Как архивировать без вложений в Outlook?
Как в Microsoft Outlook выполняется разблокировка вложений
Microsoft Office Outlook позволяет предотвратить разблокировку вложений. Из-за широкого распространения Microsoft Outlook он подвергался атакам вирусов, которые нанесли вред миллионам людей. Меры Microsoft направлены на защиту пользователей от вредоносных программ (таких как файлы EXE и BAT), которые активируются при запуске. К сожалению, это делает обмен файлами менее удобным, но безопасность является приоритетом. Часто используемые файлы Microsoft Office, такие как DOC, XLS и PPT, не блокируются.
С помощью этого инструмента вы можете обмениваться заблокированными файлами одним из следующих методов:
- Переименовать файлы во временный тип, которого нет в списке заблокированных типов файлов. Например, вы можете переименовать файл MyFile.exe в MyFile.exe_EXTRA, а затем прикрепить его к сообщению электронной почты. Это сообщение может содержать инструкции по сохранению файла с правильным именем, например, сохранение файла MyFile.exe на компьютерах получателей;
- Используйте программу архивации, например, WinZip, для архивации файлов перед прикреплением их к сообщению электронной почты. Вы можете включить в письмо объяснение того, как извлечь файлы из архива, чтобы облегчить получателю доступ к архиву;
- Поместить файлы в защищенную сетевую папку для общего доступа. Сообщение электронной почты может содержать ссылку на файл, которым можно поделиться.
В организациях, использующих серверы Microsoft Exchange, администратор может указать, какие файлы следует блокировать. Чтобы узнать больше, обратитесь к своему администратору. Инструкции по настройке блокировки вложений в Microsoft Outlook можно найти в Microsoft Office Resource Kit.
Вложение метки безопасности в сообщение
Метка безопасности электронной почты — это метка конфиденциальности, которую можно добавить в заголовок сообщения. В политиках безопасности администратор электронной почты задает метки безопасности. Сообщение, которое не должно пересылаться или отправляться за пределы организации, может быть помечено как «Только для внутреннего использования».
Вложение метки безопасности в одно сообщение
- Нажмите кнопку Настройки в окне сообщения.
- Нажмите кнопку Настройки безопасности.
- Установите флажок Добавить цифровую подпись в сообщение.
- Выберите модуль политики в группе Security Label.
- Выберите классификацию.
- Введите метку конфиденциальности.
- Введите метку конфиденциальности или классификацию, в зависимости от настроек модуля политики.
- Нажмите Настроить, если доступно, и выберите дополнительные настройки, которые вы хотите сделать.
Вложение метки безопасности во все сообщения
- Выберите Options в меню Tools и перейдите на вкладку Security.
- Нажмите кнопку Параметры, затем нажмите кнопку Ярлыки безопасности.
- Выберите модуль политики.
- Выберите классификацию.
- Введите метку безопасности.
Когда сообщение отправлено, отправляется уведомление S/MIME (средство защиты электронной почты, используемое для запроса подтверждения того, что сообщение было получено в неизменном виде, а также информация о том, кто и когда открыл сообщение. Подтверждающее сообщение возвращается в папку входящих сообщений отправителя), запрашивается подтверждение неизмененного сообщения и информация о том, кто и когда открыл сообщение.
Отправка одного сообщения с запросом уведомления S/MIME
- В окне сообщения нажмите Настройки.
- Нажмите Настройки безопасности.
- Установите флажок Добавить цифровую подпись в сообщение.
- Установите флажок Запрашивать S/MIME-сообщение для этого сообщения.
Отправка всех сообщений с запросом уведомления S/MIME
- В главном окне Microsoft Outlook в меню Сервис выберите пункт Параметры и перейдите на вкладку Безопасность.
- Установите флажок Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям.
- Установите флажок Требовать уведомления S/MIME для всех подписанных сообщений S/MIME.
Изменение уровня безопасности зоны Интернета
- В меню Сервис выберите Параметры, а затем вкладку Безопасность.
- Нажмите кнопку Настройки зоны, а затем нажмите OK.
- Нажмите значок «Интернет», а затем нажмите кнопку «Другое».
- Установите нужные параметры, а затем трижды нажмите кнопку OK.
Использование паролей
Пароли могут использоваться в различных целях, например.
- Вы можете потребовать пароль для открытия файла, чтобы полностью предотвратить открытие файла неавторизованными пользователями;
- Вы можете потребовать пароль для изменения файла, чтобы позволить всем пользователям открывать его и только авторизованным пользователям вносить в него изменения. Пользователь, изменяющий документ без пароля на изменение, сможет сохранить документ только под другим именем файла.
В случае запроса на изменение пароля содержимое файлов не шифруется.
После того как вы придумали пароль, запишите его и храните в надежном месте. Если пароль утерян, вы не сможете открыть или получить доступ к защищенному паролем файлу. Пароли чувствительны к регистру, поэтому если при назначении пароля используются разные регистры, пользователи должны вводить один и тот же регистр при вводе пароля.
Количество символов, которые вы можете включить в пароль, не ограничено, но их длина должна составлять от шести до пятнадцати символов. Для создания более длинных паролей можно выбрать дополнительные параметры шифрования. Используйте надежные пароли, которые представляют собой комбинацию заглавных и строчных букв, цифр и символов. Ненадежные пароли лишены такого набора. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Вы должны использовать пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.
Удаление или изменение пароля
- Откройте документ.
- Введите пароль, когда появится запрос. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность.
- В поле «Пароль для открытия» или «Пароль для изменения» выберите символы (обычно звездочки), которые представляют ваш существующий пароль.
- Сделайте одно из следующих действий; чтобы удалить пароль, нажмите DEL, затем нажмите OK; чтобы изменить пароль, введите новый пароль, затем нажмите OK.
- Чтобы удалить пароль, нажмите кнопку DEL, а затем нажмите кнопку OK;
- Чтобы изменить пароль, введите новый пароль, а затем нажмите кнопку OK.
- Если вы изменили пароль, введите новый пароль еще раз, а затем нажмите кнопку «OK».
Изменение пароля файла pst
- В меню Файл выберите Обработать файл данных.
- Щелкните нужную личную папку (.pst) и нажмите кнопку Параметры.
- Нажмите кнопку «Изменить пароль» и введите старый и новый пароль в соответствующие поля.
Вы можете сохранить пароль на компьютере, чтобы не вводить его каждый раз при открытии файла .pst. В списке паролей, если ваша учетная запись пользователя в Microsoft Windows защищена паролем, и другие пользователи не могут получить к ней доступ, щелкните флажок Сохранить пароль после ввода нового пароля.
Изменение пароля личных ключей
Для этой процедуры требуется управление ключами Microsoft Exchange. Для получения дополнительной информации следует обратиться к администратору Exchange.
5. Как группировать электронные письма
Если сообщения сейчас не нужны, их можно заархивировать. Входящие, содержащие заархивированные письма, удаляются. Их можно увидеть во «Всей почте» или найти с помощью поиска в Gmail.
Ненужные сообщения можно удалять. Удаленное письмо перемещается в корзину через 30 дней, а затем удаляется навсегда.
5.2. Как сортировать или фильтровать письма, а также использовать поиск
Outlook:
сортировка и фильтрация
Gmail:
поиск
Outlook 2016
Outlook 2013
Перспективы на 2010 год
В верхней части папки «Входящие» можно искать по одному или нескольким ключевым словам, указанным в теме сообщения, в самом сообщении или в имени отправителя.
Если вы ищете конкретные данные, вы можете нажать на значок «Показать параметры поиска» и воспользоваться расширенным поиском.
Пример. Вы можете осуществлять поиск в следующих категориях:
- Отправители, например from:(sergey@kompaniya.com)
- Диапазоны дат, например after:2019/3/29 before:2019/4/5
- Ключевые слова, например Конфиденциальная информация
- Атрибуты сообщений, такие как прикрепленные файлы, например has:attachment
5.3. Как создавать папки с цветовыми категориями или ярлыки с цветом
Outlook:
папки и цветовые категории
Gmail:
ярлыки с цветом
Перспективы на 2016 год
Outlook 2013
Outlook 2010
Присвойте спискам одну или несколько описательных меток, например, «Проект X».
- Установите флажки рядом с одним или несколькими письмами.
- В верхней части страницы нажмите на значок «Ярлыки» .
- Выберите один из указанных ниже вариантов.
- Чтобы создать новый ярлык, нажмите кнопку Новый, чтобы создать новый ярлык. Введите имя для ярлыка, а затем нажмите кнопку Создать.
- Чтобы выбрать существующий ярлык, коснитесь его в списке.
Чтобы увидеть сообщение, которому присвоен ярлык, щелкните его на левой панели. Чтобы изменить цвет, щелкните значок More (Еще) Label Color (Цвет метки).
5.4. Как отмечать сообщения и использовать маркеры важности
Outlook:
флагиGmail:
звездочки и маркеры важностиOutlook 2016
Перспективы 2013
Outlook 2010
Чтобы выделить важное сообщение, нажмите на значок или .
Отмеченные сообщения и маркеры важности можно найти в разделах «Отмеченные» и «Важные» в папке «Входящие».
5.5. Как помечать отправляемые письма как важные
Outlook:
установите высокую важностьGmail:
добавьте значок красного восклицательного знака в строку темыOutlook 2010, 2013 и 2016
Совет. Чтобы вставить красный значок восклицательного знака, откройте новую вкладку браузера.