Каждая служба также предлагает возможности для совместной работы.

Читайте так же:
Как восстановить заархивированную информацию в Outlook?

Статус контакта Outlook отображается при наведении курсора на адрес электронной почты. В новом приглашении на встречу статус отображается при наведении курсора на имя участника.

В списке контактов для обмена мгновенными сообщениями отображается статус всех пользователей, адреса электронной почты которых вы добавили. Также отображается статус пользователей Lync, даже если они не отображаются в списке контактов.

Microsoft Skype

Microsoft Skype. Теперь можно общаться с другими людьми с помощью текстового, голосового или видеочата с помощью Skype, который пришел на смену Windows Messenger. В некоторых случаях вы можете общаться с пользователями других служб мгновенного обмена сообщениями.

Статьи об использовании Skype и Skype для бизнеса в Outlook

Microsoft Lync

Microsoft Lync. Lync, интегрированный коммуникационный клиент, который заменяет Microsoft Office Communicator, позволяет информационным работникам общаться в режиме реального времени. Lync поддерживает приложения Microsoft Office и инфраструктуру корпоративной телефонии. В некоторых ситуациях он также может общаться с пользователями других мессенджеров, включая Skype и сторонние решения Yahoo! или AOL.

Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook

Автоответчик на отсутствие на рабочем месте может быть установлен двумя способами. Выбор определяется типом учетной записи электронной почты.

На вкладке Файл выберите значок Outlook из следующих изображений, соответствующий вашей версии.

Нажмите кнопку "Автоответы".

Следуйте инструкциям по настройке автоответчиков, если вы не видите кнопку «Автоответчик».

Если кнопка "Автоматические ответы" не отображается, выберите "Правила и оповещения".

Если вы не видите кнопку Автоответчики, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии в правилах.

Настройка автоматических ответов

Выберите Файл > Автоответчики.

Автоматические ответы

Внимание. В Outlook 2007 на вкладке Инструменты выберите команду Заменить.

В диалоговом окне Автоответчик выберите пункт Отправить автоответчик.

Можно указать диапазон дат для автоматических ответов. После наступления указанной даты отправка ответов прекратится. Если вы не отключили автоматические ответы, вам придется сделать это вручную.

Читайте так же:
Как автоматически выделять электронные письма в зависимости от возраста в Outlook?

Примечание: Если кнопка автоответчика не появляется, настройте отправку сообщений об отсутствии с помощью правил и предупреждений.

В пределах организации: Введите текст ответа, который вы хотите отправить сотрудникам, когда вас нет на рабочем месте.

Введите текст автоматического ответа

Примечание: Если вы отправляете автоматические ответы отправителям за пределами вашей организации, автоматические ответы будут отправляться на все сообщения, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, мы рекомендуем выбрать Только мои контакты.

Нажмите кнопку OK для сохранения настроек.

Отключение автоматических уведомлений об отсутствии на рабочем месте

Если Outlook настроен на отправку автоматических ответов, под лентой появится соответствующее сообщение. Чтобы отключить автоматическое уведомление об отсутствии, выберите Отключить. Если вы хотите изменить даты автоматических ответов и уведомлений, воспользуйтесь приведенными выше инструкциями для изменения настроек.

Внимание. Чтобы отключить автоматические ответы на отсутствие в Outlook 2007, откройте вкладку Инструменты, выберите Замена и снимите флажок Отправлять автоматический ответ на отсутствие.

Отключение автоматических ответов

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Вы можете обновить автоматические ответы на своем мобильном устройстве.

Опцию «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Нажмите здесь, чтобы загрузить приложение и управлять настройками «Автоответчиков» на постоянной основе.

Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»

Опция Автоматические ответы может отсутствовать в меню Файл, потому что вы используете Gmail, Yahoo или другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает автоматические ответы в Outlook. Чтобы это работало, Microsoft Outlook должен быть постоянно запущен, чтобы правило было настроено на отправку автоматических ответов на входящие сообщения. Дополнительная информация содержится в разделе Использование правил для ответа на сообщения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector