0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически фильтровать или перемещать электронные письма в папку на основе отправителя в Outlook?

Как автоматически удалять электронные письма в Outlook

carpeta de reglas de Outlook y opciones

Программа электронной почты под названием Outlook существовала задолго до появления Gmail. Для многих профессионалов и деловых людей она до сих пор является поставщиком электронной почты и настольным клиентом по умолчанию. Постоянная электронная почта из источников, на которые мы не помним, как подписывались, — это проблема, с которой мы все сталкиваемся. Использование автоматического удаления в Outlook может быть полезным в этой ситуации.

Автоматическое удаление писем в Outlook

Используя правила Outlook, вы можете установить, как обрабатывать электронные письма, когда они попадают в папку входящих сообщений. Вы можете архивировать их, отправлять в папку или даже автоматически удалять, что является наилучшим вариантом. Давайте начнем.

Сфокусированный почтовый ящик

Хотя Focused Inbox полезен для фильтрации важных и полезных писем и разговоров от остальных, он все же не идеален. Focused Inbox предназначен для уменьшения шума и беспорядка и действует как фильтр. Он не будет автоматически удалять ненужные письма, но поможет вам сосредоточиться на главном.

Для всего остального существуют правила.

Читайте также: Как восстановить базу данных электронной почты в Outlook

Правила Outlook

Однако правила в Outlook можно использовать для гораздо большего. Когда электронные письма попадают во входящие, пользователи могут управлять их потоком. Подобно интеграциям Zapier, правила Outlook позволяют устанавливать правила, определяющие, что происходит при выполнении заданного критерия.

С помощью этих правил можно автоматически удалять сообщения электронной почты Outlook, и хотя они будут работать везде, создавать новые правила можно только в настольных и веб-приложениях. Мобильные приложения пока не имеют возможности создавать правила.

Читайте так же:
Как в Outlook не показывать (скрывать) все отмененные встречи?

В этом посте я буду использовать веб-приложение. Откройте приложение, а затем письмо, которое вы больше не хотите видеть, или удалите его автоматически. Нажмите на значок меню с тремя точками и выберите «Создать правило».

Вы можете выбрать папку, в которую вы хотите переместить все предстоящие письма от данного конкретного отправителя. Элементы в вашем случае будут удалены. Вы также можете установить здесь дополнительные правила, нажав «Предпочтения».

В этом случае при выборе папки «Удаленные» в ней будут храниться все письма от этого отправителя, а не входящие. Папка «Удаленные» всегда полезна для проверки, не пропустили ли вы важное письмо. В настройках по умолчанию письма хранятся в течение 14 дней, после чего удаляются навсегда. Возможно продление на 30 дней.

Читайте также: Как автоматически удалять письма в Gmail и восстановить потерянное место

Теперь давайте изучим меню «Еще». Откроется область настроек, где вы найдете множество других опций. Вы можете использовать его для детального контроля трафика электронной почты. В моем случае, например, я не хочу, чтобы все электронные письма от моей страховой компании отправлялись в мусорную корзину. Некоторые из них действительно важны для меня. Вам нужен способ управления почтовым трафиком на основе темы, ключевых слов и вложений, а не только идентификатора отправителя.

Акции, предложения, реклама и так далее — вот примеры. Вы будете получать различные типы электронных писем в зависимости от компании, с которой имеете дело. Одни из них полезны, другие бесполезны. Другими примерами являются предложения по картам и выписки по кредитным картам. В общем, вы поняли, о чем идет речь.

Первый позволяет указать правило. Мое имя было автоматически заполнено на основе моих действий ранее.

Читайте так же:
Как автоматически отправить приветственное сообщение контакту, если его день рождения сегодня в Outlook?

Теперь вам нужно добавить условие, в котором вы вводите ключевое слово и выбираете, должно ли оно быть включено в поле «От», «Кому», «Имя» или другое поле. Вы можете добавить более одного условия, выбрав ниже пункт Добавить еще одно условие. Некоторые из известных опций включают размер вложения, размер записи, флаг, пометку и другие.

Чтобы обеспечить еще более детальный контроль над тем, что происходит с вашими письмами, Outlook позволяет вам «Добавить исключение». Эти параметры являются необязательными, поэтому их можно пропустить.

Убедитесь, что вы нажали кнопку «Сохранить» после того, как правило завершено. Если вы обнаружите, что некоторые письма обходят правило и все равно попадают в папку «Входящие», вы всегда можете отредактировать правило с помощью дополнительных условий и исключений. Именно поэтому Outlook позволяет добавлять несколько условий и исключений.

Вы также можете добавить новое правило в Outlook непосредственно из меню «Настройки» > «Электронная почта» > «Правила» > «Добавить новое правило».

Читайте также: хороший прогноз погоды для календаря Windows Outlook

Отписаться, заблокировать, пожаловаться

Если вы хотите избежать получения нежелательной электронной почты, вы можете отказаться от подписки, блокировать и сообщать о фишинговых письмах. Вы найдете кнопку отказа от подписки в нижней или верхней части письма. На сайте отправителя вас попросят подтвердить свое решение. Это вежливый способ сообщить, что ваши электронные письма меня не интересуют. Вы отписываетесь от списка рассылки и просите отправителя прекратить присылать вам электронные письма.

Принцип работы блокировки электронной почты схож с принципом работы блокировки номеров на смартфоне. Отправитель будет отправлять электронные письма, но вы не будете их видеть или получать уведомления о них. Создать фильтры или правила для направления писем в папку спама очень просто.

Читайте так же:
Как автоматически пересылать приглашения на собрания конкретному человеку в Outlook?

Фишинговые письма могут быть помечены как таковые на вкладке «Безопасность». Фишинговые письма — это письма, которые пытаются обманом заставить вас поделиться личной информацией, например, данными кредитной карты, паролями или другой финансовой/личной информацией. Вы будете перенаправлены на веб-сайт, цель которого — украсть конфиденциальную информацию. Как можно скорее сообщите об этом в Microsoft. Это не повлияет на будущие сообщения электронной почты, поэтому блокируйте таких отправителей, чтобы быть в безопасности.

Читайте также: Вот простое решение для синхронизации iCloud с Outlook

Автоматическое удаление писем в Outlook

Если вы не хотите разбираться с письмами в папке входящих сообщений, есть и другие способы их обработки. Использование правил — хороший вариант, если вы хотите автоматически удалять письма, а не сообщать о них или отписываться от них. Если вы знаете, как это сделать, то их очень легко использовать.

Управление вашими сообщениями с помощью фильтров

Фильтры сообщений позволяют настроить Thunderbird на автоматическую обработку сообщений. Каждая учетная запись имеет свой собственный набор фильтров. Фильтры позволяют перемещать сообщения в папки, удалять их, направлять на другие адреса электронной почты и т.д.

Оглавление

Когда работают фильтры?

При поступлении новой почты — Когда Применить фильтр при выборе: Получение новой почты (по умолчанию). Электронная почта фильтруется по прибытии. Фильтр спама может проверять это либо до того, как Thunderbird проанализирует письмо, либо после того, как он это сделает. После анализа — это вариант, если вы испытываете трудности с фильтрацией тела сообщения.

При отправке письма — При применении фильтра при выборе: После отправки письма. Эти фильтры применяются только к отправляемому электронному письму.

При архивировании сообщений электронной почты — При выборе Применить фильтр при: Архивация и применяется ко всем сообщениям, включенным в действие архивации.

Читайте так же:
Как автоматически изменить цвет сегодняшних встреч в календаре Outlook?

Фильтры запускаются в том порядке, в котором они появляются в списке фильтров, но если порядок неправильный, вы увидите сообщение Примечание: Фильтры запускаются в другом порядке и ссылку Просмотр порядка запуска. Используемый порядок можно увидеть, щелкнув ссылку. Если у вас есть фильтр, который перемещает сообщение в другую папку, а затем под ним находится фильтр ответа, фильтр ответа не будет работать, так как сообщение уже было удалено из папки. Thunderbird сместит порядок так, чтобы фильтр ответа работал перед фильтром перемещения.

filter order warning

Какие папки фильтруются?

Если вы решили запустить фильтр вручную, вы также можете применить фильтр к определенной папке. Автоматическое применение фильтров этого не позволяет.

Автоматически применяемые фильтры влияют на входящую почту, за исключением фильтров Архивация и «после отправки», которые влияют только на архивацию или отправку почты. Другие типы папок не будут затронуты этим изменением.

Cоздание нового фильтра

1. Щёлкните по кнопке меню Приложения New Fx Menu, а затем Инструменты , после чего Фильтры сообщений .

2. Нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно с правилами фильтрации.

3. введите название фильтра в поле «Название фильтра».

4. Можно установить флажок «Применить фильтр, когда:».

5. В зависимости от выпадающего меню в разделе «Получать новую почту:» выберите Фильтр до или после анализа спама.

6. Выберите параметр, условие и значение, связанные с каждым правилом:

  • Параметр — это элемент или характеристика сообщения, например, «Тема» или «От»
  • Условие — это проверка параметра, например, «содержит» или «находится в моей адресной книге»
  • Значение завершает проверку конкретной деталью, например, адресом электронной почты или ключевым словом.

7. Для сообщений, соответствующих этим критериям, выберите одно или несколько действий.

Elements of a new Filter Rules dialog-updated

9. В диалоговом окне «Фильтры сообщений» в верхней строке выберите учетную запись (из выпадающего списка), к которой должны быть применены фильтры.

Читайте так же:
Как включить и отключить макросы в Outlook?

10. Вы можете применить новый фильтр к уже полученным сообщениям, нажав кнопку Выполнить. Как только вы сохраните фильтр, он будет автоматически применяться ко всем новым сообщениям.

Примеры фильтров

Добавить звездочку

Звездочками можно автоматически помечать все сообщения из домена вашего рабочего места, выделяя их среди других сообщений в папке «Входящие». Вы можете создать этот фильтр:

Filter example, add Star

Перемещение в папку

Вы можете отфильтровать менее приоритетные сообщения из папки «Входящие», чтобы уменьшить беспорядок. Например, вы решили получать уведомления от деловых партнеров, но хотите хранить их в отдельной папке.

Нажмите Файл > Создать > Вложенная папка, чтобы создать новую папку под названием «Stocks» (или что-то подобное). Этого можно добиться, создав фильтр следующим образом:

Filter example, move to

Если выбрать «Соответствовать любому из условий», все сообщения, которые соответствуют любому из этих критериев, будут автоматически перемещены из папки «Входящие» в папку «Реклама»:

  • Получено от sales@software.biz или
  • Тема сообщения содержит слово «скидка» или
  • Адрес или имя содержит слово «клиент». («Обслуживание клиентов», «Поддержка клиентов» и т.д.).

Смотрите также

  • Панель быстрого фильтра
  • Использование виртуальных папок

Следующие замечательные люди помогли в написании этой статьи:

Illustration of hands

Станьте волонтёром

Развивайтесь и делитесь своим опытом с другими. Нам нужно отвечать на вопросы и улучшать нашу базу знаний.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector