0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как архивировать электронные письма в зависимости от размера сообщения в Outlook?

Заметки Админа

Outlook 2013Всем привет ранее я упоминал своей статье о том как восстановить архивную папку Outlook 2010 в интерфейсе программы. Сегодня будет инструкция о том как подключить архивный файл с расширением pst, это файл данных как раз хранит в себе информацию о входящих или исходящих письмах в зависимости от того что сохраняли в этот файл. За долгое время работы почтовый ящик на компьютере увеличился до критического объема, также сложилась такая ситуация что архив писем тоже превысил допустимый размер в следствие чего было принято решение создать новый архивный файл с расширением pst но уже с под другим названием. Но как сделать чтобы два архива (файлы данных с расширением pst) были в программе и можно было читать архивные письма из нескольких архивов.

Outlook 2013 Очистка почтового ящика

Итак если мы нажмем на пункт меню файл – в моем случае ящик с письмами переполнен и требуется архивация.

Архивация почты Outlook 2013

В окне Файл архива нажмите кнопку Архивировать:

Пишем новое имя файла – произвольно, у меня это archive22.pst, также я установил архивацию элементов до определенной даты – Понедельник 29 февраля 2016 года – все письма которые были созданы до этой даты – будут помещены в архив.

Теперь чтобы подключить два архивных файла в программе Outlook переходим в пункт Файл – вкладка Открыть и экспортировать – Открыть файл данных Outlook (.pst) Открыть файл данных Outlook 2013При выборе данного пункта появляется диалоговое окно с выбором подключаемого файла, допустим вновь созданный архивный файл называется archive22.pst, а старый backup.pst – значит нам необходимо выбрать backup.pst PST файлычтобы хранящиеся в этом файле данных письма, были загружены в программу. После выбора файла почтовой программе Outlook требуется некоторое время для того чтобы подгрузить все файлы из архива. В итоге мы получаем слева в навигационной панели две архивные папки:Новые папки Outlook 2013Это Архивные папки – вновь созданный архив (Archive22.pst), Архивы (backup.pst)

Читайте так же:
Как анализировать полные заголовки выбранного письма в Outlook?

Переименование папки Архивы

Если почта накапливается долгое время то можно подобным образом произвести архивацию входящей и исходящей корреспонденции по годам (например 2014,2015,2016) создать файлы 2014.pst и т.д. Подключить архивы вышеуказанным способом в программу и переименовать названия нажав правой клавишей мыши на название папки – далее свойства файла данных

Свойства файла pst

В информационном окне “Свойства папки” нажать кнопку дополнительно:

Имя папки в outlook 2013

В закладке Общие – изменить имя на требуемое, например на год хранящихся архивных писем например 2014

Разбив архив на несколько файлов, нам удалось уменьшить основную базу данных графиков и также разбить архив на несколько файлов. Мы создали каталог из многолетнего хранения карточек. Мы также избавились от длительного времени загрузки программы при запуске.

В любой непонятной ситуации с операционной системой Windows – самый легкий способ это переустановка операционной системы. Однако если у Вас мало опыта или Вы вообще никогда не переустанавливали подобные программы, то лучше обратиться к профессионалам. Это сократит время по восстановлению работоспособности компьютера и сэкономит ваши нервы и финансы, в каждом городе есть сервисные центры занимающиеся данными услугами не первый год, например установка Windows в Житомире выполняется в кратчайшие сроки, быстро, качественно, а самое главное надежно и профессионально.

Как заархивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Большинство из нас уже много лет используют Microsoft Outlook в качестве почтового клиента. С годами размер почтового ящика будет увеличиваться, и программа будет работать очень медленно. Если старые электронные письма не организованы должным образом, управлять ими может быть непросто. Чтобы ваша программа Outlook работала быстро и бесперебойно, необходимо периодически очищать почтовый ящик. В этой статье мы расскажем, как архивировать электронную почту в Microsoft Outlook.

Читайте так же:
Как автоматически заархивировать вложения в Outlook?

Почему вы должны архивировать электронные письма в Outlook?

Помимо повышения скорости, существует множество других причин, по которым вам следует очистить свой организм.

  • Как правило, организации используют сервер Exchange для отправки и получения электронной почты. Когда у вас гигабайты электронной почты, Exchange Server будет медленно синхронизировать почту между сервером и вашим компьютером. В результате пространство для хранения электронной почты будет ограничено. В этом случае удалите или заархивируйте сообщения, чтобы освободить место.
  • Вы меняете организацию и хотите переместить все старые сообщения электронной почты, чтобы иметь к ним доступ.
  • Если вы меняете компьютер, вам может понадобиться создать резервную копию старых сообщений электронной почты, чтобы перенести их на новый компьютер.

Просмотр сведений о пространстве для хранения в Outlook

В Outlook есть различные папки, например, входящие, отправленные, календари и т.д. Перед архивированием можно просмотреть размер этих папок, чтобы узнать, какой объем содержимого занимает архив.

  • Запустите Outlook и перейдите в меню «Файл> Информация».
  • На правой панели найдите кнопку «Инструменты для очистки».
  • Можно отобразить строку состояния, показывающую общий размер почтового ящика и доступное свободное пространство.
  • Нажмите кнопку Очистить инструменты и выберите Очистить почтовый ящик……
  • Вы можете увидеть различные варианты изменения размера почтовых данных во всплывающем окне Удалить почтовый ящик. Нажмите кнопку Автоархивирование, чтобы открыть всплывающее окно Размер папки.
  • Вы можете проверить размер данных в различных папках в локальном и серверном хранилищах во всплывающем окне «Размер папок».

Иногда архивация почтового ящика не приводит к уменьшению его размера. С его помощью можно выяснить, какая папка занимает больше всего места на компьютере. Например, может быть много элементов календаря с большими вложениями, занимающих место в папке.

Читайте так же:
Как всегда автоматически отвечать на сообщения в фиксированном формате в Outlook?

Как лучше настроить Outlook для автоматической отправки электронной почты в папку?

Как заархивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Outlook предлагает функции по умолчанию для архивирования электронных писем в папку на вашем компьютере. Вы можете использовать этот заархивированный файл для использования в любой другой учетной записи Outlook для просмотра старой даты электронной почты. Есть два способа архивировать электронные письма в Outlook — автоматически и вручную.

Автоархивирование писем в Outlook

Простое решение для экономии времени — запланировать архивирование электронных писем. Например, вы можете автоматически архивировать электронные письма каждые 15 дней.

  • Перейдите в меню «Файл> Параметры» и выберите вкладку «Дополнительно».
  • Нажмите кнопку «Параметры автоархива…» в разделе «Автоархив».
  • Установите первый флажок «Запускать автоматическое архивирование каждый день» и выберите количество дней между программами.

Существует множество других опций, которые можно использовать для настройки автоархивации.

  • Получение предупреждения перед тем, как Outlook начнет автоматическое архивирование.
  • Показать или скрыть архивные элементы в разделе Архивы почтового ящика.
  • Установите время по умолчанию для удаления писем в разделе «Удаление элементов старше…». Например, вы можете установить значение 3 месяца, чтобы Outlook автоматически архивировал элементы старше 3 месяцев.
  • Отметьте опцию «Удалить старые элементы без возможности восстановления», если вы хотите безвозвратно удалить элементы старше указанной даты.
  • Измените местоположение по умолчанию на вашем компьютере для сохранения архивного файла.

Если вы хотите запланировать автоархивирование, заполните информацию и нажмите кнопку Сохранить.

Архивация писем в Outlook вручную

Одна из проблем с AutoArchive заключается в том, что он начинает работать, когда вы открываете Outlook в запланированный день. Если вы не включили оповещение, это нарушит ваш рабочий график. Альтернативный вариант — вы можете вручную архивировать электронные письма, когда у вас есть свободное время.

  • Перейдите в меню «Файл> Информация».
  • Нажмите кнопку «Инструменты для очистки» и выберите «Архивировать…».
  • Во всплывающем окне выберите папки, которые вы хотите заархивировать, и начните архивирование элементов.
  • Вы можете просмотреть строку состояния, показывающую прогресс.
Читайте так же:
Как автоматически фильтровать внешние электронные письма в Outlook?

Связанное: Как вставлять смайлики в Outlook?

Планирование автоархивации для отдельных папок

При использовании описанного выше метода планирования архивируются папки «Входящие», «Календарь», «Отправленные» и другие папки. В разделе Архивы, который отображается под почтовым ящиком, вы найдете такую же структуру папок.

Однако вы также можете установить другой график автоматического архивирования для входящих, отправленных элементов и элементов календаря.

  • Допустим, вы хотите настроить автоматическое архивирование для папки «Отправленные». Щелкните правой кнопкой мыши папку «Отправленные сообщения», для которой вы хотите настроить автоархивирование, и выберите Свойства.
  • Выберите опцию «Архивировать эту папку с этими параметрами:» и настройте расписание.

Просмотр архивных писем

Как уже упоминалось, вы можете просматривать заархивированные электронные письма в приложении Outlook, как в обычном почтовом ящике. Outlook сохранит заархивированные электронные письма как файл .pst или .ost. PST расшифровывается как Personal Storage Table, а ost — Off-line Storage Table. Вы можете найти файл архива в папке:

C: Users имя пользователя AppData Local Microsoft Outlook archive.pst

Если путь или имя файла были изменены в настройках, посмотрите в выбранной папке. Этот PST-файл можно скопировать и использовать в любом клиенте Outlook. В предыдущих версиях Outlook компания Microsoft ограничивала размер файлов PST 2 ГБ. Однако этот лимит составляет 50 ГБ для Outlook 2010 на Windows и 10 ГБ для Outlook 2011 на Mac.

В случае смены организации или компьютера вы можете скопировать старый архивный файл и связать его с новой учетной записью Outlook. На боковой панели вы найдете раздел Архивы под своим почтовым ящиком. С помощью этого процесса вы сможете просматривать старые письма и продолжать архивировать новые письма в том же старом файле PST.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как автоматически развернуть все папки при запуске Outlook?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector