0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически отклонять приглашения на собрания от определенных людей в Outlook?

Как автоматически отклонять приглашения на собрания от определенных людей в Outlook?

Использование папок Outlook другого человека может быть достигнуто двумя методами: совместное использование папок и делегирование полномочий.

Примечание: Требуется учетная запись Microsoft 365 for Business или другая учетная запись на базе Exchange. Дополнительные сведения см. в разделе Учетная запись Microsoft Exchange Server.

Когда одна или несколько папок находятся в общем доступе, другие люди получают к ним доступ. Однако вы не можете использовать этот метод для действий от своего имени. Вы не сможете отвечать на электронные письма и приглашения на встречи, отправленные вам пользователем, имеющим доступ к вашим папкам.

Делегированный доступ позволяет наделить кого-то полномочиями действовать от вашего имени. Вы можете нанять помощника, который будет создавать приглашения на встречи и отвечать на них от вашего имени. Помощники руководителей также могут проверять их почтовые ящики и отправлять электронные письма от их имени.

Примечание: В этой статье предполагается, что вы предоставили кому-то делегированный доступ. Дополнительные сведения о делегированном доступе см. в разделе Предоставление другому пользователю разрешения на управление собственной почтой и календарем.

В этой статье

Добавление почтового ящика другого пользователя к своему профилю

Если вы часто пользуетесь почтовым ящиком Exchange другого пользователя, вы можете добавить его в свой профиль Outlook. Каждый раз, когда вы открываете Outlook, почтовый ящик другого человека будет открываться автоматически. Папки вашего почтового ящика Exchange появятся под этим ящиком.

Примечание: Пользователь, предоставляющий общий доступ к почтовому ящику, должен также предоставить право просмотра папки для корневой папки почтовых ящиков Exchange.

Инструкция по предоставлению разрешения «Просмотр папки»

Как руководитель, вы можете сделать следующее в Outlook:

Вы можете изменить разрешения почтового ящика Exchange, щелкнув правой кнопкой мыши на корневой папке и выбрав пункт Folder Permissions.

Щелкните имя участника.

В списке Другие в разделе Разрешения установите флажок напротив пункта Просмотр папки.

Нажмите на кнопку «ОК».

В качестве делегата, пожалуйста, выполните следующие действия в Outlook:

Нажмите Файл > Настройки аккаунта > Настройки аккаунта.

В разделе Электронная почта выберите нужный тип учетной записи, нажмите Изменить и, наконец, нажмите Дополнительные параметры.

Нажмите кнопку Добавить в группе Открыть дополнительные имена на вкладке Дополнительно, чтобы указать имя почтового ящика, который вы хотите добавить в свой профиль пользователя. Если вы не знаете имя этого почтового ящика, обратитесь к пользователю, который предоставил вам права доступа.

Читайте так же:
Как (автоматически) архивировать выполненные задачи только в Outlook?

Открытие папок другого пользователя

Выберите Файл > Открыть и экспортировать > Другая папка пользователя.

Чтобы избежать повторного выполнения этого действия, ознакомьтесь с инструкциями по добавлению почтового ящика другого пользователя в свой профиль в разделе Добавление почтового ящика другого пользователя в свой профиль, чтобы избежать выполнения этого действия в будущем.

В поле Имя введите имя пользователя, предоставляющего или назначающего права доступа к почтовому ящику, или нажмите на поле Имя, чтобы выбрать имя пользователя из списка.

В списке Тип папки выберите папку, которую вы хотите открыть.

Отправка приглашений на собрания или ответов на них от имени другого человека

Выполнение этих действий позволит руководителю принимать приглашения на совещания, адресованные делегату.

Права доступа можно передать, выбрав Файл > Настройка учетной записи > Передать права доступа.

Нажмите Добавить, введите или выберите имя делегата и нажмите кнопку Добавить.

Выполните одно из приведенных ниже действий.

В диалоговом окне Права представителя дайте делегату право редактора (может просматривать, создавать и редактировать элементы) для папки руководителя в ежедневнике.

Пожалуйста, отправьте мне копии всех моих представителей или только моих представителей, а затем нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Права представителя».

Чтобы ответить на приглашение на собрание, выполните указанные ниже действия.

Если приглашение на встречу не было отправлено непосредственно представителю, откройте папку «Входящие» другого пользователя.

Открыть приглашение на встречу.

Выберите Отклонить, Под вопросом или Принять.

Чтобы отправить приглашение на собрание, выполните указанные ниже действия.

Открыть календарь другого пользователя

Выберите Создать собрание на вкладке Начало на вкладке Создание группы.

Укажите участников, тему, место, время начала и окончания совещания.

Создание сообщения электронной почты или ответа на него от имени другого пользователя

В представлении Почта выберите Главная > Создать сообщение > Создать сообщение.

Команда "Создать сообщение" на ленте

На вкладке Настройки в группе Поля просмотра выберите пункт Из.

В поле From (От) введите имя пользователя, от имени которого вы отправляете сообщение.

Нажав кнопку От, можно выбрать имя из адресной книги.

Включение адресатов, темы и содержания является нормальным явлением.

Чтобы ответить на сообщение электронной почты, выполните следующие действия.

Выберите сообщение, на которое нужно ответить в почтовом ящике другого пользователя.

Читайте так же:
Как автоматически открывать несколько окон Outlook при запуске Outlook?

Затем нажмите Главная (если у вас открыто сообщение, нажмите Сообщение) и нажмите Ответить, Ответить всем или Вперед.

Группа "Ответить" на ленте

В группе Показывать поля на вкладке Настройки нажмите От.

Введите имя администратора в поле From (От). Чтобы выбрать имя из списка адресной книги, выберите От. Если ключ и поле From не отображаются, выберите Options > From.

Добавьте получателей, тему и содержание сообщения обычным способом.

Отправка сообщения электронной почты от имени группы

Сообщение будет воспринято как исходящее от группы, если для этой группы установлено разрешение «Отправить как».

В представлении Почта выберите параметр Создать сообщение на вкладке Главная.

Команда "Создать сообщение" на ленте

На вкладке Параметры в группе Показывать поля нажмите кнопку Из.

Поле From должно содержать название группы, от имени которой отправляется сообщение.

Чтобы выбрать группу из списка адресной книги, нажмите кнопку From для ее выбора.

Вы всегда должны указывать адресатов, тему и содержание вашего сообщения.

Сохранение отправленных сообщений в папке «Отправленные» другого пользователя

Когда делегат отправляет электронное письмо или приглашение на встречу от имени руководителя, копия этого элемента сохраняется в папке Отправленные делегата.

Руководитель также может предоставить делегату доступ к своей папке «Отправленные». Делегат может перетаскивать или копировать сообщения из папки «Отправленные» руководителя в папку «Отправленные» делегата.

Ниже перечислены некоторые действия, которые должен предпринять менеджер.

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши папку Отправленные в области папок.

Выберите пункт Свойства.

Вы найдете имя делегата на вкладке «Разрешения».

В группе Разрешения в списке Уровень выберите Редактор (возможность просматривать, создавать и изменять объекты).

Нажмите ОК.

В разделе Почтовый ящик — Исполнительный вы увидите папку Отправленные из почтового ящика руководителя, если вы добавили ее в свой профиль.

Управление календарем другого пользователя в Outlook в Интернете

Имея соответствующие разрешения, вы можете редактировать календари других людей в Outlook и даже отправлять приглашения на встречи и отвечать на них от их лица.

Инструкции могут не совпадать с тем, что вы видите, если вы используете более позднюю версию Outlook online. Инструкции для классической версии Outlook online можно найти здесь.

Чтобы редактировать календарь другого пользователя, вы должны иметь к нему доступ. Инструкции по предоставлению доступа см. в статье Делегирование календаря в Outlook Online для бизнеса. Если вам предоставлены привилегии редактирования, вы можете создавать и изменять события в своем календаре. Делегаты также могут отвечать на приглашения от имени владельца календаря. Кроме того, владелец календаря может предоставить делегату доступ к частным событиям.

Читайте так же:
Как автоматически выделять определенные ключевые слова из входящих писем в Outlook

Если вы хотите получить доступ к календарю другого пользователя в Outlook Calendar, вам нужно сначала запросить у него разрешение.

Если вы получили приглашение на доступ к календарю другого пользователя, нажмите кнопку Принять на приглашении, чтобы добавить этого пользователя в свой список календаря.

Снимок экрана: кнопка "Принять"

В настоящее время мы совершенствуем процесс доступа к календарям, чтобы сделать его более простым и единообразным. Пока мы не внедрили эти новшества:

В некоторых приложениях Outlook приглашения не имеют кнопки Принять. Если вы не видите кнопку Принять, примите приглашение с помощью Outlook online.

Приглашения не могут быть отправлены из некоторых приложений Outlook. Если вы не получили приглашение, попросите владельца календаря снова поделиться им через Outlook Online.

Когда вы добавляете другой календарь, вы можете выбрать его, чтобы добавить или удалить из представления календаря, или использовать контекстное меню, чтобы переименовать его, изменить его цвет или удалить его из представления.

Снимок экрана: контекстное меню для раздела "Мои календари" с выбранным пунктом "Переименовать".

Если у вас есть права редактирования или делегирования календаря другого пользователя и вы добавили его в свой список календарей, вы можете планировать встречи от имени этого пользователя. Встреча назначается так же, как и в вашем календаре, за исключением того, что вы выбираете календарь другого пользователя. В приглашении на встречу будет указано, что вы отправили его от имени владельца календаря.

Планирование заседаний представителем

В Outlook в Интернете выберите Календарьв нижней части страницы.

Убедитесь, что календарь находится в вашем списке календарей. Информацию о добавлении чужого календаря в свой список см. в разделе выше.

Для создания нового события просто нажмите кнопку «Новое событие» в верхней части или дважды щелкните по календарю.

Снимок экрана: кнопка "Новое событие"

Нажмите Добавить в календарь и выберите чужой календарь. Вы увидите только те календари, которые были добавлены в ваш список или к которым вы делегировали доступ.

Заполните остальные требуемые поля.

Отправьте приглашение на собрание.

Добавить встречу в календарь другого пользователя так же просто, как выбрать календарь и добавить другого пользователя. Событие будет добавлено в календарь другого пользователя, но приглашение не будет отправлено.

Как представитель, вы будете получать приглашения на собрания и обновления. Они появляются в вашем почтовом ящике, как и все другие приглашения, но на бланке встречи есть примечание, в котором подробно указано, кто получает приглашение.

Читайте так же:
Как быстро вставить скриншот в тело сообщения в Outlook?

Снимок экрана: приглашение на собрание, отправленное делегату

Ответ на приглашение на встречу

Выберите Да, Возможно или Нет.

Если вы хотите уведомить организатора, включите выключатель уведомлений.

Снимок экрана: переключатель "Уведомить организатора"

В ответ может быть добавлено сообщение.

Время, на которое назначена встреча, появится в календаре владельца как занятое, если вы примете приглашение. Ответив на приглашение, организатор встречи будет знать, что вы представляете владельца календаря.

Примечание: Если владелец календаря использует Outlook online, он не увидит в своем почтовом ящике, что вы ответили на приглашение на встречу от его имени. Когда он увидит свой календарь, он сможет увидеть событие и то, ответили ли вы (или другой делегат) на него.

Делегаты также могут редактировать и отменять встречи от имени владельца календаря. Для этого откройте мероприятие, внесите необходимые изменения и отправьте уведомление об изменениях или отмене на собрание. Уведомление будет отправлено вами от имени владельца календаря.

Примечание: После отправки приглашения на встречу вы не можете изменить календарь, в котором была запланирована эта встреча.

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Вы должны получить разрешение, если хотите редактировать календарь другого пользователя. Инструкции по предоставлению доступа см. в статье Делегирование календаря в Outlook on the Web for Business. Права редактора дают вам возможность создавать и изменять события. Делегаты также могут отвечать на приглашения от имени владельца календаря. Делегаты также могут получить доступ к частным событиям от владельца календаря.

В Outlook Calendar вы не можете запросить разрешение на просмотр чужого календаря.

Если вы получили приглашение получить доступ к календарю другого пользователя, нажмите кнопку Принять на приглашении, чтобы добавить его в свой список календарей.

Снимок экрана: приглашение к общему календарю.

Доступ к календарям в настоящее время совершенствуется, чтобы сделать его более простым и единообразным. Пока мы не внедрили нововведения:

В некоторых приглашениях Outlook может отсутствовать кнопка Принять. Если вы не видите кнопки Принять, возможно, вам придется принять приглашение через Outlook online.

Приглашения не могут быть отправлены из некоторых приложений Outlook. Если вы не получили приглашение, попросите владельца календаря снова поделиться им через Outlook Online.

Календарь можно выбрать, чтобы добавить его в отображение календаря, удалить из отображения, переименовать, изменить цвет или удалить из отображения с помощью контекстного меню.

Читайте так же:
Как автоматически удалить ответы / подтверждения встреч в Outlook?

Снимок экрана: контекстное меню "Другие календари".

После того, как вы делегировали права или права редактора на календарь другого пользователя и добавили его в свой список календарей, вы можете планировать встречи от имени этого пользователя. Встреча планируется так же, как и в вашем календаре, за исключением того, что вы выбираете календарь другого пользователя. Если вы отправили приглашение от имени владельца календаря, это будет указано в приглашении.

Организация встречи представителем

В верхней части страницы щелкните средство запуска приложений Щелкните средство запуска приложений, а затем — плитку Календарь.

Убедитесь, что календарь находится в вашем списке календарей. Чтобы добавить чужой календарь в свой список, см. раздел выше.

Снимок экрана: общий календарь.

Нажмите кнопку СоздатьСоздать вверху или дважды щелкните календарь, чтобы открыть форму для создания элемента календаря.

Снимок экрана: кнопка "Создать"

Добавьте чужой календарь в поле Добавить в календарь. Для календарей вы увидите только те, которые добавлены в ваш список и для которых вы являетесь делегатом или редактором.

Снимок экрана: диалоговое окно "Добавить в календаре".

Заполните остальные требуемые поля.

Отправление приглашения на встречу.

Чтобы добавить собрание в календарь другого пользователя, необходимо сначала выбрать календарь собрания. Не добавляйте других участников в это время. Другие пользователи будут уведомлены о событии, но не получат сообщения о нем.

Как представитель, вы будете получать приглашения на собрания и обновления. Они появляются в вашем почтовом ящике, как и все другие приглашения, но на бланке собрания есть пометка о том, кому адресовано приглашение.

Снимок экрана: приглашение на собрание, отправленное в общий календарь.

Ответ на запрос о проведении собрания

Вы можете принять предложение, поставить его под сомнение или отклонить.

При желании отправьте ответ организатору.

Если вы примете приглашение, время, на которое назначена встреча, появится в календаре владельца как занятое время. Если вы ответите, организатор встречи увидит, что вы ответили от имени владельца календаря.

Снимок экрана: приглашение на собрание, принятое делегатом.

Владелец календаря не получает уведомления об ответе на приглашение, но может увидеть, что ответ был отправлен, просмотрев событие в календаре.

Снимок экрана: событие календаря принято.

Делегат также может изменять или отменять собрания от имени владельца календаря. Для этого откройте событие, внесите необходимые изменения и отправьте уведомление об изменении или отмене собрания. Уведомление будет отправлено вами от имени владельца календаря.

После отправки приглашения на собрание вы не можете изменить календарь собрания.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector