0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отсортировать дату при вводе или изменении даты в Excel?

Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию

В этом примере мы рассмотрим самые быстрые и эффективные способы сортировки данных в Excel по различным критериям: по возрастанию или убыванию чисел, по дате, от старого к новому, в алфавитном порядке от A до Z и в обратном алфавитном порядке.

Сортировка строк по столбцу в Excel

На рисунке ниже представлен пример информации из базы данных сотрудников компании:

Выборка информации из базы.

Допустим, нам нужно отсортировать таблицу и отсортировать по столбцу «Премия» в порядке убывания сумм. Для решения этой задачи мы будем использовать самые основные (базовые) возможности сортировки в Excel.

Переместите курсор в любую ячейку столбца G (или даже в заголовок столбца G1) с помощью клавиатуры. Затем выберите следующий инструмент: «Главная» — «Редактирование» — «Сортировка и фильтр» — «Сортировка по убыванию».

По убыванию.

При использовании этого метода данные были организованы определенным способом:

Новая структура данных.

Самую большую награду дня получил сотрудник «Евгений Пруткий. «.

Внимание! Сортировка не должна включать объединенные ячейки.

Примечание. В дополнение к основной сортировке диапазонов из «DATA» также доступна «Сортировка по возрастанию/убыванию».

ДАННЫЕ.

Встраивается в выпадающие меню под заголовками таблиц в режиме автофильтра или интеллектуальной таблицы:

автофильтр.

В контекстном меню, появляющемся при нажатии правой кнопки мыши:

контекстное меню.

Как убрать сортировку в Excel

Если таблица должна быть восстановлена в первоначальном виде, необходимо создать столбец для нумерации строк перед каждой сортировкой. В данном примере это колонка A (не применимо). Часто бывает необходимо восстановить исходный вид таблицы после выполнения множества сложных операций сортировки данных по различным столбцам, критериям или условиям. Затем достаточно отсортировать по столбцам номера строк, чтобы таблица вернула свой первоначальный вид.

Читайте так же:
Как в Excel удалить строки, не содержащие определенного текста?

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Часто возникает необходимость сортировки по одному столбцу таблицы без привязки к другим столбцам или их изменения. Например, столбец B «Имя». Подобную задачу можно решить максимально просто:

  1. Выделите весь столбец B, щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку столбца на листе. Выберите инструмент: «Главная» — «Редактировать» — «Сортировка и фильтр» — «Сортировать по убыванию». В появившемся диалоговом окне «Данные обнаружены в неуказанном диапазоне» выберите опцию «Сортировать в указанном выборе». И нажмите на кнопку «Сортировать».

Значения ячеек других столбцов остаются прежними:

Пример.

Как вспомогательный метод, этот метод следует использовать лишь время от времени.

Сортировка по нескольким столбцам Excel

Как настроить сортировку в Excel? Допустим, мы хотим отсортировать сотрудников на основе их дат рождения (от старой к новой) по местоположению. Чтобы сделать это:

  1. Сначала для данного примера лучше сбросить сортировку предыдущих примеров. Для этого отсортируйте таблицу по первому столбцу А (№п/п) – по возрастанию.
  2. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ГЛЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка». Появиться диалоговое окно в котором можно задать несколько условий для сортировки таблицы. Настраиваемая сортировка.
  3. В первом выпадающем списке выбираем заголовок столбца по которому будут сортированы данные в первую очередь. В данном примере – это «Место рождения». Второй выпадающий список оставим без изменений – «Значение», а в третьем указываем тип сортирования «От А до Я». Место рождения.
  4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и в следующем условии указываем новые критерии. 1 – «Дата рождения», 2 – «Значение», 3 – «От старых к новым». И нажмите на кнопку ОК.

Таблица была построена следующим образом:

Пример мультисортировки.

Сначала их значения сортируются по названиям городов в алфавитном порядке. Затем для каждого города даты рождения сортируются от старых к новым.

Читайте так же:
Как быстро добавить тире к ssn в Excel?

Вот что происходит, когда мы имеем дело только с фрагментом таблицы, не содержащим заголовков столбцов, а лишь диапазон ячеек с текущими значениями

Без заголовков.

Затем в диалоговом окне Custom Sorting Tool необходимо снять флажок «Мои данные имеют заголовки столбцов». Это сделает заголовки столбцов в таблице Excel (столбец A, столбец B, C и т.д.) критериями для каждого первого выпадающего списка в разделе «Столбец» на каждом уровне. И когда все параметры будут применены, все строки и ячейки в исходном диапазоне (фрагменте таблицы) будут включены в сортировку, что является правильным результатом в данном случае.

Примечание. Кнопка вызова инструмента для пользовательской сортировки также доступна на вкладке «ДАННЫЕ»-«Сортировка».

Таблицы данных, которые мы получаем от разных сотрудников, в большинстве случаев не упорядочены, и работать с ними без организации сложно. Необходимо выполнить следующую сортировку: текстовые значения — по алфавиту, числовые значения — по возрастанию, даты — от старых к новым. Не стоит вручную сортировать все столбцы по одному. Это особенно важно, если столбцов более 1 000. Поэтому следует воспользоваться встроенным инструментом Excel — пользовательской сортировкой. С помощью этого инструмента данные автоматически сортируются по нескольким столбцам одновременно. Его гибкость позволяет применять его практически для любой сортировки с любым уровнем сложности.

Как автоматически отсортировать дату при вводе или изменении даты в Excel?

