0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отправлять электронную почту на основе значения ячейки в Excel?

Используйте Google Таблицы для отправки электронного письма на основе значения ячейки

Знаете ли вы, что с помощью скрипта Google Apps можно отправлять электронные письма прямо из электронных таблиц Google? С помощью простого кода вы можете использовать значение ячейки для отправки предупреждающего сообщения на ваш почтовый ящик.

Отправка электронной почты из электронных таблиц Google требует использования сценария Google Apps. Не беспокойтесь, даже если вы никогда раньше не писали сценарии для Google Apps, отправить электронное письмо будет проще простого.

В следующем руководстве показано, как проверить значение ячейки в электронной таблице Google, и если значение превышает определенный порог, можно автоматически отправить предупреждение по электронной почте на случайный адрес.

Этот сценарий можно применять по-разному. Вы можете получить уведомление, если дневной оборот в вашем отчете о продажах упадет ниже определенного уровня. Или вы можете получить электронное сообщение, если ваши сотрудники сообщат в таблице отслеживания проектов, что они выставили клиенту счет за слишком большое количество часов.

Независимо от применения, этот сценарий очень эффективен. Это также позволяет избежать ручного отслеживания обновлений таблиц.

Шаг 1. Отправка электронного письма с помощью Google Таблиц

Чтобы создать сценарий Google Apps для отправки электронной почты из Google Таблиц, вам также потребуется учетная запись Gmail, к которой сценарий сможет получить доступ.

Также необходимо создать новую таблицу, содержащую адрес электронной почты.

Добавьте колонку имени и колонку электронной почты и укажите, кому будет отправлено уведомление по электронной почте.

Теперь, когда у вас есть адрес электронной почты, на который можно отправить предупреждающее сообщение, пришло время создать скрипт.

Чтобы открыть редактор сценариев, нажмите Инструменты, а затем Редактор сценариев.

В этом окне сценария есть функция по умолчанию под названием myFunction (). Переименуйте ее в SendEmail ().

Вставьте следующий код в команду SendEmail ():

// Получение адреса электронной почты var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Отправить оповещение по электронной почте. var message = ’Это ваше электронное письмо с предупреждением!’; // Второй столбец var subject = ’Предупреждение о вашей электронной таблице Google’; MailApp.sendEmail (адрес электронной почты, тема, сообщение);

Читайте так же:
Как включить (включить / выключить) защиту листа в Excel?

Код работает следующим образом:

  • GetRange, а также getValues получают значение ячейки, указанной в методе getRange.
  • Var message, а также var subject определяют текст, который будет составлять ваше оповещение по электронной почте.
  • В MailApp.sendEmail Наконец, функция Google Scripts выполняет функцию отправки электронного письма с помощью подключенного аккаунта Google.

Сохраните сценарий, нажав на кнопку с изображением диска, а затем запустите его, нажав на значок запуска (стрелка вправо).

Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, помните, что сценарию Google требуется разрешение на доступ к вашему аккаунту Gmail. Поэтому при первом запуске скрипта может появиться предупреждение.

Если вы нажмете на View Permissions, вы увидите еще одно предупреждающее окно, которое нужно игнорировать.

Ваш собственный скрипт Google, который не зарегистрирован как официальный скрипт, привел к появлению этого предупреждающего экрана.

Просто нажмите кнопку Переслать, а затем нажмите значок ссылки Перейти к SendEmail (незащищенная).

Вам нужно сделать это только один раз. После запуска сценария на адрес электронной почты, указанный в электронной таблице, будет отправлено письмо, подобное приведенному ниже.

Шаг 2. Считывание значения из ячейки в Google Таблицах

Теперь, когда вам удалось написать сценарий для Google Apps, который может отправлять уведомления по электронной почте, пришло время сделать его более функциональным.

После этого вы научитесь считывать значение из таблицы Google, проверять это значение, а затем создавать всплывающее сообщение, если значение выше или ниже верхнего предела.

Прежде чем вы сможете это сделать, вам нужно будет создать еще один лист в таблице Google, с которой вы работаете. Назовите этот новый лист «MyReport».

Важно, чтобы вы проверяли и сравнивали ячейку D2. Допустим, вы хотите узнать, упали ли ваши общие продажи ниже $16 000 каждый месяц.

Читайте так же:
Как быстро вставить пустые / пустые строки в Excel?

Давайте создадим для этой цели сценарий Google Apps.

Нажмите Инструменты, затем Редактор сценариев, чтобы вернуться в редактор сценариев.

Если вы используете ту же таблицу, вы всегда найдете функцию SendEmail(). Вырежьте этот код и вставьте его в блокнот. Она понадобится вам позже.

Добавьте в окно кода следующую функцию.

Как работает кодекс :

  • Загрузите значение ячейки D2 в переменную monthSales.
  • Оператор IF сравнивает месячные продажи в ячейке D2 с $16 000.
  • Если значение больше 16 000, код выводит окно сообщения браузера с предупреждением.

Сохраните этот код и запустите его. Если все работает правильно, в браузере должно появиться следующее предупреждающее сообщение.

С помощью сценария Google Apps, который может отправлять оповещение по электронной почте, и сценария, который может сравнивать значения из электронной таблицы, теперь можно объединить их и отправить оповещение вместо того, чтобы запускать предупреждение.

Шаг 3: Собираем все вместе

Два созданных вами сценария нужно объединить в один.

На этом этапе у вас должна быть электронная таблица с вкладкой Sheet1, содержащей получателя уведомления по электронной почте. На другой вкладке, которая называется MyReport, содержится вся информация о ваших продажах.

Редактор сценариев — это то место, где вы будете применять на практике все, что узнали.

Вы замените любой код в редакторе сценариев двумя созданными вами функциями, отредактированными, как показано здесь.

Обратите внимание на правки, внесенные здесь.

В операторе IF просто вставьте сценарий SendEmail внутрь CheckSales () между квадратными скобками в операторе if.

Во-вторых, добавьте monthSales в конце письма с помощью +символа.

Остается только одно: запускать CheckSales () каждый месяц.

Чтобы сделать это в редакторе скриптов

  1. Нажмите на пункт меню Edit, а затем на Triggers в текущем проекте.
  2. В нижней части экрана нажмите , чтобы создать новый триггер.
  3. Выберите функцию проверки продаж, которая должна быть запущена.
  4. ИзменитьВыберите источник события для управления временем.
  5. ИзменитьВыберите тип временного триггера Monthly Timer.
Читайте так же:
Как автоматически создавать границы, если в ячейке есть содержимое в Excel?

Нажмите Сохранить, чтобы уточнить триггер.

Используя новый скрипт, ваш скрипт будет сравнивать ежемесячные продажи в ячейке D2 с $16 000 в каждом месяце.

Вы получите уведомление по электронной почте, если ваши продажи будут меньше, чем он рекомендует.

Как вы видите, сценарии Google Apps содержат множество функций в небольшом пакете. Используя всего несколько строк кода, вы можете выполнить несколько удивительных задач.

Для дальнейшего эксперимента попробуйте добавить предел сравнения в размере $16 000 в другую ячейку электронной таблицы. Затем считайте это значение в сценарий перед выполнением сравнения. В этом случае вы сможете просто изменить значение электронной таблицы, чтобы изменить предел.

Изменяя код и добавляя новые блоки кода, вы можете воспользоваться простыми вещами, которые вы изучаете, и в итоге создать великолепные сценарии Google.

Как автоматически отправлять электронную почту на основе значения ячейки в Excel?

Если вам нужно сложить числа в столбце или строке, вы можете позволить Excel сделать это за вас. Выберите ячейку рядом с числами, которые вы хотите объединить, нажмите кнопку Автосумма на вкладке Главная, нажмите Enter , затем завершите.

Кнопка "Сумма" на вкладке "Главная"

Когда вы нажимаете на кнопку Автосумма, Excel автоматически вводит формулу для сложения чисел (которая использует функцию SUM).

Вот пример. Чтобы добавить цифры за январь к бюджету на развлечения, выберите ячейку B7, которая находится чуть ниже столбца с цифрами. Затем нажмите на кнопку AutoAmount. В ячейке B7 появляется формула, и Excel выделяет итоговые значения ячеек.

Формула, созданная нажатием кнопки «Автосумма» на вкладке «Главная»

Нажмите клавишу Enter, чтобы отобразить результат (95,94) в ячейке B7. Формула также отображается в строке формул в верхней части окна Excel.

Результат автосуммирования в ячейке В7

Выберите ячейку под последним числом в столбце, чтобы добавить числа. Выберите первую ячейку справа, если вы хотите добавить числа в строке.

Вы найдете Автосему в двух местах: Главная > и Формулы > Автосема.

Читайте так же:
Как быстро разделить дату на день, месяц и год в Excel?

Формулы можно копировать в другие ячейки, а не набирать их снова и снова. Когда вы копируете формулу из ячейки B7 в ячейку C7, формула в ячейке C7 автоматически вычисляет числа для ячеек C3 — C6 на основе нового местоположения.

Вы также можете использовать функцию «Автосумма» для нескольких ячеек одновременно. Кнопку автосуммирования можно использовать для одновременного суммирования двух столбцов, выделив ячейки B7 и C7 и нажав кнопку автосуммирования.

Вы также можете складывать числа вместе, чтобы создать простые схемы.

Если вам нужно сложить числа в столбце или строке, позвольте Excel выполнить вычисления за вас. Выберите ячейку рядом с числами, которые вы хотите объединить, нажмите кнопку Автосумма на вкладке Главная, нажмите Enter, и все готово.

Автосумма macOS

При нажатии кнопки Автосумма Excel вводит формулу для суммирования чисел (при этом используется функция SUM).

Вот пример. Чтобы добавить январские цифры в бюджет на отдых, выберите ячейку B7, которая находится чуть ниже колонки с цифрами. Затем нажмите на кнопку Автомонтирование. В ячейке B7 появится формула, а Excel выделит сумму ячеек.

Ячейка автосуммы macOS

Чтобы отобразить результат (95,94) в ячейке B7, нажмите Enter. Эта формула также появится в строке формул в верхней части окна Excel.

Формула автосуммы macOS

Если вы хотите добавить числа в столбец, выберите ячейку под последним числом. Добавьте числа в строку, выбрав первую ячейку справа.

Ссылка Autosema появляется в двух местах: Главная > и Формула > Автосема.

Вы можете создать формулу один раз, а затем скопировать ее в другие ячейки вместо того, чтобы вводить ее снова и снова. Например, если вы скопируете формулу из ячейки B7 в ячейку C7, формула в ячейке C7 автоматически подстроится под новое местоположение и вычислит числа в ячейках C3-C6.

Функцию «Автосумма» можно также использовать для нескольких ячеек одновременно. Если выделить ячейки B7 и C7, а затем нажать кнопку «Автосумма», то сумма для двух столбцов будет рассчитана одновременно.

Читайте так же:
Как автоматически скрыть определенные рабочие листы при открытии файла Excel?

Можно также суммировать числа с помощью простых формул.

На планшете или телефоне с Android

Выберите диапазон ячеек, которые необходимо выбрать из листа, коснувшись первой пустой ячейки после диапазона ячеек с числами или коснувшись и перетащив нужный диапазон ячеек.

Автосумма в Excel на планшете с Android

Нажмите пункт Автоматический обзор.

Автосумма в Excel на планшете с Android

Количество пресса.

Сумма в Excel на планшете с Android

Флажок

Сумма получена

Если вам нужно сложить числа в столбце или строке, вы можете сделать это в Excel. Выберите ячейку рядом с числами, которые вы хотите объединить, нажмите кнопку Автосуммаризация на вкладке Главная и нажмите Enter , затем завершите работу.

Excel для веб-автосуммы

Если вы нажмете кнопку Автосумма, Excel автоматически введет формулу (в которой используется функция AML) для суммирования чисел.

Вот пример. Чтобы добавить январские номера в бюджет развлечений, выберите ячейку B7, которая находится непосредственно под столбцом номеров. После этого нажмите кнопку Автосумма. В ячейке B7 появится формула, а Excel выделит сумму ячеек.

Excel для ячейки веб-автосуммы

Нажмите Enter, чтобы отобразить результат (95,94) в ячейке B7. Формула также появляется в строке формул в верхней части окна Excel.

Excel для формулы веб-автосуммы

В столбце выберите ячейку под последним числом в столбце. Добавьте числа, выбрав первую ячейку справа.

Страница Автосема находится в разделе Главная > и Формула > Автосема.

Создав формулу один раз, вы можете копировать ее в другие ячейки вместо того, чтобы вводить ее снова и снова. Например, если вы скопируете формулу из ячейки B7 в ячейку C7, формула в ячейке C7 автоматически подстроится под новое местоположение и вычислит числа в ячейках C3:C6.

Для нескольких ячеек одновременно можно использовать функцию «Автосумма». Кнопка «Автосумма» доступна для ячеек B7 и C7, поэтому при выборе этих ячеек можно суммировать сразу два столбца.

Вы также можете суммировать числа, создавая несложные формулы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос в техническом сообществе Excel или обратиться за помощью в сообщество «Ответы».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector