Как архивировать без вложений в Outlook?

Как в Microsoft Outlook выполняется разблокировка вложений

Microsoft Office Outlook позволяет предотвратить разблокировку вложений. Из-за широкого распространения Microsoft Outlook он подвергался атакам вирусов, которые нанесли вред миллионам людей. Меры Microsoft направлены на защиту пользователей от вредоносных программ (таких как файлы EXE и BAT), которые активируются при запуске. К сожалению, это делает обмен файлами менее удобным, но безопасность является приоритетом. Часто используемые файлы Microsoft Office, такие как DOC, XLS и PPT, не блокируются.

С помощью этого инструмента вы можете обмениваться заблокированными файлами одним из следующих методов:

• Переименовать файлы во временный тип, которого нет в списке заблокированных типов файлов. Например, вы можете переименовать файл MyFile.exe в MyFile.exe_EXTRA, а затем прикрепить его к сообщению электронной почты. Это сообщение может содержать инструкции по сохранению файла с правильным именем, например, сохранение файла MyFile.exe на компьютерах получателей;
• Используйте программу архивации, например, WinZip, для архивации файлов перед прикреплением их к сообщению электронной почты. Вы можете включить в письмо объяснение того, как извлечь файлы из архива, чтобы облегчить получателю доступ к архиву;
• Поместить файлы в защищенную сетевую папку для общего доступа. Сообщение электронной почты может содержать ссылку на файл, которым можно поделиться.

В организациях, использующих серверы Microsoft Exchange, администратор может указать, какие файлы следует блокировать. Чтобы узнать больше, обратитесь к своему администратору. Инструкции по настройке блокировки вложений в Microsoft Outlook можно найти в Microsoft Office Resource Kit.

Вложение метки безопасности в сообщение

Метка безопасности электронной почты — это метка конфиденциальности, которую можно добавить в заголовок сообщения. В политиках безопасности администратор электронной почты задает метки безопасности. Сообщение, которое не должно пересылаться или отправляться за пределы организации, может быть помечено как «Только для внутреннего использования».

Вложение метки безопасности в одно сообщение

1. Нажмите кнопку Настройки в окне сообщения.
2. Нажмите кнопку Настройки безопасности.
3. Установите флажок Добавить цифровую подпись в сообщение.
4. Выберите модуль политики в группе Security Label.
5. Выберите классификацию.
6. Введите метку конфиденциальности.
7. Введите метку конфиденциальности или классификацию, в зависимости от настроек модуля политики.
8. Нажмите Настроить, если доступно, и выберите дополнительные настройки, которые вы хотите сделать.

Вложение метки безопасности во все сообщения

1. Выберите Options в меню Tools и перейдите на вкладку Security.
2. Нажмите кнопку Параметры, затем нажмите кнопку Ярлыки безопасности.
3. Выберите модуль политики.
4. Выберите классификацию.
5. Введите метку безопасности.

Когда сообщение отправлено, отправляется уведомление S/MIME (средство защиты электронной почты, используемое для запроса подтверждения того, что сообщение было получено в неизменном виде, а также информация о том, кто и когда открыл сообщение. Подтверждающее сообщение возвращается в папку входящих сообщений отправителя), запрашивается подтверждение неизмененного сообщения и информация о том, кто и когда открыл сообщение.

Отправка одного сообщения с запросом уведомления S/MIME

1. В окне сообщения нажмите Настройки.
2. Нажмите Настройки безопасности.
3. Установите флажок Добавить цифровую подпись в сообщение.
4. Установите флажок Запрашивать S/MIME-сообщение для этого сообщения.

Отправка всех сообщений с запросом уведомления S/MIME

1. В главном окне Microsoft Outlook в меню Сервис выберите пункт Параметры и перейдите на вкладку Безопасность.
2. Установите флажок Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям.
3. Установите флажок Требовать уведомления S/MIME для всех подписанных сообщений S/MIME.

Изменение уровня безопасности зоны Интернета

1. В меню Сервис выберите Параметры, а затем вкладку Безопасность.
2. Нажмите кнопку Настройки зоны, а затем нажмите OK.
3. Нажмите значок «Интернет», а затем нажмите кнопку «Другое».
4. Установите нужные параметры, а затем трижды нажмите кнопку OK.

Использование паролей

Пароли могут использоваться в различных целях, например.

• Вы можете потребовать пароль для открытия файла, чтобы полностью предотвратить открытие файла неавторизованными пользователями;
• Вы можете потребовать пароль для изменения файла, чтобы позволить всем пользователям открывать его и только авторизованным пользователям вносить в него изменения. Пользователь, изменяющий документ без пароля на изменение, сможет сохранить документ только под другим именем файла.

В случае запроса на изменение пароля содержимое файлов не шифруется.

После того как вы придумали пароль, запишите его и храните в надежном месте. Если пароль утерян, вы не сможете открыть или получить доступ к защищенному паролем файлу. Пароли чувствительны к регистру, поэтому если при назначении пароля используются разные регистры, пользователи должны вводить один и тот же регистр при вводе пароля.

Количество символов, которые вы можете включить в пароль, не ограничено, но их длина должна составлять от шести до пятнадцати символов. Для создания более длинных паролей можно выбрать дополнительные параметры шифрования. Используйте надежные пароли, которые представляют собой комбинацию заглавных и строчных букв, цифр и символов. Ненадежные пароли лишены такого набора. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Вы должны использовать пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Удаление или изменение пароля

1. Откройте документ.
2. Введите пароль, когда появится запрос. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность.
3. В поле «Пароль для открытия» или «Пароль для изменения» выберите символы (обычно звездочки), которые представляют ваш существующий пароль.
4. Сделайте одно из следующих действий; чтобы удалить пароль, нажмите DEL, затем нажмите OK; чтобы изменить пароль, введите новый пароль, затем нажмите OK.
5. Чтобы удалить пароль, нажмите кнопку DEL, а затем нажмите кнопку OK;
6. Чтобы изменить пароль, введите новый пароль, а затем нажмите кнопку OK.
7. Если вы изменили пароль, введите новый пароль еще раз, а затем нажмите кнопку «OK».

Изменение пароля файла pst

1. В меню Файл выберите Обработать файл данных.
2. Щелкните нужную личную папку (.pst) и нажмите кнопку Параметры.
3. Нажмите кнопку «Изменить пароль» и введите старый и новый пароль в соответствующие поля.

Вы можете сохранить пароль на компьютере, чтобы не вводить его каждый раз при открытии файла .pst. В списке паролей, если ваша учетная запись пользователя в Microsoft Windows защищена паролем, и другие пользователи не могут получить к ней доступ, щелкните флажок Сохранить пароль после ввода нового пароля.

Изменение пароля личных ключей

Для этой процедуры требуется управление ключами Microsoft Exchange. Для получения дополнительной информации следует обратиться к администратору Exchange.

5. Как группировать электронные письма

Если сообщения сейчас не нужны, их можно заархивировать. Входящие, содержащие заархивированные письма, удаляются. Их можно увидеть во «Всей почте» или найти с помощью поиска в Gmail.

Ненужные сообщения можно удалять. Удаленное письмо перемещается в корзину через 30 дней, а затем удаляется навсегда.

5.2. Как сортировать или фильтровать письма, а также использовать поиск

Outlook:
сортировка и фильтрация

Gmail:
поиск

Outlook 2016

Outlook 2013

Перспективы на 2010 год

В верхней части папки «Входящие» можно искать по одному или нескольким ключевым словам, указанным в теме сообщения, в самом сообщении или в имени отправителя.

Если вы ищете конкретные данные, вы можете нажать на значок «Показать параметры поиска» и воспользоваться расширенным поиском.

Пример. Вы можете осуществлять поиск в следующих категориях:

• Отправители, например from:(sergey@kompaniya.com)
• Диапазоны дат, например after:2019/3/29 before:2019/4/5
• Ключевые слова, например Конфиденциальная информация
• Атрибуты сообщений, такие как прикрепленные файлы, например has:attachment

5.3. Как создавать папки с цветовыми категориями или ярлыки с цветом

Outlook:
папки и цветовые категории

Gmail:
ярлыки с цветом

Перспективы на 2016 год

Outlook 2013

Outlook 2010

Присвойте спискам одну или несколько описательных меток, например, «Проект X».

1. Установите флажки рядом с одним или несколькими письмами.
2. В верхней части страницы нажмите на значок «Ярлыки» .
3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
   1. Чтобы создать новый ярлык, нажмите кнопку Новый, чтобы создать новый ярлык. Введите имя для ярлыка, а затем нажмите кнопку Создать.
   2. Чтобы выбрать существующий ярлык, коснитесь его в списке.

   Чтобы увидеть сообщение, которому присвоен ярлык, щелкните его на левой панели. Чтобы изменить цвет, щелкните значок More (Еще) Label Color (Цвет метки).

   5.4. Как отмечать сообщения и использовать маркеры важности

   Outlook:
   флаги

   Gmail:
   звездочки и маркеры важности

   Outlook 2016

   Перспективы 2013

   Outlook 2010

   Чтобы выделить важное сообщение, нажмите на значок или .

   Отмеченные сообщения и маркеры важности можно найти в разделах «Отмеченные» и «Важные» в папке «Входящие».

   5.5. Как помечать отправляемые письма как важные

   Outlook:
   установите высокую важность

   Gmail:
   добавьте значок красного восклицательного знака в строку темы

   Outlook 2010, 2013 и 2016

   Совет. Чтобы вставить красный значок восклицательного знака, откройте новую вкладку браузера.

   голоса

   Рейтинг статьи