В некоторых случаях даты могут быть отформатированы и сохранены в ячейках в виде текста. Например, пользователь мог ввести дату в ячейку, отформатированную как текст, или данные были импортированы или вставлены из внешнего источника данных как текст.

Текст, отформатированный как даты, выравнивается в ячейке по левому краю, а не по правому. Если включена проверка ошибок, текстовые даты с двузначными номерами года также будут отображать индикатор ошибки: .

Читайте так же:
Как восстановить утерянный пароль защиты рабочего листа в Excel?

Поскольку программа проверки ошибок Excel распознает даты в текстовом формате с двузначным номером года, вы можете использовать инструмент автозамены и преобразовать их в даты в формате даты. Для преобразования большинства других типов текстовых дат в даты можно использовать функцию DATEVALUE.

При импорте данных в Excel из другого источника или вводе дат с двузначными годами в ячейки, которые ранее были отформатированы как текст, в левом верхнем углу ячейки может появиться маленький зеленый треугольник. Этот индикатор ошибки означает, что дата хранится в текстовом формате, как показано в данном примере.

Ячейки с зеленым индикатором ошибки в левом верхнем углу

С помощью индикатора ошибок можно преобразовывать даты из текста в формат даты.

Примечания: сначала убедитесь, что программа Excel включена. Для этого:

Чтобы создать формулу, нажмите Файл > Параметры > Формулы.

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel Параметры > Формулы.

Установите флажок в поле «Проверять ошибки», чтобы активировать фоновую проверку ошибок. Найденные ошибки обозначаются треугольником в левом верхнем углу ячейки.

Выберите ячейки, содержащие годы, представленные двумя цифрами, в области Правила проверки ошибок.

Выполните эту процедуру для преобразования даты в текстовом формате в обычную дату:

Выберите ячейку или диапазон соседних ячеек с помощью индикатора ошибки в левом верхнем углу. Дополнительные сведения см. в разделе Выбор ячеек, диапазонов, строк и столбцов на веб-сайте.

Вы можете снять выделение ячеек, щелкнув по любой ячейке листа.

Нажмите на кнопку ошибки рядом с выбранными ячейками.

Кнопка ошибки

В меню выберите Конвертировать XX в 20XX или Конвертировать XX в 19XX. Если вы хотите игнорировать индикатор ошибки без преобразования числа, нажмите кнопку Игнорировать ошибку.

Команды преобразования дат

Даты в тексте с двузначными номерами года будут преобразованы в даты с четырехзначным номером года.

Читайте так же:
Как быстро отсортировать строки для соответствия другому столбцу в Excel?

Преобразованные даты

Применение формата даты к конвертированным текстовым значениям позволяет изменить их внешний вид.

Вы должны отформатировать даты так, чтобы они были короткими или длинными, если ваш компьютер импортировал или заключил в скобки даты в виде чисел, как показано на рисунке ниже. Вы также можете использовать формат даты, если хотите фильтровать, сортировать или использовать его в расчетах с датами.

столбец дат в текстовом формате

Выберите ячейку, диапазон ячеек или столбец, который нужно переформатировать.

Нажмите Формат чисел и выберите нужный формат даты.

Для написания короткой даты используйте следующий формат:

изменение формата данных на краткий формат даты с помощью ленты

На рисунке вы можете увидеть дополнительную информацию о длинной дате:

кнопка на ленте для преобразования в длинный формат даты

Если ячейка содержит текстовую дату, используйте функцию DATE для преобразования ее в числовую дату. ДАТА. В функции. Используйте формулу для выбора ячеек с текстовыми датами и применения текстовых дат с помощью специальной ветви.

Выберите пустую ячейку и поместите ее номер в форматеОбъектив.

В пустой ячейке выполните следующие действия.

Enter =DATEVALUE(

Вам нужно щелкнуть по ячейке с датой, которую вы хотите преобразовать.

ВВОД )

В этом случае функция DATEVALUE возвращает порядковый номер даты, которую вы ввели в текстовое поле.

Серийный номер Excel — это что?

В Excel даты хранятся в виде порядковых номеров, поэтому их можно использовать в расчетах. По умолчанию это 1 января 1900 года с порядковым номером 1 и 1 января 2008 года с порядковым номером 39448, так как это 39 448 дней после 1 января 1900 года.Чтобы скопировать формулу преобразования в диапазон последовательных ячеек, выделите ячейку, содержащую формулу, и перетащите ее на диапазон пустых ячеек, который имеет тот же размер, что и диапазон ячеек, содержащих даты в тексте.

Результатом будет серия ячеек с порядковыми номерами, соответствующая серии ячеек с датами в текстовом формате.

Читайте так же:
Как в Excel разбить текст на отдельные столбцы заглавной буквой?

Чтобы скопировать ячейку или диапазон ячеек с порядковыми номерами, нажмите кнопку Копирование на вкладке Главная.

Сочетания клавиш: вы также можете нажать CTRL+C.

Выделите ячейку или диапазон ячеек, содержащих текстовые даты, и на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите команду Специальная вставка.

В диалоговом окне Пользовательская вставка в разделе Вставка выберите параметр Значения и нажмите OK.

Выберите всплывающий значок рядом с кнопкой с цифрами на вкладке Главная.

В поле Категория выберите Дата, а затем в списке Тип выберите нужный формат даты.

Если вы хотите удалить порядковые номера после того, как все даты были успешно преобразованы, выделите ячейки, содержащие их, и нажмите кнопку DELETE.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос техническому сообществу Excel или попросить помощи в сообществе «Ответы».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector