0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически изменить подпись в зависимости от получателя в Outlook?

Как изменить свою подпись в Outlook

Хорошая подпись при отправке электронной почты позволяет вам выглядеть более профессионально. Это также отличный способ предоставить получателям вашей электронной почты все ваши контактные данные без необходимости вводить их каждый раз при отправке письма.

В следующей статье вы узнаете, как изменить подпись в Outlook как в настольной версии Outlook, так и в мобильном приложении Outlook.

Как изменить свою подпись в Outlook для рабочего стола

Подпись необходимо создать только один раз, если вы хотите, чтобы она появлялась в нижней части ваших писем. Затем вы можете поместить ее в настройки Outlook, чтобы она автоматически применялась к каждому отправленному вами сообщению.

В этой статье представлены инструкции для Outlook в Office 365, Outlook 2019, Outlook 2013 и Outlook 2010.

Сначала откройте приложение Outlook на рабочем столе и в меню выберите Файл, затем Настройки.

Перейдите в меню Параметры > Почта на панели навигации Outlook. Окно настройки подписей можно открыть, нажав кнопку Подписи в этом окне.

Если вы используете Outlook в MacOS, вы можете открыть это же окно, выбрав в меню Outlook , выбрав Настройки и выбрав Подписи в разделе электронной почты. Остальные шаги ниже одинаковы.

В окне Подписи и канцелярские принадлежности выберите Новая, чтобы создать новую подпись. Дайте подписи соответствующее название. Вы можете создать несколько подписей. Например, создайте один для личной электронной почты, а другой — для деловой.

На панели редактирования вы можете создать свое письмо с помощью простого инструмента редактора. При желании вы можете даже импортировать картинки в свою подпись с помощью этого инструмента. Он позволяет выбрать любой стиль шрифта или даже любой тип шрифта.

Если выбрано значение «Выбрать подпись по умолчанию», вы можете использовать раскрывающиеся меню Новые сообщения или Сообщения/Ответы, чтобы выбрать, будет ли эта подпись использоваться для будущих сообщений, при ответе или при пересылке сообщения. Когда вы закончите, нажмите OK, чтобы сохранить подпись.

Изменение подписи в сообщениях электронной почты

При создании нового сообщения электронной почты подпись по умолчанию появляется в нижней части сообщения.

Вы можете изменить подпись, используемую в электронном письме, когда захотите, выбрав опцию «Подпись в связях» в меню «Сообщение» и выбрав предпочитаемую подпись из раскрывающегося списка.

Подпись вашего письма автоматически изменится. Каждый раз, когда вы редактируете электронное письмо, вы можете изменить подпись.

Читайте так же:
Как восстановить / сбросить настройки просмотра папок в Outlook?

Как редактировать подпись в Outlook

Также можно редактировать существующие подписи в Outlook, если вы уже создали их.

Этого можно добиться двумя способами.

При редактировании сообщения электронной почты выберите в меню пункт Сообщения, а затем выберите Подпись в разделе Включить на ленте. Выберите Подписи в раскрывающемся меню.

Вы также можете получить доступ к окну титров, выполнив ту же процедуру, что и выше. Каким бы способом вы ни открыли окно подписей, просто выберите подпись, которую вы хотите отредактировать, на панели «Выбрать подпись для редактирования». Вы можете редактировать эту подпись с помощью панели редактирования в нижней части окна.

Когда вы закончите, просто нажмите OK, чтобы завершить редактирование и сохранить изменения в вашей подписи.

Как изменить свою подпись в Outlook для мобильных устройств

Создание или редактирование подписи электронной почты в приложении Outlook Mobile аналогично настольному приложению, однако гибкость редактора гораздо более ограничена.

Чтобы добавить или изменить подпись электронной почты в Outlook для мобильных устройств, выполните следующие действия.

Это одна и та же процедура для Outlook на Android и Outlook на iOS. Что касается добавления или редактирования подписи электронной почты, приложения на обеих платформах практически идентичны.

Нажмите на значок меню в левом верхнем углу Outlook. При нажатии на значок шестеренки появится меню Настройки.

В разделе Настройки выберите Почта и нажмите Подписать.

Вы можете создать базовую подпись с помощью экранной клавиатуры в окне Подпись. Подпись представляет собой только текст; стиль шрифта и параметры изображения отсутствуют.

Сохраните свою подпись, нажав на значок галочки, отображающийся в правом верхнем углу экрана. Теперь при открытии нового письма ваша подпись будет автоматически появляться внизу.

Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, вы можете настроить уникальную подпись для каждой учетной записи. Если у вас несколько учетных записей, подпись будет появляться автоматически.

Использование подписей в Outlook

Не все почтовые клиенты позволяют пользователям прикреплять подписи к сообщениям. Outlook позволяет легко создавать и использовать подписи как в мобильной, так и в настольной версии.

Как настроить почту в Microsoft Outlook

Как настроить почту в Microsoft Outlook

Он является компонентом пакета Microsoft Office и действует как клиент электронной почты. Это не так сложно, как виртуальный почтовый сервер, поскольку почтовый клиент устанавливается локально на ПК или корпоративном сервере. Вы можете работать с программой и связанными с ней данными в автономном режиме без подключения к Интернету. Локализация значительно расширяет возможности настройки, хранения, обработки данных и прикрепленных файлов. Кроме того, существуют определенные проблемы с подключением сервиса к существующим учетным записям электронной почты. При взаимодействии с популярными виртуальными почтовыми сервисами, такими как Gmail/Google Suite, Yandex.ru и Mail.ru, используются различные настройки. Рассмотрим, как настроить Microsoft Outlook для корректного взаимодействия с виртуальными почтовыми аккаунтами на примере подключения к Яндекс.

Читайте так же:
Как восстановить или показать папку избранного в области навигации Outlook?

Особенности настройки протоколов подключения

Для обмена сообщениями почтовый клиент требует настройки протоколов передачи данных. Наиболее часто сегодня используется SMTP для отправки и IMAP или POP3 для получения трафика. Данные для конфигурации предоставляются провайдером. В этом случае SMTP имеет конфигурацию по умолчанию, отличается только номер порта. Существуют значительные различия в варианте TCPIP-соединения для получения почты:

  • IMAP оставляет всю почту на центральном сервере даже после ее поступления в локальный почтовый ящик;
  • POP3 создает безусловную доставку на локальный почтовый клиент, при этом входящая почта отмечается на сервере как прочитанная или удаленная.

Для индивидуальной работы с виртуальными почтовыми серверами рекомендуется использовать протокол POP3. Многопользовательский доступ часто требуется для корпоративной учетной записи электронной почты, использующей протокол IMAP.

В выпусках разных лет интерфейс Outlook и поля настроек могут отличаться, хотя общий принцип один и тот же. В моем случае в качестве примера использовался Microsoft Outlook 2016.

Настройка Outlook и Яндекс.Почты

Выполните следующие шаги для настройки клиента электронной почты и виртуального сервера.

Преднастройки аккаунта Yandex

Войдите в систему и в правом верхнем углу с помощью значка шестеренки войдите в меню общих настроек. Необходимо выбрать «Почтовые программы», а также «С сервера imap.yandex.ru через IMAP» и «Пароли приложений и OAuth-токены».

Мое личное использование Outlook требует IMAP в качестве протокола для обработки входящей почты. Кроме того, для перехода обратно на IMAP при работе с POP3 вам придется создать новую учетную запись. Обязательно отключите опцию «Отключить автоматическое удаление сообщений, помеченных как удаленные в IMAP». При перезапуске программы все письма будут безвозвратно удалены из почтового ящика в результате его непроверки.

Создайте пароль для Outlook, выполнив следующие действия

  1. Откройте страницу управления учетной записью в главном меню под вашим аватаром.
  2. В разделе «Пароли и авторизация» выберите «Включить пароли приложений». Подтвердите действие и нажмите «Создать новый пароль».
  3. Если вы включили двухфакторную аутентификацию, просто нажмите «Создать пароль приложения».
  4. Выберите тип приложения «Почта».
  5. Для удобства регистрации и выбора из списка придумайте имя пароля.
  6. Нажмите на кнопку «Создать». Пароль будет автоматически сгенерирован, скопирован и сохранен. Предварительная настройка аккаунта Yandex готова.
Читайте так же:
Как автоматически удалять вложения после отправки писем из отправленных товаров?

Настройки в Outlook

  1. При первом запуске программы открывается диалоговое окно приветствия. Нажмите кнопку «Далее».
  1. В окне «Параметры учетной записи» оставьте значение «Да» и нажмите «Далее».
  2. При создании нового дополнительного подключения перейдите в «Файл» в верхнем меню Outlaw, выберите «Настройки аккаунта» в разделе «Подробности».
  1. В открывшемся окне выберите “Создать” и вариант “Ручная настройка или дополнительные типы серверов”.
  1. Выберите «Протокол POP или IMAP» и нажмите «Далее».
  1. Определите следующие параметры аккаунта:
  • Имя — имя пользователя;
  • Адрес электронной почты — ваш электронный адрес Яндекса (например, «outlook@yandex.ru»);
  • Тип аккаунта — IMAP;
  • Сервер входящей почты — imap.yandex.ru;
  • Сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.ru;
  • Пользователь — ваше имя пользователя Яндекса;
  • Пароль — пароль приложения, созданный в настройках аккаунта Яндекса.

Оставьте остальные настройки без изменений и нажмите «Дополнительные настройки».

  1. Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-сервер требует аутентификации» и выберите «То же, что и сервер входящей почты».
  2. На вкладке «Дополнительно» настройте следующие протоколы подключения: IMAP-сервер — 993; SMTP-сервер — 465.
  3. Нажмите «Далее» в окне «Добавить учетную запись» и дождитесь окончания автоматической проверки подключения. Если это не удается, проверьте, правильно ли определены параметры подключения.

Ниже приведено изображение программы Microsoft Outlook 2016.

Создания и обработка почтовых отправлений

Чтобы создать новое письмо, выберите «Создать письмо» в строке меню. Введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому» или выберите его из списка контактов. Если вы хотите отправить более чем одному получателю, используйте точку с запятой. Введите тему и заполните основное поле. Текст можно легко скопировать из любого редактора, а объекты и изображения можно вставить. Редактирование и форматирование самого текста такое же, как и в Word. Дополнительные инструменты доступны в меню Список. Например, выбрав команду «Прикрепить элемент» в «Сообщениях», вы можете добавить любой элемент из самого Outloud.

Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронное письмо. Если по какой-то причине письмо не удалось отправить сразу, оно останется в папке «Черновики». Если сбой связан с Интернет-соединением, оно будет перемещено в папку «Исходящие». Электронное письмо будет отправлено автоматически при следующем успешном подключении. Вы также можете сохранить письмо в виде файла *msg на своем компьютере. Эту опцию можно найти на вкладке «Файл» главного меню. Затем вы можете просто открыть его снова в Outlook.

Читайте так же:
Как автоматически удалять элементы удаления при закрытии / выходе в Outlook?

Как сделать подпись

Для многих официальных писем требуется шаблон с одной подписью.

  1. В главном меню нажмите на вкладку «Файл», затем «Параметры» и выберите «Почта — Подписи».
  1. Заполните соответствующие поля и выберите счет, которому подпись будет присвоена по умолчанию. Создайте имя для подписи, чтобы выбрать вариант позже. Укажите, к каким отправлениям будет применяться шаблон: «Новые сообщения» и/или «Ответить и переслать».
  1. Шаблон может содержать как текстовое содержимое, так и изображения. Просто заполните его своей подписью и нажмите «ОК».
  1. При создании нового сообщения, отвечая на входящее сообщение, выберите в меню пункт Подпись или создайте новое сообщение.

Настройка переадресации в Outlook

Нажмите «Файл» и «Настройка счета» в главном меню. Выберите «Изменить» в соответствующем аккаунте.

Нажмите «Другие настройки», затем на вкладке «Общие» введите альтернативный адрес электронной почты в поле «Адрес для ответа». После сохранения настроек входящая корреспонденция, отправленная на основной адрес, будет автоматически пересылаться на новый адрес.

Как настроить автоответ в Outlook

Если вы хотите иметь возможность обрабатывать входящую почту, пока вас нет дома, вы можете настроить функцию автоответчика.

  1. Откройте вкладку «Файл» и в разделе «Информация» выберите «Автоматические ответы».
  1. Создайте соответствующий шаблон ответа, установите срок действия для автоматического ответа.

На вкладке Правила можно настроить автоответчики и другие регулярно повторяющиеся действия для обработки корреспонденции.

В то время включение автоответчика и переадресации очень помогло мне, когда я уезжал в отпуск «без предупреждения» для контрагентов. Пока меня не было, пришло несколько сотен электронных писем, некоторые из которых требовали немедленного решения. Благодаря использованию Outlook интересы компании, в которой я работал, не были затронуты.

Создание новых папок в Outlook

При регистрации новой учетной записи с адресом электронной почты в левой части интерфейса появляется соответствующая запись с папками по умолчанию. Пользователь может настроить набор по умолчанию, добавив папки на основе дополнительных функций. Например, у меня есть одна учетная запись, которая предлагает «Папки поиска» и «RSS-каналы. «.

Также можно создавать новые каталоги и подкаталоги для дополнительной сортировки писем. В нижней левой части интерфейса нажмите на тройную точку, а затем выберите «Папки». Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы активировать всплывающее меню в папке, в которой вы хотите создать вложения. Нажмите «Создать папку».

В следующем окне можно выбрать местоположение, имя и даже добавить каталог в другой элемент Outlook.

В качестве второго способа можно перейти к папкам через ленту главного меню.

Читайте так же:
Как автоматически фильтровать и блокировать электронные письма по именам отправителей в Outlook?

Альтернативные версии MS Outlook

Microsoft продолжает расширять использование своих программных продуктов. Мобильная версия Autluc синхронизируется с автономной учетной записью, позволяя иметь под рукой не только доступ к электронной почте, но и к другим услугам платформы. Для использования как онлайн, так и мобильной версии программы, все, что вам нужно, — это учетная запись Microsoft и доступ в Интернет.

В последней версии Microsoft Outlook 2019 добавлено множество новых функций, которые делают работу пользователей с приложением более эффективной. Например, когда вы перетаскиваете вложения OneDrive из электронного письма на свой компьютер, копии файлов вложений загружаются автоматически. Теперь можно быстро вставлять иконки и SVG-файлы в документы Microsoft Office, книги, электронные письма и презентации. Для пользователей Mac OS доступна специальная версия Outlook.

Безопасность

В почтовом клиенте существует два уровня безопасности. Локализованная версия приложения может создать резервную копию всей базы данных учетной записи Outlook. На компьютере переписка и другая информация хранятся в файле pst. В результате можно не только сохранить резервную копию, но и быстро подключить базу данных к учетной записи Outlook в случае серьезного сбоя приложения или операционной системы. В клиенте доступно как ручное, так и автоматическое архивирование.

Шифрование используется для передачи данных на почтовый сервер. Антивирусное программное обеспечение, установленное на локальном компьютере или в Интернете, обеспечивает второй важный уровень защиты от взлома аккаунта и вирусных атак. Системные администраторы корпоративных сетей также обеспечивают дополнительную защиту на маршрутизаторах. Уровни доступа могут быть дифференцированы для многопользовательского использования платформы. Расширенные настройки политики безопасности доступны в самом программном обеспечении.

Заключение

У меня более 15 лет опыта использования Microsoft Outlook в личных и деловых целях. На первый взгляд, платформа кажется немного переполненной функциями и сложной в настройке для обычного пользователя. В то же время многочисленные инструменты Outlook значительно облегчают работу с электронной почтой, решение задач планирования и хранение информации в течение длительного времени. Автоматическое взаимодействие с другими приложениями Windows делает работу на компьютере гораздо более приятной. Самое главное — не бойтесь потратить время на обучение и адаптацию услуги к вашим потребностям. Из всех продуктов Microsoft Outlook является одним из самых успешных. Надеюсь, моя статья поможет вам освоить несколько трюков Outlook, чтобы в будущем вы могли расширить функциональность программы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector