Как автоматически архивировать вложения только в Outlook?

Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивирования сообщений в Outlook. Выбор метода зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

Существует общая папка Archive, доступная для всех учетных записей. Учетные записи Microsoft 365, Outlook.com и Exchange имеют папку Archive в качестве одной из стандартных папок, таких как Inbox, Sent и Deleted. Эту папку нельзя удалить. Для пользователей Outlook с учетными записями Exchange или Exchange Online политики папок, такие как политики хранения, применяются к папке Archive.

Вы можете создать архивную папку для учетных записей POP и IMAP или назначить существующую папку в качестве архивной. Вы не можете изменить расположение архивной папки для учетных записей Microsoft 365 и Exchange.

Перемещение сообщений в папку Архив с помощью кнопки Архив не уменьшает размер почтового ящика. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, используйте серверный архив в Microsoft 365 для бизнеса или архивируйте элементы вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Сообщения можно перемещать в папку Архив без удаления с помощью кнопки Архив на ленте Удаление. Архивирование имеет ряд преимуществ.

Архивные материалы можно легко найти с помощью поля поиска или просмотрев папку «Архивы». По умолчанию, когда в поле Поиск вводится условие, Outlook ищет во всех папках почтового ящика.

В папке архива на телефоне или другом устройстве все еще есть место, где можно найти эти элементы.

Архивация элементов в Outlook

Выберите одно или несколько сообщений в папке, которую нужно архивировать.

В группе Удалить нажмите кнопку Архив. Вы также можете использовать кнопку BACK для мгновенного архивирования одного или нескольких выбранных сообщений.

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Archive уже существует, даже если вы еще не использовали эту функцию. Она находится в списке папок Outlook. Если папка не отображается в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Сообщения будут перемещены в папку Архив. Если вы по ошибке заархивировали сообщение, перейдите в папку Архив и поместите его обратно в папку Входящие.

Примечание: Кнопка Архивировать появляется только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В более ранних версиях Outlook на ленте отсутствует кнопка Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Нажмите клавишу BACKSPACE для архивации выбранных сообщений. При нажатии DELETE сообщения появятся в папке Deleted Items. Вы не можете изменить поведение клавиши BACKSPACE.

Предупреждение. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Чтобы архивировать сообщение с помощью клавиши BACKSPACE, необходимо закрыть сообщение и отобразить его в области чтения. Если сообщение открыто в новом окне, единственный способ заархивировать его — использовать кнопку Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы предотвратить перемещение элементов в папку Архив при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра для отключения этой функции.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREpoliciesMicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREmicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. На версии Outlook с бессрочной лицензией это исправление не распространяется.

Как найти папку «Архив»?

Папка с файлами отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

Когда вы вводите запрос в поле в верхней части списка папок Outlook, по умолчанию выполняется поиск во всем почтовом ящике.

Выберите папку «Архив» в списке папок, если вы хотите ограничить радиус поиска этой папкой. С этого момента будет выполняться поиск только в папке «Архив».

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Архив сервера — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с очень большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать архив сервера, чтобы избежать удаления старой почты. Архив сервера пользователя — это как еще одна учетная запись Outlook со своей собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск по входящим сообщениям.

Когда архив сервера включен, администраторы и пользователи могут настроить политики архива, чтобы старые сообщения автоматически переносились в архив.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Мы рекомендуем использовать архивирование для удаления из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно рассматривать как папку с документами. Вы можете хранить в нем предметы, но при этом легко получать к ним доступ. При желании можно удалять сообщения или перемещать их в определенные папки.

При использовании больших почтовых ящиков в Office 365 мы рекомендуем установить политику архивирования, которая перемещает элементы в архив сервера через 1 год (или меньший период, если почтовые ящики быстрее превышают квоту). Пользователю не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Письма, хранящиеся дольше указанного срока, можно перемещать из папки «Входящие» в локальный архив.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если вы используете учетную запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивирования. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую нельзя переименовать, переместить или удалить. Если вы используете учетную запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Такие службы электронной почты, как Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже Google Gmail, предлагают возможность архивирования сообщений. Поскольку это устоявшийся термин, а серверный архив существует уже давно, мы решили не менять эти названия.

Автоматическое архивирование — это старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в файл PST. Это удаляет сообщения с сервера и, следовательно, затрудняет их поиск. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Network Archive — это функция корпоративного уровня, которая заменяет AutoArchive.

Если ваш ИТ-отдел не отключил автоархивирование и у вас нет серверного архива, вы все равно можете им воспользоваться. В Outlook 2016 автоархивирование выполняется вручную. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Outlook для Windows в качестве решения для автоархивирования.

Как автоматически архивировать вложения только в Outlook?

Не стоит беспокоиться о том, что в ближайшем будущем вы не сможете получать электронные письма из-за размера почтового ящика Outlook. Вы можете переместить старые сообщения, которые хотите сохранить, в архив — отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть в любое время, чтобы предотвратить переполнение почтового ящика.

В Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive, вы не увидите команду или функцию Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы через регулярные промежутки времени. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Ручной архив также может быть выполнен в любое время. В этом случае вы можете определить, какие элементы архивировать, где их хранить и какой давности они должны быть для архивации.

Необходимо выполнить следующие процедуры.

Если вы используете Outlook 2013, нажмите Файл > Данные > Средства очистки > Архивировать.

В Outlook 2016 выберите Файл > Информация > Инструменты > Удалить старые элементы.

Совет: Архивирование и автоматическое архивирование могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к серверу Exchange. Также возможно, что политика хранения почты в вашей организации отменяет настройки автоматического архивирования. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Выберите Архивировать эту папку и все подпапки и укажите папку для архивирования.

Введите дату в поле Архивные элементы, созданные до.

Вы можете создать несколько файлов PST, если хотите заархивировать определенные папки с разными настройками. Например, элементы в папке «Отправленные» могут храниться дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Архивные элементы, исключенные из автоархивирования, можно архивировать, установив флажок Включать элементы с флажком Не автоархивировать. Такие элементы не будут исключены из автоархивирования, и флажок Не автоархивировать не будет отменен для этого архива.

Импульс ОК

Отключение автоархивации

Если вы хотите выполнять только ручное архивирование, отключите автоматическое.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Флажок Auto-archive every n days должен быть снят.

Поддержка Office 2010 больше не осуществляется. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые письма Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Вот статья об автоматическом архивировании.

Помимо самостоятельной архивации или замены, вы также можете вручную архивировать и архивировать элементы. Ручное архивирование обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки будут включены в архив и какой файл данных Outlook (PST).

Чтобы вручную создать элементы Outlook, выполните следующие действия

Перейдите на вкладку «Файлы».

Нажмите кнопку Инструмент очистки.

Нажмите кнопку File (Файл).

Выберите Архивировать эту папку и все подкаталоги, затем выберите папку. Вложенная папка выбранной папки будет включена в архив вручную.

Введите дату в поле Архивные элементы, созданные до.

Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, вы можете нажать кнопку Обзор в области Архивный файл, чтобы указать нужный файл или расположение. Найдите файл, который вы хотите сохранить, или введите его имя, а затем нажмите OK. Он появится в поле Файл архива.

Элементы, помеченные Не автоархивировать, также должны быть включены в архив, поскольку они исключены из процесса автоархивирования. Эта опция не снимает исключение с этих элементов, но игнорирует опцию Не автоархивировать только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивирование. Выполните следующие действия:

Откройте вкладку Файл.

Нажмите клавишу настройки.

Можно выбрать кнопку Параметры автоархива на вкладке Дополнительно области Автоархив.

Автоматизируйте проверку архива каждые n дней путем сжатия.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархивирование, включенное по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные промежутки времени. Однако есть возможность вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном месте.

Параметры автоархивирования Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Если вы хотите избежать ручной архивации или архивирования элементов, автоархивация может удовлетворить ваши потребности. Посетите эту статью, чтобы узнать больше.

Пункт Архив находится в меню Файл.

В разделе Archive Items older выберите опцию Archive this folder and all its subfolders (Архивировать эту папку и все ее вложенные папки).

В поле ArchiveFile нажмите Browse, чтобы указать новый файл или местоположение, если вы не хотите использовать файл или местоположение, установленное по умолчанию.

Если вы хотите отменить вышеупомянутую настройку, чтобы не выполнять автофайлирование отдельных элементов, выберите опцию Включить элементы с опцией Не автофайлировать. Если во время этой процедуры вы решите вручную архивировать эти элементы, они снова будут отклонены параметром Не автофайлировать, если в будущем этот параметр не будет отменен вручную.

Нажмите на кнопку ОК.

Если элементы находятся в указанном месте и в указанной папке, Outlook автоматически создает еще один архив.