0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как автоматически добавить персонализированное приветствие при ответе в Outlook?

Как автоматически добавить персонализированное приветствие при ответе в Outlook?

Объединение писем позволяет создавать пакет документов, персонализированных для каждого получателя. Почтовая форма может быть настроена, например, для обращения к каждому получателю по имени. Источник данных, такой как список, электронная таблица или база данных, связан с документом. С помощью полей слияния Word указывает, где разместить источник данных.

Данные, перенесенные в поля слияния

Основной документ в Word редактируется, и вы добавляете поля слияния для персонализированного содержимого, которое вы хотите включить. Каждое имя в источнике данных получает персонализированную версию документа слияния после завершения слияния.

Источники данных

Первым шагом является выбор источника данных, из которого вы будете получать персонализированную информацию. Большинство источников данных — это электронные таблицы и списки контактов Outlook. Кроме того, можно связать Word с базами данных. Если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word во время слияния.

В статье Источники данных, которые можно использовать для слияния, содержится более подробная информация об источниках данных.

Excel или Outlook

Если вы планируете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, ознакомьтесь со следующими статьями:

Типы документов

Word предоставляет инструменты для размещения данных в следующих типах документов. Используйте приведенные ниже ссылки, чтобы узнать больше о каждом типе.

Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем

Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке «Кому». Вы можете отправлять электронные письма непосредственно из Word.

Конверты или наклейки с именами и адресами из источника данных.

Этот каталог содержит пакеты данных для каждого элемента в источнике данных. Его можно использовать для печати списка контактов или для создания групп информации, например, всех учащихся в классе. Слияние каталогов — это другое название этого типа документа.

Читайте так же:
Как быстро удалить цепочки писем из Outlook?

Источники данных

Выбор источника данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию, является первым шагом в настройке слияния. Источниками данных, обычно используемыми при слиянии в Word, являются таблицы Excel и списки контактов Outlook. Если у вас еще нет источника данных, создайте его во время слияния в Word.

Лучше всего использовать Excel в качестве источника данных, если все данные находятся на одном листе и отформатированы таким образом, чтобы Word мог их понять. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка источника данных Excel для объединения в Word for Mac.

Список контактов Outlook содержит данные в формате, который может распознать Word. См. статью Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния

В Word можно создавать файлы данных «на лету» в качестве источников данных. Дополнительные сведения см. в разделе Создание списка слияния в Word.

Типы документов

Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем

Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке «Кому». Вы можете отправлять электронные письма непосредственно из Word.

Конверты или наклейки, содержащие имена и адреса, полученные из источника данных.

Если открыть документ слияния, созданный в классическом приложении Word, Word Web App сохраняет все параметры слияния в документе, но вы не можете объединить элементы или изменить параметры слияния.

Если у вас есть классическая программа Word, вы можете объединить файл там.

Описание сценария IVR компании Термофест

Среди проектов — проект колл-центра для компании «Термофест», которая занимается отопительным оборудованием (плиты, камины, котлы) и имеет десять офисов продаж в двух городах, связанных между собой единым колл-центром.

Читайте так же:
Как автоматически удалять элементы удаления при закрытии / выходе в Outlook?

Call-центр «Термофест» основан на интеллектуальном ядре платформы Infinity Call Center X, а в качестве системы телефонии выбор был сделан в пользу IP PBX Infinity, которая заменила устаревшую аналоговую офисную телефонную станцию Panasonic PBX. На установку, настройку и ввод в эксплуатацию потребовался один рабочий день. То, что мы успешно завершили установку в столь короткие сроки, можно отнести к компетенции IT-специалистов компании «Термофест». Они подготовили ИТ-инфраструктуру предприятия на протяжении всего процесса разработки. Такой основательный подход компании «Термофест» к строительству колл-центра вызвал понимание и уважение. Собственная программа «Infinity Call Center X» позволила объединить телефонную связь в центральном офисе Казани и трех магазинах, расположенных в городе, в единую внутреннюю телефонную сеть. Программные рабочие места операторов вместе со встроенным справочником клиентов позволили обеспечить персонализированное обслуживание VIP-клиентов и партнеров компании.

В компании «Термофест» работает более ста сотрудников, все они профессионалы и эксперты в своей области. Компания «Термофест» — один из ведущих производителей отопительного оборудования в Республике Татарстан, имеющий сеть из семи фирменных магазинов, связанных между собой центральным узлом, и сервисный центр, принадлежащий компании. «Термофест» предлагает самый широкий выбор отопительного оборудования. У нас есть газовые котлы, бойлеры, бойлеры, радиаторы, камины, банные печи, отопительные печи, обогреватели, а также аксессуары для систем отопления, водоснабжения, канализации, кондиционирования.

Схема связи «Термофеста» показана на рисунке

clip0155.zoom70.png

Телефонная сеть общего пользования соединена с центром обработки вызовов пятью аналоговыми линиями с помощью компьютерной телефонной карты «Олха».

Call-центр подключен к компьютерной локальной сети, которая соединена через VPN-соединения с локальными сетями удаленных офисов. На всех рабочих местах используются софтфоны, за исключением факса и телефона главного бухгалтера, которые подключены через LinkSys PAP2T.

Читайте так же:
Как включить построитель запросов для расширенного фильтра / поиска в Outlook?

При звонке на телефонные номера компании мы слышим голосовое приветствие: «Доброе утро, вы пришли на Термофест» («доброе утро», «добрый вечер», «спокойной ночи»). Он выглядит очень простым и незамысловатым. В то же время голосовое приветствие включает в себя некоторые функциональные возможности для оптимальной обработки вызовов. Сценарий этого проекта можно посмотреть здесь.

В Infinity Call Centre X созданы учетные записи операторов, привязанные к внутренним телефонным номерам. Интеграция между сценариями колл-центра и внешней CRM-системой позволила создать специальное обслуживание для VIP-клиентов. Кроме того, если CRM-система могла идентифицировать клиента по номеру телефона при обработке звонка, оператор автоматически получал заполненную карточку клиента вместе со звонком. Это позволило оператору не только узнать личность (компанию) клиента, но и обратиться к звонящему по имени.

ЧТО СКРЫВАЕТСЯ ЗА ПРИВЕТСТВИЯМИ :

Посмотрите, какие действия предпринимает центр обработки вызовов, отвечая на звонок.

1. определить основные характеристики звонка, такие как: набранный номер (b-номер) и номер телефона клиента (a-номер), время звонка (время);

2. набранный б-номер используется для идентификации города, магазин которого принял звонок (каждый город рекламирует свой телефонный номер);

Номер телефона клиента (a-number) используется в качестве атрибута, по которому будет идентифицирован клиент;

4) Центр обработки вызовов формирует и отправляет во внешнюю (для центра обработки вызовов) базу данных клиентов. Номер a отправляется в базу данных, в результате чего генерируются следующие ответы: имя клиента, маркетинговая категория клиента, информация о персональном менеджере (номер телефона менеджера, номер мобильного телефона).

5. В случае клиента, маркетинговая категория которого «VIP» и у которого есть персональный менеджер, звонок автоматически переводится на него.

Если рабочий телефон персонального менеджера занят или недоступен, звонок переводится на его мобильный телефон; если мобильный телефон также недоступен, звонок переводится на секретаря, что обеспечивает приоритетное обслуживание всех VIP-клиентов. Они чувствуют, что о них заботятся, им не нужно ждать, им не нужно представляться каждому сотруднику и объяснять цель звонка.

Читайте так же:
Как автоматически вставлять подпись в запросы на собрания Outlook?

6. Также, в зависимости от времени звонка, центр обработки вызовов озвучивает клиенту соответствующее приветствие — доброе утро, день, вечер, ночь.

7. Создается информационная карточка клиента, которая включает в себя такую информацию, как: A-номер, B-номер, город, имя клиента, категория клиента и имя менеджера.

8. звонок переводится на группу операторов. В процессе разговора с клиентом оператор выясняет цель и суть звонка, вводит ее в программу управления клиентами и, при необходимости, переводит звонок на соответствующего сотрудника. Как только звонок переведен, оператор сообщает сотруднику, кто и зачем звонит.

Кстати, есть и недокументированная функция — если во время приветствия начать звонить на номер определителя номера, звонок переключится на этот номер.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector