0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как (автоматически) архивировать выполненные задачи только в Outlook?

Как правильно настроить автоархивацию элементов почтового ящика Microsoft Outlook

По мере создания и извлечения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить почтовый ящик управляемым, необходимо переместить устаревшие элементы, которые все еще используются, но редко, в другое место — в архив. Помимо механизма автоматического архивирования, устаревшие элементы должны автоматически удаляться. Эти операции можно выполнить с помощью инструмента автоматического архивирования.

По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные интервалы времени. При его выполнении из папок удаляются старые и просроченные элементы. Старые элементы — это элементы, достигшие указанного возраста архивирования. Сюда могут быть включены полученные сообщения, например, сообщения о заказах проекта. Просроченные элементы — это сообщения или события, содержание которых устарело после определенной даты, например, встречи, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые отображаются в календаре. Устанавливать дату истечения срока действия не обязательно, но ее можно установить в процессе создания элемента. Элемент с истекшим сроком годности недоступен, а его имя отображается перечеркнутым.

С помощью инструмента автоматического архивирования можно удалять элементы, срок хранения которых истек без возможности восстановления, или архивировать старые элементы в файл, а затем удалять их. Архивы — это особые типы файлов данных. При первом запуске AutoArchive автоматически создается архивный файл в папке C:Documents and Settings and user_name Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst. Если папка Local Settings не отображается, она может быть скрыта (информацию об отображении скрытых папок см. в справке Microsoft Windows).

После первого архивирования элементов Microsoft Outlook доступ к архивным элементам можно получить непосредственно через архивные папки в списке папок Microsoft Outlook. При необходимости можно создать отдельные архивные папки для разных папок. Архивные папки сохраняют существующую структуру папок в Microsoft Outlook. Если папка, в которую архивируются элементы, имеет родительскую папку, в архиве будет создана такая же папка, но ее элементы не будут скопированы в архив. Поэтому структуры папок архива и почтового ящика идентичны. Папки остаются на месте после архивации, даже если они пусты. Архивные записи обрабатываются так же, как и записи в основном почтовом ящике. Если вы хотите переместить элементы из архива в основной почтовый ящик, вы можете импортировать все элементы из архива в исходные папки или в другие папки по вашему выбору, или вы можете переместить или скопировать отдельные элементы вручную.

Читайте так же:
Как (автоматически) сжимать вложения в сообщениях в Outlook?

Существует два набора настроек для автоматической подачи документов: глобальные настройки и настройки для конкретных папок. Глобальные настройки (или настройки по умолчанию) определяют, следует ли использовать инструмент автоматической фильтрации и какие действия он выполняет по умолчанию для элементов во всех папках Microsoft Outlook, кроме папки Контакты, где инструмент автоматической фильтрации не работает.

Настройки для отдельных папок переопределяют глобальные настройки, поэтому для разных папок можно установить разные параметры автоархивирования. Папка, для которой не заданы параметры автоархивации, не будет архивироваться. К текущему почтовому ящику применяются только глобальные и индивидуальные настройки. При необходимости можно архивировать элементы вручную.

В дополнение к настройкам автоматического архивирования для элементов почтового ящика, вы можете установить политики хранения данных на уровне организации. Политика хранения данных определяет сроки хранения документов и предметов в организации. Эти политики имеют более высокий приоритет, чем параметры автоматического архивирования.

Периоды устаревания и даты, используемые при архивации элементов

По умолчанию для папок используются следующие сроки выдержки:

  • Входящие, календарь, задачи, заметки, календарь, черновики: 6 месяцев;
  • Отправленные, удаленные: 2 месяца;
  • Исходящие: 3 месяца.

Также существует 6-месячный период устаревания для созданных пользователем папок, содержащих те же элементы, что и папки Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Дневник.

Определение возраста элемента в Microsoft Outlook зависит от его типа:

  • Сообщения — Дата отправки или получения, или дата и время последнего редактирования (в зависимости от того, что наступит позже);
  • Элементы календаря — Дата встречи, события или собрания, или дата и время последнего редактирования (в зависимости от того, что наступит позже). Повторяющиеся элементы не архивируются автоматически;
  • Задачи — Дата завершения или дата и время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не архивируются автоматически. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они отмечены как завершенные;
  • Заметки — Дата и время последнего изменения;
  • Записи календаря — Дата создания или Дата и время последнего изменения;
  • Контакты — Не архивируются.
Читайте так же:
Как всегда отображать предстоящие встречи в Outlook?

Восстановление заархивированных элементов

  • Скопируйте все элементы из файла pst в исходные папки. В Microsoft Outlook выберите Импорт и экспорт в меню Файл.Выберите действие Импорт из другого приложения или файла и нажмите Далее.Выберите Файл в личную папку (.pst) и нажмите Далее.В Импорт из файла измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого вы импортируете данные, и нажмите Далее.Щелкните папку, элементы которой импортируются. При необходимости установите флажок Включать вложенные папки.Укажите, как обрабатывать дубликаты.Установите радиокнопку Импорт в ту же папку и выберите папки с тем же именем, что и папка, из которой вы импортируете элементы.Нажмите Готово.
  • В Microsoft Outlook выберите Импорт и экспорт в меню Файлы в Microsoft Outlook.
  • Выберите действие Импорт из другого приложения или файла и нажмите Далее.
  • Выберите «Файл личной папки (.pst)» и нажмите Далее.
  • В поле «Импорт из файла» измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого вы хотите импортировать данные, и нажмите кнопку Далее.
  • Щелкните папку, элементы которой вы хотите импортировать. При необходимости установите флажок Включать вложенные папки.
  • Укажите способ обработки дубликатов.
  • Установите радиокнопку Импорт в ту же папку и выберите папки с тем же именем, что и папки, из которых вы импортируете элементы.
  • Нажмите Готово.
  • Скопируйте все архивные элементы из файла pst в новую папку. Создайте новую папку в Microsoft Outlook, в которую вы хотите скопировать архивные элементы.Выберите Список папок в меню Перейти к, а затем щелкните новую папку в списке папок.Выберите Импорт и экспорт в Microsoft Outlook в меню Файл. Выберите Импорт из другого приложения или файла и нажмите Далее.Выберите Файл в личную папку (.pst) и нажмите Далее.В поле Импорт из файла измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого вы импортируете данные. Щелкните Next (Далее). Щелкните папку, элементы которой вы хотите импортировать. Если необходимо, установите флажок Включать вложенные папки.Укажите, как вы хотите обрабатывать дубликаты.Установите флажок Импортировать в текущую папку.Нажмите кнопку Готово.
  • Создайте новую папку в Microsoft Outlook, в которую вы хотите скопировать архивные элементы.
  • Выберите Список папок в меню Перейти к, а затем щелкните новую папку в списке папок.
  • В Microsoft Outlook выберите Импорт и экспорт в меню Файлы в Microsoft Outlook.
  • Выберите Импорт из другого приложения или файла и нажмите Далее.
  • Выберите «Файл личной папки (.pst)» и нажмите Далее.
  • В поле «Импорт из файла» измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого вы хотите импортировать данные. Нажмите кнопку «Далее».
  • Щелкните папку, элементы которой вы хотите импортировать. При необходимости установите флажок Включать вложенные папки.
  • Укажите способ обработки дубликатов.
  • Установите флажок Импортировать в текущую папку.
  • Нажмите Готово.
  • Перенесите отдельные элементы из файла pst в исходную или новую папку. Выберите Список папок в меню Перейти к, щелкните Архивные папки или щелкните имя другой папки, в которой хранятся архивные данные.Щелкните папку, содержащую элементы, которые вы хотите переместить.Выберите элементы, которые вы хотите переместить, и перетащите их в исходные папки в Списке папок.
  • В меню Go To выберите Folder List, щелкните Archive Folders или щелкните имя другой папки, содержащей архивные данные.
  • Щелкните папку, содержащую элементы, которые нужно переместить.
  • Выберите элементы, которые нужно переместить, и перетащите их в исходные папки в списке папок.
Читайте так же:
Как включить или отключить режим кэширования обмена в Outlook?

Архивация или удаление элементов с помощью средства автоархивации

  • Определите параметры автоматического архивирования по умолчанию, используемые для всех папок Microsoft Outlook: Автоматическое архивирование включено по умолчанию. Однако настройки по умолчанию можно изменить. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку Автоархивирование. Установите флажок Autofile every n days и укажите, как часто должен запускаться AutoArchive. Выберите нужные настройки. Чтобы применить изменения ко всем папкам, нажмите кнопку «Применить эти настройки к папке сейчас». В этом случае настройки архивирования, определенные для отдельных папок, не будут перезаписаны.

При изменении архивного файла, указанного в поле «Переместить старые элементы в папку», он изменяется для всех папок, использующих параметры самоархивирования по умолчанию.

Если вы хотите архивировать элементы в файл, отличный от файла по умолчанию, введите другое имя файла в поле Имя файла. Microsoft Outlook автоматически создает новый архивный файл для элементов в выбранной папке.

Просмотр архивных элементов

В меню Перейти к выберите Список папок, а затем нажмите на Папки файлов или имя другой папки, в которой хранятся данные файлов.

Как (автоматически) архивировать выполненные задачи только в Outlook?

Вы можете изменить настройки отображения, чтобы показывать элементы, помеченные как завершенные. Это представление полезно для отображения всех завершенных элементов или для повторной активации завершенной задачи и установки новой даты.

Показать завершенные задачи в представлении «Задачи»

В представлении Задачи на вкладке Вид в группе Текущий вид щелкните Переключить вид и выберите Готово.

Чтобы просмотреть все элементы (завершенные или незавершенные), нажмите кнопку Единичный список или Подробный список.

Вы можете просмотреть только незавершенные элементы, выбрав одно из следующих представлений: Активный, Следующие 7 дней или Просроченный.

Читайте так же:
Как включить или выключить режим перепечатки в Outlook?

Когда появится панель To-Do, щелкните правой кнопкой мыши поле Enter New Task и выберите Filter (Фильтр).

Команда

Выберите любую из этих записей на вкладке Дополнительно, затем нажмите Удалить:

Дата окончания не установлена

Нажмите «Конечная дата маркировки» не существует

На панели «Выполнить» щелкните правой кнопкой мыши в поле Ввести новую задачу и выберите Фильтр.

Команда

Затем нажмите кнопку Поле, перейдите к полям даты и времени и выберите Дата окончания.

В списке условий нажмите кнопку Не существует.

Щелкните Добавить в список.

Нажмите на Field (Поле), найдите All Mail Fields (Все почтовые поля), а затем нажмите на Mark End Date (Отметить конечную дату).

Список Условия пуст. Щелкните Нет.

Нажмите кнопку Add to list (Добавить в список).

Нажмите на кнопку ОК.

Показывать завершенные задачи в представлениях «Задачи»

Щелкните ссылку «Задачи» в области навигации.

Чтобы просмотреть выполненные задания, нажмите ссылку Выполненные задания в области навигации.

Область переходов с выбранным элементом «Завершенные задачи» для текущего представления

Все элементы (завершенные или незавершенные) можно просмотреть в простом списке или подробном списке.

Примечание: Чтобы просмотреть только незавершенные элементы, можно использовать одно из следующих представлений: Активные задачи, ближайшие семь дней и просроченные задачи.

На панели «Дела» щелкните правой кнопкой мыши поле Ввести новую задачу и выберите Фильтр.

Команда

Если на вкладке Дополнительно появляется какая-либо из следующих записей, щелкните запись и нажмите Удалить :

Даты окончания нет.

Щелчок «Отметка о конечной дате» не существует

Когда появится панель To-Do, щелкните правой кнопкой мыши поле Enter New Task и выберите Filter.

Команда

Выберите поле Конечная дата на вкладке Дополнительно, нажав кнопку Поле.

В списке условий выберите «Не существует».

Нажмите на кнопку Добавить в список.

Нажмите Field (Поле), найдите All Mail Fields (Все почтовые поля) и нажмите Mark Completion Date (Пометить дату завершения).

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как включить и отключить ручное панорамирование в Outlook?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector