0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отсортировать данные в таблицах Google по алфавиту?

Как сортировать и фильтровать данные в Гугл Таблице

Привет, друзья, чаще всего электронные таблицы Google заполнены большим количеством данных, и поэтому очень трудно, например, найти нужные строки или столбцы с похожими значениями. Однако разработчики учли это и, как и в Excel, добавили все необходимые функции для решения этой проблемы.

Мы рассмотрим это в данной статье. Сортировка строк в порядке возрастания или убывания проста, а фильтр лучше использовать, если вы хотите, чтобы были видны только определенные данные. Также мы объясним разницу между обычными фильтрами и режимами фильтрации в Google Таблице.

Как делается сортировка

Таблицу можно отсортировать с помощью сортировки, если вы хотите упорядочить данные. Отсортируйте числа от большего значения к меньшему или, в зависимости от первой буквы, расположите слова в ячейках в алфавитном порядке.

Выберите нужную область, откройте вкладку «Данные» и выберите «Сортировать область».

Выделение

Установите флажок «Данные со строкой заголовка» при выборе данных из таблицы вместе с заголовком. Выбрав столбец, выберите способ сортировки. Вы можете отсортировать таблицу по стоимости — столбец B — это стоимость, поэтому я выбираю его. Поскольку вам нужно сделать все в порядке возрастания или убывания, отметьте маркер.

Здесь есть возможность «Добавить еще один столбец». Она необходима, если вы хотите сортировать сначала по цене, а затем, например, по наличию на складе. Нажмите кнопку «Добавить.», но выберите сортировку по столбцу C.

Как только вы все сделаете, нажмите «Заказать».

Настройки

Тогда вы получите желаемый результат. Овощи в примере отсортированы по цене.

Чтобы восстановить предыдущее состояние, нажмите стрелку «Undo» вверху или комбинацию клавиш «Ctrl+Z» для восстановления предыдущего состояния.

Чтобы таблица изменилась правильно, должны быть выделены все столбцы, а не только B, если я хочу сортировать по значению. Потому что если я выберу только B, то после сортировки данные в столбцах A и C не совпадут, так как числа будут расположены в порядке возрастания, а данные в ячейках A и C останутся на своих местах.

Соответствует

Как сделать фильтр

Использование фильтрации данных полезно, когда вы ввели большое количество данных, но хотите пока оставить некоторые из них без внимания. Например, хорошо отображать элементы стоимостью менее 130.

Читайте так же:
Как быстро суммировать значения без скрытых столбцов в Excel?

Выделяем блоки в нужном столбце вместе с заголовком таблицы, открываем вкладку «Данные» и жмем «Создать фильтр».

Создать

В ячейке заголовка появляется полосатая кнопка — она используется для установки фильтра. Нажмите на него, чтобы открыть окно настроек. Давайте сначала рассмотрим опцию «Фильтр по условию».

Чтобы заголовок всегда был виден, используйте функцию фиксации строк Google Таблицы, если у вас большая таблица.

Кнопка с полосками

В первом поле выберите соответствующее условие: отображать только пустые ячейки, текст, начинающийся или заканчивающийся на…, число, меньшее или равное заданному и т.д.

Поместите данные для выбранного вами условия во второе поле. Мы можем увидеть, сколько овощей стоит дороже 150, если посмотрим на цену 150 овощей. Нажмите «ОК», чтобы увидеть результат.

Строки, оставшиеся после применения фильтра, также можно отсортировать. В окне настройки параметров фильтра в верхней части есть два необходимых пункта.

Условие

Если выберите вариант «Фильтровать по значению», то уберите галочки напротив тех пунктов, которые нужно скрыть, и жмите «ОК».

Кнопка «Выбрать все» позволяет отметить все, а кнопка «Очистить», наоборот, снимет отметку со всех пунктов.

По значению

Фильтр по цвету

Предположим, в вашей таблице есть ячейки с данными, окрашенными в определенные цвета, и вас интересует, как отфильтровать их по цвету в Google Таблице, тогда сначала нужно определить для каждого из этих цветов его код, к которому можно применить фильтр.

Нам нужно создать пользовательскую функцию, поскольку нет встроенной формулы, которая бы нам подошла. Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Редактор сценариев».

Инструменты

В новой вкладке браузера откроется следующее окно для создания нового проекта. Удалите весь записанный код — выделите его и нажмите «Delete».

Удалите код

Вам нужно вставить в окно код, обведенный прямоугольником на рисунке ниже. Вы можете сохранить изменения, нажав на значок дискеты.

Читайте так же:
Как быстро извлечь адрес электронной почты из текстовой строки?

Код для вставки

Придумайте название для проекта и нажмите «ОК». После этого вы можете закрыть вкладку.

Имя проекта

Цветовые коды лучше всего отображать в столбце рядом с затененными ячейками. Поэтому мы поместим курсор в D2 и напишем следующую формулу:

Это C2 — адрес ячейки, залитой цветом, и E1 — адрес, необходимый для обновления данных (можно указать любой другой адрес, но нельзя убирать знак доллара), цифры могут быть любыми.

Вставка формулы

Потянув за правый нижний угол формулы, выделите D2 и переместите формулу вниз. Загрузка указывает на то, что расчет выполняется.

Протяните

По окончании подсчета ячейки будут иметь цветовой код, соответствующий фону в смежном блоке.

Коды

Теперь к ним можно применить фильтр. Выберите весь диапазон.

Выделите коды

Откройте вкладку «Данные». Если в таблице уже есть фильтр, его нужно деактивировать, чтобы получить нужную нам кнопку «Создать…».

Чтобы отключить фильтр в Google Таблице, нажмите кнопку «Отключить…». во вкладке выше.

Отключите

Когда в заголовке появится кнопка, нажмите на нее. В окне опций выберите «По значению» и оставьте только коды, соответствующие нужным цветам. Нажмите «OK» для применения.

Оставьте птички

Остаются только строки таблицы, ячейки которых заполнены зеленым цветом.

По цвету

Чтобы не загромождать колонку кода, его можно сгруппировать. Когда она понадобится, просто разверните ее, нажав на знак «+».

Группировка

Теперь я расскажу вам, зачем нужна клетка E1. Необходимо будет произвести новый расчет. Например, заполняются цвета, пишется формула и определяются коды. Если необходимо заменить некоторые цвета, код не рассчитывается автоматически. Это делается путем удаления числа из поля E1 и нажатия клавиши «Enter». Теперь формула будет пересчитана. Когда вы снова измените цвет заливки, введите в поле E1 что-нибудь, например 123, и коды снова изменятся. Делайте это постоянно, меняя фон блоков.

Читайте так же:
Как в Excel вывести отрицательные числа в скобках?

Для просчета

Создание режима фильтрации

Мы рассмотрели способы создания фильтров, но это может подойти не всем. Хорошо использовать фильтр, если он вам необходим:

  1. Чтобы данные так и остались отфильтрованные.
  2. Другие пользователи, у кого есть доступ к таблице, тоже видели результат фильтрации.

Режим фильтра лучше использовать, если вы планируете использовать его только для работы и в конце вам нужно будет все выключить. По сравнению с обычным фильтром он имеет следующие преимущества:

  1. Вы можете создать несколько режимов.
  2. Дайте каждому из них имя.
  3. Разрешите разным пользователям просматривать таблицу в разных режимах.
  4. Вы можете создать ссылку на отфильтрованную таблицу и отправить ее одному пользователю, затем выбрать другой режим фильтрации и отправить ссылку другому человеку.
  5. Можно создавать дубликаты режимов и слегка изменять их настройки.
  6. Если у вас нет прав на редактирование таблицы, но вам необходимо отфильтровать данные, будет создан временный режим.

Отфильтруйте данные в таблице по необходимости и откройте «Данные» — «Фильтры». — «Сохранить как…».

Сохранение

Если поля слева и сверху стали серыми, значит, мы находимся в режиме фильтрации. В этой форме мы присвоим этой таблице имя. Также будет указан «Диапазон» фильтра.

Рядом с кнопкой шестеренки находится кнопка опций. Режим дублирования — создание копии. Это полезно, если вы хотите немного изменить текущий фильтр, но при этом сохранить старый. «Удалить» — удаление режима. Чтобы выйти из этого режима и вернуться к обычной таблице, просто нажмите на крестик справа.

Серые поля

Так можете создать сколько нужно режимов фильтрации, применяя фильтр к определенным данным таблицы. Чтобы посмотреть любые из отфильтрованных значений откройте вкладку «Данные» и выберите из сохраненного списка нужное название.

Список созданного

Сортировка данных в таблице не представляет никакой сложности. Вам придется немного повозиться с фильтрацией, особенно если вы хотите создать несколько режимов фильтрации или фильтровать по цвету ячеек. Если вы потратите на это 20 минут, вам будет удобно работать с Google Таблицей, если вы сохраните только нужные вам значения.

Читайте так же:
Как быстро отсортировать IP-адрес от меньшего к большему в Excel?

13 продвинутых функций Google Таблиц

Игнатьева, писатель-фрилансер, написала для блога Netology пост о некоторых дополнительных возможностях Google Таблиц, о которых мало кому известно.

Электронные таблицы Google с каждым годом становятся все более популярными. В отличие от Microsoft Excel, они бесплатны, работают через браузер, позволяют нескольким пользователям одновременно работать над одним документом и отображают все изменения в файле в хронологическом порядке.

Электронные таблицы Google предлагают множество других интересных функций, которые упростят вашу работу. В этой статье я расскажу о 13 самых интересных из них.

Сочетания клавиш

Ctrl+C и Ctrl+V — хорошо известные комбинации клавиш. В Таблицах также существует множество сочетаний клавиш, например Ctrl+Alt+M — добавить комментарий. Для получения полного списка комбинаций перейдите в раздел «Справка» * «Ярлыки» или нажмите Ctrl+/.

Добавление картинки

Вставить изображение достаточно просто. Выберите «Вставка» * «Изображение», и появится картинка. Оно будет выглядеть следующим образом:

13 продвинутых функций Google Таблиц

Но что, если вам нужно исправить изображение в нужной клетке? Вам не нужно вручную уменьшать его и подгонять под размер ячейки. Для этого существует функция «Изображение», которая фиксирует изображение в указанной ячейке.

Выбираем клетку, пишем функцию IMAGE(«ссылка/URL изображения») и получаем картинку, зафиксированную в клетке.

13 продвинутых функций Google Таблиц

Эта формула может быть выражена следующим образом:

  • IMAGE(“URL изображения”;1) — изменяет размер изображения таким образом, чтобы оно целиком помещалось в ячейке. Сохраняет соотношение сторон изображения.
  • IMAGE(“URL изображения”;2) — растягивает или сжимает изображение так, чтобы оно целиком помещалось в ячейке. Не сохраняет соотношение сторон изображения.
  • IMAGE(“URL изображения”;3) — размещает изображение в оригинальном размере. Может приводить к кадрированию изображения.
  • IMAGE(“URL изображения”;4) — позволяет указать размеры изображения вручную. Для этого нужно добавить к формуле высоту и ширину изображения в пикселях, например, =IMAGE(“URL изображения”;4;70;40).
Читайте так же:
Как быстро усреднить видимые / отфильтрованные ячейки только в Excel?

Оповещения о комментариях в Google Spreadsheets

Эта функция полезна, когда несколько человек работают над одним документом. Если вы хотите, чтобы коллега увидел новый комментарий, добавьте + и выберите его адрес.

13 продвинутых функций Google Таблиц

Фильтр

Как и Excel, Tables позволяет настраивать фильтр. Выберите «Данные» ⟶ «Создать фильтр». Теперь вы можете настроить фильтр в соответствии с вашими потребностями. Фильтруя таблицу, вы можете выбрать только овощи или только непустые ячейки.

13 продвинутых функций Google Таблиц

Защита данных от изменения

Эта функция полезна, когда файл содержит важные данные, которые необходимо защитить от изменения. Для этого выделите ячейку/диапазон/папку, которую вы хотите защитить, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Защитить диапазон». В появившемся справа окне выделите диапазон, дайте ему имя и нажмите «Установить разрешения».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector